Definir metas inteligentes e trabalhar com o engajamento do time, são estratégicas que podem ser tornar grandes aliadas para trazer resultados consistentes para a operação do provedor

Um grande desafio no mundo do outsourcing de impressão é trazer engajamento dos colaboradores nas metas das empresas. Os gestores perguntam, por exemplo: “Como motivar uma pessoa a recuperar uma troca prematura de suprimento?”
Já o colaborador pensa: “Uma troca fará mesmo a diferença?”
“Irão notar se eu conseguir recuperar apenas uma troca prematura?”

É preciso lembrar que pessoas são fundamentais no mundo dos negócios. Como dizia Simon Sinek: “100% dos clientes são pessoas. 100% dos funcionários são pessoas. Se você não entende de pessoas, você não entende de negócios”.

No mundo do outsourcing de impressão, percebo outro grande obstáculo de nossos parceiros: conseguir padronizar seus processos operacionais. Para tal, faz-se necessário a elaboração de um efetivo plano estratégico.

Por esse motivo, quando realizamos um projeto para algum processo do cliente na consultoria estratégica, com o NDD Copiloto, focamos muito no planejamento estratégico. Ele contribui com o desenvolvimento de conceitos como objetivos, metas, estratégias, criação de valor, planos operacionais, entre outros. Ou seja, totalmente alinhado com o que nossos clientes do mundo de MPS precisam, para organizarem suas operações.

Planos de ação

É muito comum ouvirmos de nossos clientes “Nós sabemos o que precisa ser feito, só não sabemos como”. As empresas sabem que: para uma boa gestão de contratos de outsourcing de impressão, precisam manter seus equipamentos monitorados e serem eficazes na gestão de suprimentos, mas na prática não é tão simples. Aí vem o questionamento … Como executar todas essas tarefas com assertividade?

O primeiro passo é definir metas inteligentes. Nada de objetivos genéricos como: “ter mais equipamentos monitorados”, “enviar menos suprimentos aos clientes” ou “controlar os estoques dos clientes”. Quando for traçar uma meta, uma ótima opção é utilizar a metodologia S.M.A.R.T.

Um acrônimo em inglês que diz que uma meta deve ser:

Specific (específica)
Measurable (mensurável e tangível)
Attainable (alcançável, possível de ser atingido)
Relevant (relevante, traga algo positivo na sua vida)
Time-based (com um tempo de execução definido)

Uma vez que o objetivo foi definido, é necessário ter um plano de ação para atingi-lo. Um bom plano de ação contém, no mínimo: um projeto (esforço temporário, com recursos delimitados e com a finalidade de um resultado único), as ações, os responsáveis, os prazos e os status.

Como traçar um bom plano de ação?

Dentre diversos métodos, vou citar a famosa ferramenta 5W2H. Ela está muito presente em artigos ou livros sobre gestão.

WHAT — O que será feito?
WHEN — Quando será feito?
WHERE — Onde será feito?
WHY — Por que será feito?
WHO — Quem fará?
HOW — Como será feito?
HOW MUCH — Quanto custa?

Não há segredo! Definindo uma ação e respondendo essas sete perguntas, você consegue estabelecer os principais parâmetros para a execução da ação. Isso lhe trará a tranquilidade de estar fazendo a coisa certa na hora certa. Repita o processo do 5W2H em todas as ações do plano e você terá muito bem construído o plano de ação das suas metas. É algo muito simples, mas que mitiga muito o risco de as pessoas não entenderem as suas responsabilidades.

Gestão de tempo e produtividade

O mercado de outsourcing de impressão é muito competitivo, com projetos que possuem margens normalmente baixas. Então, as empresas necessitam ter seus custos reduzidos ao máximo. Isso, obviamente, reflete nas equipes operacionais. É muito comum que as equipes sejam mais enxutas e por isso, os colaboradores desempenham diversas atividades. Nesse cenário, realizar a gestão de tempo é fundamental para ter produtividade.

Você sabia que sete em cada dez pessoas não consegue completar sua lista de atividades diárias?

Isso demonstra a dificuldade da maioria das pessoas em administrar seu tempo e suas atividades. Muitas passam o dia inteiro ocupadas e mesmo assim não conseguem finalizar todos os seus compromissos. Ser ocupado não é ser produtivo.

Deste modo, é essencial identificar o nível de importância e urgência das tarefas, pois assim, você pode dar a atenção correta a cada atividade. Em nossa consultoria, quando temos esse cenário nos clientes, utilizamos a famosa matriz de Eisenhower, uma ferramenta eficaz no diagnóstico de prioridades.

Matriz Eisenhower

Eisenhower foi ex-presidente dos Estados Unidos e considerado um mestre na administração de tempo. Tinha a habilidade de fazer tudo quando era necessário fazê-lo. Seu principal método nessa gestão é a sua matriz, que levou seu nome.

Para entender essa matriz é necessário ter em mente os seguintes conceitos:

Importante: Contribui para objetivos de longo prazo. Coloca-nos em um modo proativo, que nos ajuda a ficar calmos, racionais e abertos a novas oportunidades.

