Tempo médio para arquivos de ordem tributária é de 5 anos; fisco pode retroagir e aplicar multas ou até mesmo cobrar os tributos novamente

Guarda de documentos fiscais

A guarda de documentos fiscais é um processo que deve ser devidamente monitorado por vários motivos, especialmente o controle de dados internos e o compliance. Este segundo ponto é fundamental pelo fato de o fisco brasileiro poder agir de forma retroativa, caso identifique alguma inconsistência. Por isso, é importante que as organizações mantenham os dados de documentos fiscais por pelo menos cinco anos.

Há outra questão que aumentou a importância de uma guarda de documentos fiscais: a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Legislações semelhantes existem em mais de 120 países, e a mais conhecida é a da União Europeia, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR, na sigla oficial). No caso da LGPD, é preciso que os arquivos XML sejam mantidos também por 5 anos.

Nesse sentido, o processo de transformação digital vivido por muitas empresas – e acelerado em meio à pandemia – somado ao uso de sistemas de gestão de documentos fiscais dá mais tranquilidade às organizações. Com a guarda física, muitas informações eram perdidas devido aos ambientes nos quais eram armazenadas.

Compliance Fiscal: multas e sanções

Não era incomum empresas serem multadas ou sofrerem sanções – como o pagamento novamente do valor do imposto – por documentos fiscais que foram molhados ou perdidos neste processo, quando havia essa exigência. No meio digital, as ferramentas voltadas à essa finalidade facilitam a emissão e a recepção de documentos fiscais, além de simplificarem o seu arquivamento pelo prazo estipulado.

O poder público tem desenvolvido iniciativas para diminuir a complexidade tributária, caso da simplificação tributária, o que facilita a atuação das empresas. Em nível estadual, o projeto Receita 2030 do Rio Grande do Sul é outra ação visando desburocratizar e simplificar as operações.

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Quais documentos devem ser guardados?

É comum se generalizar o período de guarda de documentos fiscais por 5 anos. Essa regra vale para os arquivos tributários, como, por exemplo:

• Imposto de Renda (IR);
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
• Programa de Integração Social (PIS);
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
• Simples Nacional;
• Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
• Livros fiscais e contábeis;
• Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;

No caso dos trabalhistas e previdenciários, a Fecomércio orienta alguns prazos específicos:

30 anos – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), Guia de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (GFIP) e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRFC).

10 anos – Folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

5 anos – Contribuição previdenciária, Contribuição sindical, recibos (pagamentos, 13º salário, férias, abonos), Caged e Rais.

Quais os cuidados para gerir documentos fiscais?

Estabeleça um fluxo de processos – Cada etapa deve ser bem definida. Além disso, no caso do armazenamento digital, é preciso que ele seja salvo nas pastas específicas e com a nomenclatura adequada para que possa ser encontrado. Uma solução como o NDD Digital Shift pode auxiliar neste processo.

Evite o armazenamento físico – Procure digitalizar os materiais em razão dos riscos de arquivamento inerentes aos materiais físicos (degradação pelo tempo, umidade, entre outros pontos).

Backups – É importante garantir backups de segurança com essas informações. Um bom cuidado é estabelecer um processo de realização de backups periódicos.

Vantagens da gestão de documentos

Facilidade para encontrar informações – Dados centralizados em uma única plataforma garantem o acesso às informações por parte da empresa ou se houver algum tipo de interesse por parte do fisco.

Backup automático – Opte por soluções que sejam capazes de fazer backups automáticos, com armazenamento em locais seguros.

Visibilidade completa dos processos e documentos – Isso resulta em mais conhecimento sobre o desempenho da empresa, assim como facilita a tomada de decisões.

Foco no que importa – A tranquilidade e a segurança da guarda de documentos fiscais garante que a sua força de trabalho se foque em atividades estratégicas e importantes.

A tecnologia é uma aliada fundamental para a gestão dos documentos fiscais. Invista em um software que possa simplificar essa sua tarefa com tranquilidade, incluindo a sua guarda.