Relatório de contadores de impressão, histórico de produtividade, apresentações diversas e eventos de impressoras são dados importantes para um provedor tomar decisões inteligentes 

Estima-se que um adulto tome mais de 35 mil decisões por dia. Algumas são muito simples, como, por exemplo, se vou tomar café ou chá logo após acordar. Outras, porém, são mais complexas, especialmente aquelas relacionadas ao ambiente profissional, que dependem de uma análise de informações mais precisas antes de serem tomadas. 

No caso dos outsourcings de impressão, a entrega de relatórios é uma das melhores formas de tomar decisões estratégicas para o negócio, pensando tanto na ótica do próprio provedor quanto do cliente final. Para isso, porém, é importante garantir que os dados sejam coletados da forma correta para que haja automação em algumas situações ou intervenção humana em outras. 

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Nesse sentido, vamos listar quatro relatórios que são importantes para um outsourcing de impressão:

1. Relatório de contadores – Este é um dos aspectos primordiais da tomada de decisão. A contabilização deve ser precisa e eficiente, independentemente de ser física ou lógica, conforme explicamos neste artigo do blog. Dependendo do modelo do parque de impressão, o provedor pode precisar adotar as duas estratégias para garantir 100% da cobertura, o que vai trazer informações adequadas para o fechamento.

Vale ressaltar que o formato de contabilização pode se dar via sistema operacional, de forma física ou integrada com os ERPs.  

2. Histórico de produtividade, trocas e previsão de término de suprimentos – Com a contabilização adequada, ganha-se um histórico de informações, o que facilita o planejamento por parte do provedor e beneficia também o cliente. No caso do outsourcing de impressão, torna-se mais simples programar o gerenciamento de estoque, que pode representar até 40% do custo de um contrato. 

Para o cliente final, ganha-se mais assertividade no atendimento, compreendendo a sua lógica de uso e otimizando a realização de manutenções e a entrega dos suprimentos necessários. 

3. Apresentação diversa – Além da personalização dos relatórios, filtrando apenas os dados considerados mais inteligentes (seja por departamento, impressoras, tipo de contadores, número de série, grupos de informações, entre outros), as informações podem ser demonstradas de forma analítica, em gráficos ou em painéis de Business Intelligence. 

Dessa maneira, é possível garantir que o cliente não só terá a garantia de monitoramento 100% do parque de impressões, como os dados serão apresentados da forma mais atrativa. Ou seja, o outsourcing de impressão entrega mais valor ao cliente. 

4. Eventos de impressoras – Por melhor que seja o planejamento, nenhum outsourcing de impressão está isento de situações que fujam à normalidade, os chamados eventos. 

Com um monitoramento completo, torna-se mais simples visualizar as ocorrências em todos os ambientes de impressão, sejam de hardwares ou de sistema, o que garante uma atuação proativa por parte do provedor, solucionando falhas antes da percepção do cliente. 

Um outsourcing de impressão sabe que, quando há formalização de um contrato, o cliente espera não ter que se preocupar mais com as impressoras e suprimentos. Nesse sentido, os relatórios se tornam um ponto de apoio fundamental para garantir que a entrega ao cliente final esteja dentro dos parâmetros estabelecidos. 

Da mesma forma, a obtenção dessas informações garante ao provedor a possibilidade de analisar os dados de cada contrato e também global, resultando em mais referências para a tomada de decisões mais assertivas e inteligentes. 

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