O que é compliance fiscal?

Compliance fiscal é um termo cada vez mais presente no dia a dia das empresas e fóruns de discussão.

Neste artigo abrangente e simples você compreenderá de uma vez por todas o que é compliance fiscal!

Aqui abordaremos…

• o conceito
• os desafios
• os riscos
• as vantagens
• como implementar
• soluções para se manter

Conceito de compliance

O termo compliance tem origem no verbo em inglês to comply, que significa “cumprir”. Em lato senso “cumprir a lei”.

Você, assim como eu, quando leu a palavra compliance, provavelmente associou o termo a auditoria, controle de fraudes e corrupção.

Realmente compliance é tudo isso, mas não só isso.

Entenda…

Quando se trata de organizações, o compliance também pode estar relacionado a obrigações trabalhistas, regulatórias ou mesmo fiscais!

Perceba a diferença:

Compliance fiscal é o conjunto de práticas a fim de cumprir e se fazer cumprir as normas legais e políticas estabelecidas pelo fisco às organizações que atuam no mercado.

Quando uma empresa adota estas políticas para evitar, detectar e tratar inconformidades, se diz que ela “está em compliance”.

Os 3 principais desafios do compliance fiscal

Veja os 3 principais desafios do compliance fiscal no Brasil.

O volume de alterações fiscais

Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, as esferas estadual e municipal implementam mais de 35 alterações fiscais por dia. Além disso, na esfera federal estão sendo discutidas medidas como a Reforma Tributária e a Nota Fiscal Brasil Eletrônica (NFB-e).

O custo de adequação

Segundo o Banco Mundial, as empresas brasileiras gastam 1.501 horas por ano apenas calculando e pagando impostos!

Necessidade de um setor específico

Para acompanhar esta realidade complexa do fisco brasileiro é preciso concentrar as ações de compliance sob a responsabilidade de um mesmo setor. Contudo, encontrar especialistas no assunto para compor a equipe é um desafio.

Os riscos do não compliance

Há vários riscos para empresas que não operam em compliance com o fisco. Entre os principais estão:

Multas e penalidades

A obrigação fiscal prevê penas severas ao não cumprimento do fisco. Entre elas estão juros, multas e impedimentos de participar em contratos públicos. Em casos de sonegação, por exemplo, se comprovada má-fé, a multa pode chegar a 150% do valor omitido!

Retrabalho

Os processos internos ficam mais lentos e confusos. Esta indefinição tende a gerar retrabalho e atrasos nas obrigações fiscais.

Perdas financeiras                 

Dormientibus non succurrit jus – “o direito não socorre aos que dormem”.

Os pedidos de restituição, ressarcimento, reembolso e declaração de compensação têm seu devido prazo e forma para serem feitos. Descuidar destes prazos incorre em perdê-los.

Por exemplo…

Para pedido de restituição de ICMS há um prazo decadencial limite de 5 anos!

Fraudes

Qualquer operação que envolva emissão de notas fiscais está sujeita a fraudes. É preciso acompanhar às alterações e obrigações tributárias. Estar desatualizado destas conformidades, por exemplo, pode transformar uma elisão fiscal (prática legal) em evasão fiscal (prática ilegal).

Você percebeu como esta política é importe?

Estes foram apenas alguns dos principais riscos.

Vantagens do compliance fiscal

Veja tudo que esta política pode fazer pela sua empresa:

Credibilidade com parceiros

Compliance é uma prática poderosa!

Estar dentro das normas é salutar.

Agora, estar dentro das normas adotando as boas práticas como estratégia de comunicação é implacável!

“Não basta ser, tem que parecer”

Suas ações e políticas fiscais impactarão diretamente os stakeholders:

• Fornecedores
• Investidores
• Instituições bancárias
• Clientes

Veja este exemplo de sucesso:

A TAESA, um dos maiores grupos privados de transmissão de energia elétrica do Brasil, adota em sua comunicação todas as ações e políticas de compliance. Entre elas, o compliance fiscal.

No tange a comunicação das marcas, existe um pequeno espaço de tempo em que o marketing influencia o seu posicionamento. Após isso, são os clientes que decidem o que ela representa, e ao decidirem, não costumam mudar.

Por isso, ações e campanhas devem andar juntas para aumentar sua credibilidade.

Aumento do seu valor de mercado

Uma das grandes palavras usadas na mídia é reputação.

Especialistas em negócios concordam que o valor de uma marca se deve muito a sua imagem.

Veja o gráfico abaixo sobre ativos intangíveis x valor de mercado das 500 maiores empresas da bolsa americana:

Intangible Market Value Estudy – (2021)

Este estudo impressionante elaborado pela empresa Ocean Tomo afirma que 90% do valor de mercado de uma companhia é proveniente de fatores ligados à sua reputação.

