Saiba o que um bom monitoramento tem a ver com a assistência técnica do provedor de outsourcing 

Primeiramente, imagine a seguinte situação: seu cliente está usando a impressora e o papel atola, tudo bem, isso acontece. No outro dia, atola novamente, ok. Mas em outro momento, volta a atolar.  Essa situação começa a deixar o seu cliente insatisfeito e, preocupado com esse problema, resolve abrir um chamado. Ele precisa aguardar atendimento.  

No dia seguinte, o técnico vai até o local e se depara com um usuário já incomodado com a situação. Ele realiza os ajustes e o problema será totalmente resolvido? Bem provável que sim.  Mas, desse cenário pontual de atolamento, surgiram outros problemas não resolvidos: 

• Cliente insatisfeito com a impressora que parou de funcionar; 
• Técnico estressado ou desmotivado após receber cliente com estresse; 
• Investimento inesperado do provedor com o deslocamento do seu técnico; 
• Seu cliente pode considerar trocar de fornecedor. 

Perceba que o erro não está em resolver o problema presencialmente, mas sim, no fato do cliente precisar abrir esse chamado. 

Qual seria o cenário ideal? 

O técnico chegar sabendo qual impressora apresenta problema, sem que o cliente esperasse por aquela visita. A reação do cliente será completamente oposta ao cenário apresentado anteriormente e, além disso, o seu técnico além de ser reconhecido, poderá levar um relatório de alertas do parque, para realizar uma manutenção preventiva.  

E como começar? 

Antes mais nada, você precisa monitorar seus equipamentos. Essa ação é extremamente importante para que você possa ter acesso aos dados das impressoras.  

Com o monitoramento acontecendo, você poderá iniciar o recebimento de alertas. Se estiver utilizando o NDD Print Portal MPS, tudo ficará ainda mais fácil! Nele, é possível escolher os alertas que deseja monitorar.  

Alertas de impressoras

No NDD Print MPS, são gerados uma infinidade de opções de alertas que é possível de monitorar. Mas não pense que você deve começar monitorando tudo ok?! Já trabalhei com algumas equipes de monitoramento e por isso, reforço que é importante escalar o seu monitoramento de máquinas de acordo com o que sua equipe possa dar conta. Nesse caso em específico, estamos falando da área de assistência técnica talvez para sua empresa, mesmo assim, vá com calma! 

Ative os eventos aos poucos. Se possível, escolha clientes, faça uma divisão em grupos e escolha algumas opções que gostaria de ativar. Posteriormente, monitore, trate e se estiver tudo ocorrendo conforme esperado, recomendo ativar outros formatos de evento. 

Existem três tipos de eventos: 

– Evento de sistema: o processamento é feito com base em dados do sistema NDD Print Portal MPS. 

– Eventos básico de impressora: são criados a partir de situações ocorridas diretamente nas impressoras nas quais o NDD Print está validando e processando. 

– Eventos avançados de impressora: gerados da impressora, sendo estes mais aprofundados em erros e situações que podem ocorrer. 

Eventos interessantes para área técnica 

Existem diversos eventos que sua assistência técnica pode utilizar para identificar possíveis problemas ou até mesmo se antecipar para que não ocorra defeitos nos equipamentos locados. Vou citar os principais: 

Atolamento de papel: pode não parecer nada grave, mas vários atolamentos recorrentes num curto espaço de tempo, pode indicar problemas em peça(s) ou muito mais que isso: levar seu cliente, a ter insatisfação pelo equipamento. Dos clientes que eu já pude acompanhar, esse é o problema de impressora que mais incomoda os usuários, se tornando a reclamação mais apresentada no momento da negociação para renovação do contrato ou até mesmo, para seu cancelamento. 

Ausência de bandeja: se o painel da impressora apresentar um erro informando que a bandeja não está conectada na máquina, mas está na impressora, com certeza o cliente ficaria em dúvida, principalmente em momentos de urgência. Ao verificar que esse erro é recorrente, procure enviar um técnico para o local e verificar os sensores e travas das bandejas. 

Sem papel: caso você forneça papel para o seu cliente, esse evento pode ser interessante. Isso porque: se a impressora está informando que está sem papel, pode ser verificado se a quantidade de papel que a gaveta suporta é inferior à média de impressões realizadas pelo cliente. Você pode nestes casos, estudar a viabilidade de instalar uma segunda bandeja ou enviar um equipamento com capacidade de papel superior. 

Impressora sem produção: a impressora é um ativo que necessita ser usada para que gere receita. Logo, um equipamento parado no cliente pode gerar problemas técnicos, como por exemplo, ressecar a cabeça de impressão que realiza jato de tinta. O investimento para arrumar essa impressora é altíssimo. Nesses casos, monitore e tenha um acordo com o seu cliente para realizar impressões com frequência, mesmo que páginas de teste. 

Impressora com troca de rede: já pensou perder a sua impressora? Não gostamos nem de pensar nisso, inclusive bate três vezes na madeira por aí, não vamos arriscar!  

Brincadeiras à parte, perder um ativo não pode ser nem opção. Até porque, se o seu cliente trocar a impressora de local, é possível visualizar essa mudança. E sem dúvidas, facilita a recuperação. 

Dica de ouro 

É possível realizar integrações do seu ERP ou sistema de chamados com o Portal do NDD Print MPS, o que facilita bastante a visualização, tratativas e acompanhamento dos incidentes. 

Aplique já na sua empresa

Não perca tempo e inicie a implantação do monitoramento também na sua área técnica. Acompanhe erros e situações das impressoras em campo e garanta que seu ativo possa ter uma vida útil prolongada. Consequentemente, sua receita estará sempre com a melhor margem possível. 

Em caso de dúvidas fique à vontade para entrar em contato comigo. Envie um e-mail para: gustavo.santos@ndd.tech. 

Ficarei muito feliz em continuar compartilhando conhecimento com você e dando dicas sobre as inúmeras possibilidades do mercado de outsourcing.