Descubra cómo demostrar a sus clientes las ventajas de contar con un servicio de impresión.
La contratación de un proveedor de outsourcing de impresión supone la construcción de un vínculo de confianza entre dos empresas. Por un lado, el cliente espera obtener los diversos beneficios de este servicio, como las funcionalidades vinculadas al control de lo impreso, la reducción de costes y la concentración en su negocio principal; por otro, el proveedor tiene la obligación de garantizar una buena relación a partir de la oferta de servicios.
Por lo tanto, un seguimiento adecuado es la clave del éxito de un servicio de outsourcing de impresión. En algunos parques de impresión, existe la necesidad de observar contadores manuales en ciertos dispositivos para tener una visión completa del entorno. El software de gestión de impresión debe estar preparado para estas especificidades.
En situaciones excepcionales, el propio cliente puede registrar e introducir los datos de los dispositivos que se apartan de la norma. Pero, por regla general, la mayoría de las impresoras tienen sus datos catalogados automáticamente y pueden ser supervisados por una solución como NDD Print, registrando la información para su posterior análisis.
No hay mejor manera de construir una relación sólida con el cliente que cumplir lo prometido y ser proactivo en la resolución de dificultades, destacando sobre la competencia.
El punto de vista del cliente
Además de controlar las impresoras, es habitual que los clientes esperen otras actitudes de un proveedor de outsourcing. La atención a estas demandas garantiza la satisfacción y la reducción de costes de forma inteligente con la participación del propio cliente. Comprueba cuatro actitudes que esperan los clientes:
1. Gestión asertiva de impresión
Parece obvio, pero es importante señalar. Cuando una empresa realiza un contrato de outsourcing, está externalizando el cuidado de las impresoras y los suministros. Por lo tanto, el equipo tiene que estar disponible cuando se requiera.
2. Asistencia técnica cualificada
Una buena gestión de impresión se traduce en una asistencia cualificada al cliente. Esto se debe a que la monitorización de las impresoras dará pistas sobre su uso, mejorando la previsión sobre la necesidad de mantenimiento preventivo. Las alertas también señalarán los dispositivos eventuales con problemas técnicos que exigen soluciones urgentes.
Cabe destacar la atención para garantizar la reposición de los suministros (papeles y toners) dentro de los plazos previstos. Cuanto más proactivo sea este servicio, mayor será la satisfacción del cliente.
3. Innovación tecnológica
La capacidad de realizar una buena gestión de impresión está directamente relacionada con la innovación tecnológica. Es imposible pensar en una forma de hacerlo sin el apoyo de la tecnología, tanto para supervisar los dispositivos como para obtener información precisa sobre el rendimiento de un sistema de gestión específico, preferiblemente una solución en la nube.
Además, el proveedor de outsourcing tiene que ser consciente de las nuevas demandas del mercado e invertir en funcionalidades que estén alineadas con las nuevas demandas: – Digitalización de documentos;
– Liberación de impresión segura;
– Outsourcing de otros dispositivos.
4. Dar autonomía al cliente
Además de contratar a una empresa especializada, el cliente suele querer tener más control sobre el volumen de impresión que se realiza en su empresa. De este modo, puede fijar límites de impresión claros, así como establecer reglas sobre cómo deben imprimirse los materiales para diferentes fines.
Teniendo esto en cuenta, es importante que el proveedor de outsourcing ofrezca funcionalidades que puedan dar autonomía al cliente, como el establecimiento de políticas de impresión.
Al igual que el proveedor, el cliente quiere hacer el mejor uso posible de sus activos, incluyendo su mano de obra y recursos, como los insumos utilizados por las impresoras y el consumo de papel. No es ningún secreto que los suministros pueden representar hasta el 40% del coste total de una operación de outsourcing de impresión.
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