Confira seis orientações que devem ser dadas ao cliente para garantir um funcionamento perfeito dos dispositivos de impressão
O bom funcionamento de uma impressora depende de um trabalho em equipe entre o provedor e o cliente. Enquanto o primeiro é responsável por uma série de cuidados para garantir a operação dos dispositivos e a sua gestão, como a manutenção preditiva, o segundo é quem, de fato, os maneja no dia a dia.
O sucesso resulta em vários benefícios, tais como:
– Contabilização eficiente, dando insights precisos aos gestores;
– Gestão completa de reposição de suprimentos;
– Redução de trocas prematuras de suprimentos ou de equipamentos;
– Diminuição de eventos que exijam soluções urgentes por parte do provedor.
Um dos papéis do provedor é justamente o de educar sobre a melhor maneira de utilizar os dispositivos, além das funcionalidades do software para o gerenciamento de impressões. Esse cuidado gera autonomia e resulta em novos processos em prol de um uso mais inteligente e adequado das impressoras.
Por isso, vamos listar algumas dicas de cuidados a serem repassados aos clientes para que os dispositivos estejam sempre à disposição:
Trocas de cartucho – Os equipamentos podem ter especificidades e boas práticas para garantir o seu funcionamento adequado. Por isso, é importante que o cliente tenha processos que garantam que apenas as pessoas certas (treinadas pelo provedor) vão executar este papel. Erros podem danificar tanto o cartucho quanto a própria impressora. Além disso, alguns contratos deixam essa responsabilidade para o próprio provedor, que consegue gerenciar tudo a distância.
Impressora deve estar em uso – Se o equipamento é usado menos de uma vez por semana, é provável que ele ofereça dificuldades quando é ligado. Isso porque ele deixa de fazer processos necessários, que acabam tornando lento quando é requisitado – além de possíveis danos no cartucho. Dentro de um outsourcing, essa oferta pode ser remodelada ou remanejada.
Climatize o seu ambiente – A escolha do local da impressora deve ser sábia. O ideal é que esteja em sala climatizada ou em um local no qual não receba grandes cargas de ar frio. Temperaturas entre 13 e 30 graus são indicadas, assim como umidade do ar entre 20 e 80% – caso contrário, algumas peças podem oxidar.
Desligue a impressora da forma correta – Deve-se evitar ao máximo tirar a impressora da tomada, sem que tenha passado pelo processo de desligamento normal (pelo seu botão). Parece um conselho bobo, mas essa é uma prática recorrente em empresas e que interfere no funcionamento do aparelho. Além disso, o ideal é que o dispositivo seja mantido ligado enquanto estiver sendo usado. Não é bom colocar e tirar o equipamento da tomada.
Cuidado com o excesso de papel – O atolamento é algo recorrente em muitos modelos de impressora. Parte da culpa está no volume de papel que é colocado na bandeja. Se há um excesso, ocorre o aumento de umidade, o que leva o equipamento a puxar mais folhas do que o necessário. Um dos cuidados é manter um volume muito pequeno no dispositivo ou apenas colocar o número de folhas na hora do uso.
A hora do atolamento é crucial – Quem nunca viu um atolamento na impressora? Sim, infelizmente eles acontecem. E o pior comportamento possível é justamente o de puxar a folha. A boa prática, neste caso, depende do modelo, por isso: é papel do provedor a orientação para evitar ou arrumar este problema.
As impressoras não são equipamentos “temperamentais”, como se brinca por aí, mas elas precisam de cuidados adequados em sua gestão e no dia a dia. A soma de atenção do provedor e do cliente resulta em equipamentos sempre à disposição para uso.