Vale ressaltar o crescimento exponencial desde a primeira análise em 1975, onde o intangível representava apenas 17% do valor de mercado das empresas.

Em outras palavras…

A adoção de boas práticas torna sua empresa mais valiosa!

Qualidade na tomada de decisão

Os processos de mudança se tornam mais simples. Como já vimos, as exigências regulatórias se alteram com frequência e a tomada de decisão para empresas que adotam uma governança fiscal é mais rápida e prática.

Reduzir custos

“Compliance fiscal é um investimento, não uma despesa”

Verdade! Como já expomos antes, os processos ficam mais rápidos, diminuindo os custos operacionais.

Mas além disso, outros custos também são impactados.

Por exemplo…

Ao se adotar uma matriz tributária, apenas observando a lei fiscal, existe a possibilidade de diminuir as alíquotas referentes aos impostos devidos.

Segurança jurídica

Estar de acordo com as regras do jogo traz estabilidade para o negócio.

Essa clareza dos direitos e deveres possibilita planejar a longo prazo e orienta a tomada de decisão no ponto de vista estratégico e de investimentos.

Como implementar o compliance fiscal

“Diferente de outros mecanismos de regulação, como as certificações ISO, um programa de compliance é criado pela própria empresa. Ou seja, ela estabelece os mecanismos e as formas de controle para detectar e corrigir possíveis desvios de conduta.”

The Compliance Community

Lógico…

Esta autorregulação deve ser feita dentro dos preceitos legais do fisco como:

• Leis
• Decretos
• Portarias
• Códigos
• Jurisprudência

Mesmo com a orientação legal, implementar o compliance fiscal depende de outros fatores como o porte da empresa, a cultura organizacional e o mercado de atuação.

Abaixo estão alguns passos simples para a implementação:

Analisar o ambiente legal e comercial

Esta etapa consiste em levantar todas as obrigações legais as quais a empresa está sujeita. Além delas, as forças que atuam no mercado e que podem impactar nas conformidades de seus produtos como: conselhos, sindicatos, fóruns e mídia especializada.

Traçar um plano de ação

Após analisar as leis vigentes e as fontes de discussões de onde elas se originam, traçar uma estratégia viável de adequação legal e participação nos entes em que possa integrar.  

Criar um código de conduta

Toda organização tem sua razão de ser e seu valores. É importante transformar os objetivos e condutas tipificando em um documento para haver materialidade jurídica do que ela se propõe.

Comunicar interna e externamente

Após esta tipificação legal, para por em prática é preciso dar instrumentos de controle como: canais de denúncia e meios de controladoria.

Implementar

Para implementar sua adequação formal de condutas, basta disseminar as novas práticas treinando seus colaboradores e apontando as etapas de implementação de cada uma delas.

Avaliar

Monitorar o processo é fundamental para corrigir erros e analisar a viabilidade de cada um dos objetivos traçados.

Soluções para se manter em compliance fiscal

“Compliance é ação!”

Para isso, existem soluções visão facilitar sua prática.

Entre as principais estão:

Tecnologia

Uso de tecnologia para gestão de documentos, softwares de gestão e integração das informações dos setores com ERPS;

Esta talvez seja a principal solução para uma conformidade fiscal.

Há vários bons softwares de gestão para notas fiscais. Como eles é possível emitir, armazenar, organizar entradas e saídas e acessar com facilidade documentos.

Consultoria

Consultoria externa para análise de tributos e créditos fiscais;

Está em dúvida? Chame um especialista!

Ter um olhar especializado de fora do seu negócio traz a imparcialidade necessária para identificar riscos e oportunidades que farão total diferença na sua gestão tributária.

Especialização

Adotar departamento de compliance ou terceirizar auditoria com profissionais responsáveis por fiscalizar práticas da empresa;

Criar um departamento

Por que não ter o próprio departamento de compliance?

O mercado já oferece bons profissionais nesta área. Hoje é possível criar um departamento interno na empresa para fazer a sua própria controladoria.

Um profissional interno é um bom termômetro para analisar se as estratégias de adequação traçadas estão sendo praticadas no dia a dia.

Além disso, fortalece mais facilmente esta cultura.

Terceirizar

Automatize tudo e foque no seu negócio!

Caso seja inviável ou você identifique que não cabe no core de sua empresa criar um departamento. É possível terceirizar com um prestador de serviço fiscal.

Neste caso, você ganha rapidez na implementação, mesura mais facilmente as despesas e se for necessário, “troca” o departamento mais facilmente.

Conclusão

O compliance fiscal é mais do que uma política, virou um valor intangível e inerente as empresas que prezam pelas boas práticas, pela ética e bons costumes. Esta prática é um movimento de sem volta. Será cada vez mais exigido pelo mercado e pela sociedade. Hoje, não basta estar em compliance. É preciso comunicar que está.