O monitoramento de eventos e a prevenção de falhas são fundamentais para o bom funcionamento de um contrato e a longevidade da relação com os clientes
O controle da operação é um dos principais objetivos do provedor e do cliente que contrata uma solução de MPS. Ter sucesso nesta etapa significa uma série de vantagens: redução do uso de suprimentos; aviso de trocas prematuras; envio preditivo de materiais; monitoramento proativo; e redução de intervenções manuais e interrupções de dispositivos.
Conseguir monitorar completamente um parque de impressões nem sempre é uma tarefa fácil, especialmente pela diversidade de locais das estações, ainda mais em um ambiente de trabalho descentralizado decorrente da pandemia e do home office. Além disso, muitas organizações estão espalhadas em diferentes filiais em uma mesma ou múltiplas cidades.
Em um cenário de ambientes distribuídos, como o que se tornou comum no período pós-pandemia, o acompanhamento das impressoras se torna ainda mais fundamental, visto que a manutenção pode gerar ainda mais transtornos para o cliente e um aumento de custos para o provedor.
O sucesso do monitoramento garante que não ocorram eventos que impeçam o uso dos dispositivos. Nessas situações, o cliente fica insatisfeito, o que pode interferir na avaliação que ele faz do serviço e do próprio provedor, inclusive atrapalhando a renovação de contratos. Por isso, a proatividade do monitoramento resulta em um cliente bem atendido, sem a necessidade de abertura de chamados.
Manutenções que estejam fora de uma programação são maléficas para os dois lados envolvidos em um outsourcing. Elas geram custos de deslocamento, interferem na programação dos ajustes preditivos do provedor e atrapalham a rotina do cliente, que não consegue imprimir. Os eventos de impressoras podem ser divididos em três grupos:
Eventos de sistema – Resultam do processamento feito pelo próprio sistema de MPS.
Eventos básicos de impressora – Decorrem de situações diretas das impressoras que contam com um sistema de monitoramento validando e processando os dados.
Eventos avançados de impressora – São eventos também gerados da impressora, mas mais complexos.
Neste artigo, é possível entender mais sobre cada um deles e exemplos de problemas que ocorrem em um parque de impressões, como atolamento de papel, ausência de bandejas e impressoras não reconhecidas pelo sistema. Alguns de fácil resolução, outros mais complexos, mas o foco do provedor deve ser em evitá-los, com o monitoramento e a realização de manutenções preventivas.
Como é possível garantir a cobertura de todo o parque de impressão?
Um parque de impressão precisa ser compreendido em seu todo, incluindo os dispositivos presentes nos escritórios e os que estão espalhados em diferentes localidades.
Com a nova realidade do trabalho em ambientes distribuídos, a complexidade se amplia e requer ainda mais cuidado por parte dos provedores, atuando de forma proativa em função dos clientes e otimizando os seus próprios recursos e ativos.
Nesse sentido, é importante garantir que todas as impressoras sejam devidamente monitoradas, coletando dados da totalidade do parque de impressão. Esse acompanhamento pode se dar pelos servidores, agentes em estações USB e instalações nas próprias impressoras, criando um histórico fidedigno do uso dos dispositivos – entenda mais sobre a contabilização aqui.
Dentro do NDD Print MPS, é possível ter a visão completa do parque de impressão, mas, ao mesmo tempo, observar cada dispositivo de maneira isolada, inclusive com sua localização geográfica. Dessa forma, o planejamento se torna ainda mais completo, cobrindo toda a operação, a produção e o fechamento, incluindo os suprimentos, o custo variável mais representativo de um outsourcing.
Conseguir reunir todas essas informações permite ao provedor e ao cliente criarem um histórico e contabilizar todos os dados de uso das impressoras, conforme explicamos neste artigo. Em um mercado cada vez mais competitivo, garantir uma operação certeira de um parque de impressões pode ser o diferencial para estabelecer e renovar contratos em acordos que exigem confiança mútua.
O princípio da formalização deste acordo é a convicção de que a solução vai operar conforme o planejado, praticamente sem falhas a partir de um monitoramento eficiente e completo do parque de impressão.