Urgente: Precisa de atenção imediata. Coloca-nos em um modo reativo, o que nos mantém na defensiva e preocupados.

Com os conceitos em mente, divide-se a matriz em quatro quadrantes, podendo ser classificados da seguinte forma:

Essenciais: São as mais importantes no momento; se não forem feitas, haverá problema; outras tarefas ou pessoas dependem delas.

Importantes: Também precisam ser feitas, mas não têm resultado imediato; levam mais tempo para serem feitas; por serem grandes, podem assustar e gerar procrastinação (e podem se tornar urgentes se forem postergadas demais).

Circunstanciais: Surgem de forma inesperada; no primeiro momento, não está claro do que se trata; podem se tornar essenciais, importantes ou desejáveis;

Desejáveis: São vontades suas e não demandas obrigatórias; podem te ajudar a crescer e se destacar; trazem benefícios, mas não há risco se não forem feitas.

Qualificando as atividades em um dos quadrantes, você conseguirá gerenciar suas atividades conforme o nível de prioridade. Não desperdiçar tempo com atividades desnecessárias já será um grande ganho na sua gestão de tempo.

Propósito

Há um dado do Fórum Econômico Mundial, que demonstra: 65% das crianças hoje no ensino fundamental, irão exercer uma função que ainda não existe. Por isso, é extremamente importante que nossa mente esteja preparada para reagir a um mundo em constante transformação, usando as dificuldades a nosso favor e transformando-as em aprendizados.

Outro ponto a ser considerado é o perfil das pessoas que estão inseridas no mundo dos negócios do outsourcing de impressão. Normalmente, nota-se que nos cargos operacionais as pessoas têm um perfil mais jovem, iniciando suas carreiras profissionais, com pouco conhecimento no cenário de impressão, mas já com uma base de conhecimento técnico. Já nas posições de lideranças, encontramos profissionais que, normalmente, se destacaram na área técnica e foram promovidas para um cargo de maior responsabilidade.

O grande desafio desses líderes é perceber que aquelas habilidades técnicas, que levaram elas para um posto maior, não mais são suficientes para se manter nesses cargos, precisando desenvolver seu lado comportamental e visão estratégica. Um líder, para bater suas metas, precisa que sua equipe tenha o mesmo objetivo. Então fica claro que o desafio aqui é lidar com pessoas e criar sinergia entre todos.

Como conseguir que as pessoas que estão em uma prestadora de serviço de outsourcing de impressão desempenhem seu melhor?

Algo que trabalhamos no NDD Copiloto é trazer propósito para as pessoas. Demonstrar, por exemplo, porque é importante recuperar o monitoramento de um equipamento, ou como é importante recuperar o suprimento daquela troca prematura. Dar visibilidade dos resultados que aquelas ações estão tendo, e oferecer o devido reconhecimento, é muito importante. Muitas vezes o colaborador quer apenas ser lembrado, se sentir importante, ter o sentimento que faz parte do time e que é protagonista.

Imagine instalar e gerenciar um parque de impressão com centenas, milhares de equipamentos, em ambientes muitas vezes não propícios ao monitoramento. Cliente trocando prematuramente os suprimentos, imprimindo fotos chapadas, aumentando a taxa de cobertura. Não é simples.

O cenário assusta muitas vezes. E quem mais sofre com a pressão é quem está na operação. Por isso, é preciso incentivar esses colaboradores a aprenderem, buscarem conhecimento e capacitação. Em nossa consultoria, fazemos questão de passar nossas experiências de anos nesse mercado, para preparar e aumentar a confiança desses profissionais.

PNL

Os conceitos de PNL são extremamente aplicáveis no mundo corporativo, uma vez que as relações profissionais são estabelecidas entre pessoas. Temos que levar em consideração que cada indivíduo possui diferentes pensamentos, nível de educação, cultura, gostos e humores, por exemplo. Saber lidar com cenários em que relações pessoais interferem em decisões, hierarquia, clientes e pressão por resultados, demanda equilíbrio e habilidade.

O crescimento e desenvolvimento profissional está diretamente relacionado em como você se comporta nessas situações. É necessário aprender a modular seu comportamento para se adaptar a diferentes situações. Adaptar sua forma de agir é um ativo valioso para influenciar pessoas e ter uma visão do todo. Para reagir em contextos de flexibilidade é preciso ter comportamentos flexíveis. Por exemplo:

• Pensar fora da caixa;
• Oferecer ajuda;
• Buscar outros pontos de vistas, pedir opiniões;
• Manter uma atitude positiva;
• Respirar fundo;
• Desenvolver suas soft skills;
• Ter visão de futuro;
• Praticar análise SWOT.

No fim todos ganham: o profissional que adquire conhecimento, experiência, confiança, proatividade, organização e a empresa, que tem um profissional muito mais maduro e que entrega muito mais resultados.

E não esqueça: flexibilidade não é uma habilidade, e sim uma conduta.