Em muitos casos, a diferença de uso de contadores gera ruídos na relação entre o provedor e o cliente, o que pode ser evitado com uma atuação transparente  

A contabilização é a base para o funcionamento de um outsourcing de impressão – e tem um papel ainda mais importante na construção de uma relação com os clientes. Quando se fecha um contrato, são estabelecidas regras e lógicas para um faturamento assertivo, com cláusulas que podem ou não ser acionadas conforme o volume de impressão. 

Diante desse contexto, a transparência do provedor para com o cliente é fundamental, especialmente em um modelo de serviço que depende de uma boa relação entre as empresas. Nesse sentido, é comum que clientes e provedores encontrem “dificuldades” na hora de estabelecer qual contador será utilizado para o faturamento. 

Parece confuso, mas não é. Há informações que estão disponíveis e podem ser consultadas nas telas dos equipamentos. O problema é que nem sempre esses dados batem com os dados disponibilizados na memória interna, o que pode gerar ruídos na comunicação entre as empresas envolvidas na prestação (provedor) e recebimento do serviço (cliente).  

Não é só isso: o cuidado na hora da contabilização não gera apenas distorções financeiras, mas interfere também no planejamento e na tomada de decisões sobre o parque de impressão. Uma visão 360º do uso dos dispositivos é o segredo para um bom funcionamento dos equipamentos, garantia de manutenções e reposições de suprimentos, assim como cobrança adequada. 

Quais são os formatos de contabilização? 

De forma simples, existem três maneiras de determinar o volume de impressão dos equipamentos: 

– Via sistema operacional para servidores de impressão e estações de usuários (Spool quando utilizado em sistema operacional Windows, e CUPS, quando utilizado em sistema operacional Linux). Esse modelo permite auditar os trabalhos de impressão gerados nos servidores/estações de usuários, seja Windows e/ou Linux; 

– Contabilização remota e/ou física normalmente é usada para os trabalhos de impressão, cópia, fax e digitalização em equipamentos multifuncionais e impressoras com tecnologia para armazenar o registro em sua estrutura. Esse modelo permite mais precisão pois faz o fechamento a partir dos registros da máquina, independentemente de módulos específicos. 

– Contabilização via integração com outros ERP’s importa o histórico dos trabalhos registrados em outros sistemas. Por esse motivo, não pode ser contabilizado conforme os dois modelos acima. 

Vale lembrar que, dependendo das necessidades do cliente, pode haver a necessidade de ter mais de um formato de contabilização atuando de forma conjunta. Abordamos este tema de forma mais profunda neste artigo do blog. 

Especificidades de fabricante para um faturamento assertivo 

Há uma questão adicional que precisa ser mencionada: as especificidades de dispositivos e/ou de suas marcas. Dentro de um parque de impressão, as empresas costumam ter impressoras de diversos fabricantes. Além das diferenças de contabilização técnicas, existem particularidades que abrem margem para interpretações distintas para o cliente. 

Dessa forma, um dos caminhos essenciais para o provedor é o de prestar os esclarecimentos desde o início do serviço, explicando situações que possam gerar dificuldades. Por exemplo, há fabricantes que contabilizam o papel A3 duas vezes dentro do contador geral, enquanto outras apenas uma vez, o que gera uma distorção nas informações, caso não se tenha o conhecimento.  

Outro ponto importante é esclarecer o local de onde serão obtidos os números, já que fabricantes, como a Kyocera, apresentam diferenças entre os dados armazenados em sua memória interna e aqueles disponibilizados no display para o cliente. Dessa forma, gera-se uma diferença de expectativa entre o valor cobrado e o valor real. 

No caso do exemplo da Kyocera, a informação interna difere da do display, pois ele traz uma soma de impressões, cópias e fax. Por isso, é importante que o provedor domine as melhores técnicas de monitoramento para ter certeza do seu trabalho e construir uma relação transparente e eficiente com os seus clientes.