Un monitoreo adecuado permite al proveedor de impresión planificar en consecuencia para garantizar el pleno funcionamiento de los dispositivos.
En un artículo reciente, mostramos cuáles son los eventos más comunes relacionados con las impresoras en un proveedor de impresión, ya sea del sistema, de la impresora básica o de la avanzada. Para tener este tipo de capacidad, se necesita la capacidad de monitorear los dispositivos en su totalidad, lo que crea una ventaja para la subcontratación y para el cliente: la capacidad de mantenimiento preventivo.
El principal problema para un proveedor de impresión es que los dispositivos dejen de funcionar, ya que esto implica dos cuestiones: más costes para el propio proveedor -por la necesidad de mantenimiento de emergencia y desplazamientos no programados, entre otros puntos- y la creación de un problema con el cliente, que tiene sus dispositivos sin usar, generando insatisfacción.
Cuando se monitorea adecuadamente, es más sencillo para el proveedor programar el mantenimiento. Esto puede hacerse con base en dos criterios contables: el recuento de la vida útil de la impresora (que se basa en su volumen de uso) y el tiempo de uso (después de todo, los dispositivos suelen tener un historial de durabilidad).
Ante esta realidad, el proveedor puede elaborar un programa de mantenimiento específico, teniendo en cuenta uno o ambos criterios. Esta planificación debe ajustarse en función de los eventos que se contabilizan diariamente, como los atascos de papel o la ausencia de bandejas.
¿Cuáles son las repercusiones financieras del mantenimiento no programado?
En el día a día de un proveedor de impresión, uno de los principales objetivos es evitar sorpresas que puedan perturbar la rutina de trabajo y generar costes no planificados. Entre ellas, se pueden citar las siguientes:
– Mantenimiento de emergencia – Al igual que con otros aparatos o incluso con los coches, el mantenimiento preventivo es siempre más barato que el de emergencia. Los profesionales tienen más tiempo para planificar y la compra de piezas está más estructurada; en algunas situaciones, ni siquiera es necesario comprar una pieza, ya que puede reutilizarse.
– Costes de desplazamiento – Además de que el mantenimiento correctivo es más caro, es necesario desplazar a los profesionales al cliente con carácter de urgencia. Esto implica costes adicionales para el proveedor, que pueden interferir en la competencia dentro del propio mercado de impresión.
– Intercambio de equipos – El proveedor debe tener un plan de adquisición de dispositivos que se entregará a los clientes, según el volumen del contrato. En este sentido, los problemas más graves obligan a comprar nuevos aparatos que se salen del presupuesto programado. Esto puede afectar al flujo de caja de la empresa, por ejemplo.
– Violación de la confianza de los clientes: además de los costes inmediatos, hay un aspecto que a veces los proveedor de impresión pasan por alto. Cuando las impresoras no funcionan, los empleados del cliente ven afectada su productividad y es necesario abrir una convocatoria para su resolución.
Para muchos clientes, estos problemas -si se convierten en recurrentes y no se toman medidas proactivas- generan una ruptura de la confianza, que puede dificultar la renovación del contrato. Esto es precisamente lo que el proveedor quiere evitar con el mantenimiento preventivo.
La monitorización y contabilidad de los dispositivos permite al proveedor disponer de información exhaustiva sobre los mismos, pudiendo optar por realizar un mantenimiento preventivo mediante el recuento de la vida útil de la impresora o el tiempo de uso. Además, siempre es importante estar atento a los eventos de las impresoras, ya que cada dispositivo tiene su propia especificidad.
