Trata-se de uma situação comum em parques de impressão, e a resposta nem sempre é simples ou segue regras claras, exigindo muita atenção do provedor de outsourcing 

Não é incomum que haja diferenças entre o que indicam os contadores nas impressoras e a contabilização, criando divergências. Os termos são semelhantes e podem gerar dúvida entre os menos familiarizados com um parque de impressão. Em muitos casos, esta diferença cria ruídos na comunicação entre o provedor de outsourcing e o seu cliente, além de dificuldades de gestão. 

Por este motivo, é importante que se entenda a diferença entre os contadores e a contabilização: 

– Contadores: Indicam a quantidade de páginas impressas por um dispositivo. É comum que as máquinas tenham mais de um, que reúne as informações de impressões sobre as páginas A4, A3, scanner, entre outras funções da impressora. Ou seja, para saber o real volume de impressões, é preciso somar os resultados trazidos por cada contador. 

– Contabilização: Trata-se de uma informação mais qualitativa, informando os detalhes de cada trabalho de impressão. Ela pode trazer dados como o nome do usuário que enviou o documento, o volume de páginas, o título do arquivo, a data exata (com dia e hora) e o dispositivo que respondeu a ordem com seus dados técnicos (como número serial e IP). 

Não está errado afirmar que os contadores agregam informações quantitativas de cada dispositivo, enquanto a contabilização é capaz de trazer os dados qualitativos. Além disso, a contabilização pode ser feita de diferentes maneiras, envolvendo o sistema operacional, integrado a outras plataformas ou de maneira física, conforme explicamos neste artigo. 

Quais as causas das divergências? 

Como mencionamos, em alguns casos, ocorrem diferenças entre os dados prestados pelos contadores e os demonstrados pela contabilização. A explicação para isso não é simples de ser encontrada e requer profissionais habituados a lidar com os parques de impressão e seus dispositivos. 

Existe a possibilidade de divergências causadas pela forma como são somados os dados indicados pelos contadores ou mesmo de onde está sendo extraída a informação de contabilização. Na realidade, há localizações que trazem dados mais confiáveis e que eliminariam as divergências. 

A dificuldade, porém, é que essas informações dependem de modelos de impressoras, de seus fabricantes e até do cenário do parque de impressão do cliente. Dessa maneira, é preciso contar com a orientação de pessoas com conhecimento da tecnologia e do segmento de impressão para tornar este processo mais claro e consistente para todos os envolvidos. 

A transparência é um item essencial em um contrato de outsourcing de impressão, um tipo de serviço que exige confiança entre as empresas envolvidas. O papel do provedor de outsourcing não é omitir essa informação, mas apresentar os locais indicados para coletá-las e onde ele o faz, eliminando as potenciais divergências e apoiando os clientes. 

Como a divergência de dados ocorre com todos os tipos de fabricantes e modelos, terá que ser descoberto o caminho mais inteligente para cada parque de impressão, aumentando o desafio para os provedores de impressão tanto na gestão propriamente dita quanto no relacionamento com o seu cliente. 

A importância da informação precisa 

De fato, tanto o provedor de outsourcing quanto o cliente necessitam obter as informações exatas para melhorar o seu processo de tomada de decisão. Os dados precisos serão necessários em várias esferas, desde a programação de manutenção e a gestão de reposições de suprimentos, itens que oferecem custos variáveis para cada contrato. 

Nesse sentido, a gestão adequada vai garantir que o provedor de outsourcing possa manter o funcionamento dos dispositivos de maneira ainda mais correta. Do ponto de vista do cliente, os dados permitem uma tomada de decisões muito assertiva baseada em uma visão integral do parque de impressões, como, por exemplo, para estabelecer: 

• Políticas de impressão – Dividindo dispositivos para uso interno e externo, limitando suas funções, restringindo o uso, configurando automaticamente os documentos, entre outros caminhos.
  
• Cotas de impressão – É um conjunto de medidas voltadas a um uso inteligente dos recursos de impressão, levando em consideração a necessidade de cada departamento ou de pessoas específicas. Com elas, pode-se focar em um uso racional de recursos.  
  
• Eventos – Erros em contabilização ou nos contadores podem ser decorrentes de eventos das impressoras. Eles podem ser indicadores importantes para que o serviço esteja sempre em plena operação. 

A divergência entre contadores e contabilização é uma situação que pode ser resolvida de forma simples pelos provedores, desde que haja transparência e experiência para entender os seus impactos.