Mostramos três formas para otimizar o desempenho desse ambiente: melhoria do monitoramento, contratação de uma consultoria especializada e o uso do Ecotoner
Uma empresa cria seus próprios processos e fluxos internos, visando fazer melhor uso de suprimentos e otimizar o seu desempenho. Com o passar do tempo, é comum que esses procedimentos pareçam imutáveis, já que estão incorporados na rotina dos colaboradores e em muitas situações, parece impossível ser ainda mais eficiente.
A tecnologia e o uso de ferramentas de gestão fazem com que seja possível ter um novo olhar sobre o parque de impressões, buscando encontrar formas de reduzir custos sem afetar o desempenho. Dependendo do perfil da organização, é viável também contar com um olhar externo, como o que pode ser obtido por uma consultoria especializada, que conhece dados importantes do segmento.
Vamos listar abaixo, três maneiras de reduzir os custos de parques de impressão:
1 – Monitore tudo que é impresso
Muitas companhias partem do pressuposto de que estão contabilizando tudo que passa pelos dispositivos em seu gerenciamento de parques de impressão. Em muitos casos, porém, esses dados não são devidamente registrados, o que faz com que as avaliações não sejam feitas em cima das informações reais, afetando o controle de suprimentos e a tomada de decisões.
Em um novo contexto adotado pelas empresas, como a descentralização dos postos de trabalho, a contabilização precisa garantir 100% de cobertura, incluindo os dispositivos presentes em home office ou impressões enviadas para retirada em escritório. Saiba mais sobre a contabilização neste artigo.
Além da tomada de decisões fundamentadas e inteligentes, o monitoramento garante assertividade na gestão de suprimentos e de estoque, resultando em otimização de toners e papéis, assim como melhoria do planejamento logístico. Esses dois benefícios costumam reduzir os custos da gestão de um parque de impressão de forma significativa.
2 – Conte com um olhar externo
Há por parte de muitas companhias receio em contar com o apoio de uma consultoria externa. Conforme demonstramos neste artigo, este olhar especializado ajuda muitas organizações a melhorar a precificação de seus contratos, que não possuem as informações completas e precisas de um histórico de impressão, especialmente os custos variáveis, como os suprimentos.
As consultorias especializadas estão por dentro de todas as informações do segmento, o que apoia os outsourcings de impressão na formulação de seus preços e na comparação de sua performance em relação aos concorrentes.
Outro ponto essencial no qual as consultorias contribuem, é em otimizar a avaliação do próprio parque de impressão. Nesse sentido, essas companhias dão suporte para a geração de relatórios que permitem observar com mais profundidade o desempenho desses ambientes de impressão. Entre essas análises, encontram-se as relacionadas a contadores e eventos, além de projeções de custos.
3 – Funcionalidade EcoToner
Os suprimentos representam até 40% do gasto de um outsourcing de impressão. Ter sucesso em sua otimização é uma garantia de redução de custos. Uma das funcionalidades é a chamada Ecotoner: por meio dela, é possível reduzir a tonalidade das impressões em diferentes percentuais, com o objetivo de otimizar o uso de toner.
Por ter o seu valor atrelado ao câmbio do dólar e ter um custo mensal variável, a melhoria da performance do toner representa bons ganhos para os parques de impressão. E em contraponto, a qualidade da impressão não é prejudicada. A funcionalidade trabalha com o esmaecimento da tonalidade do toner, e por isso, não afeta a impressão realizada pelo cliente final.
As três formas mencionadas neste artigo fazem com que haja redução de gastos de um parque de impressão, sem afetar o seu desempenho. Ou seja, a tecnologia e as suas ferramentas de gestão são usadas de forma assertiva para garantir a melhora de performance de forma inteligente.
