La capacidad de hacer un buen seguimiento de los insumos es un diferencial para los proveedores tanto en sus funciones administrativas como en la atención al cliente.
Uno de los mayores desafíos involucrados en un servicio de impresión es la gestión de inventario. La fijación de precios por contrato es una tarea ardua, ya que muchas veces no es posible obtener toda la información necesaria sobre los costos variables, cuyo rubro más importante son los suministros, los tónicos en particular.
Durante muchos años, el negocio de MPS se limitaba al alquiler de impresoras y proporcionar suministros a los clientes, pero sin la capacidad de monitorear adecuadamente este proceso. En la práctica, la falta de control afectó tanto al cliente como al propio proveedor, ya que no pudo actuar proactivamente, además de tener más costos relacionados con el contrato, ya sea en logística o en la adquisición de productos.
Ahora, la tecnología permite al proveedor monitorear los datos de uso del equipo y sus entradas en un cliente. Este control garantiza la creación de un historial real de uso de los equipos, lo que ayuda en la negociación de futuros contratos y permite una actuación más inteligente.
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Más control
En la práctica, mayor control es sinónimo de más ahorro. Se explica: cuando se tiene información concreta, es posible optimizar el envío de insumos, asegurando que solo se compre lo necesario para reposiciones, manteniendo un margen de seguridad. De esta forma, el proveedor no inmoviliza su capital adquiriendo más de lo necesario, lo que significa recursos mal utilizados.
El aumento en el control es un reflejo del buen funcionamiento del sistema MPS, ya que la solución cuenta con sistemas que permiten a los proveedores monitorear a cada cliente de forma individual, además de paneles que traen datos consolidados, dando una visión general del negocio.
En otras palabras, el proveedor ofrece mucho más que el alquiler de copias y el envío de suministros: es un servicio, ya que el cliente también tiene acceso a sus datos.
Análisis más precisos
¿Cómo pueden ser eficientes los suministros en un parque de impresión? Muchos proveedores no tienen esta respuesta en la punta de la lengua. Peor aún, muchos de ellos ni siquiera tienen estos datos disponibles. Utilizando herramientas como el NDD Print MPS le permite al proveedor obtener esta información y muchas otras para analizar adecuadamente cada contrato y su desempeño en general.
Envío de pedidos
Además de no tener una gran cantidad de recursos en stock, esta información sobre el progreso del suministro a través de NDD Print MPS le permite optimizar el envío de pedidos. Cada reemplazo significa un costo específico que no solo incluye los artículos, sino la logística incluyente, el tiempo dedicado por los empleados, entre otros aspectos.
En otras palabras, la optimización de la presentación de pedidos es la garantía de que, al mismo tiempo que se atiende al cliente final, el proveedor está ahorrando tiempo, dinero y recursos, incluso evitando cambios prematuros, que significan el desperdicio de materiales y, en consecuencia, más costos.
Acción proactiva
Cuando un cliente contrata un servicio de impresión, su expectativa es no preocuparse más por las impresoras, el reemplazo de suministros y el mantenimiento. En el peor de los casos, un dispositivo deja de funcionar o los tóneres se agotan sin reemplazo.
Con los datos obtenidos de todas las impresiones, el proveedor puede configurar alertas que garanticen el envío de pedidos de forma proactiva o incluso avisos cuando se realice el mantenimiento. Esta es una garantía de que el cliente final no se verá afectado.
Anticipación de costos
No es ningún secreto que el tóner aparece como el gran villano entre los insumos. La razón radica en su costo, que ya es alto por naturaleza y está fuertemente influenciado por el tipo de cambio. En otras palabras, es una variación normalmente relacionada con situaciones macroeconómicas, sobre las cuales los proveedores no tienen control.
Lo que garantiza el seguimiento y la acción proactiva es la posibilidad de contar con información veraz, con el fin de aprovechar las oportunidades del mercado para reducir costos. En un rubro fuertemente relacionado con el tipo de cambio, el proveedor puede estar atento a realizar compras solo en los momentos más favorables, lo que redunda en una mejor aplicación de los recursos.
