A obrigação não é uma novidade para muitas empresas, já que vem sendo aplicada desde 2016, mas ainda parece ser complexa para a maioria dos negócios
O que é o Bloco K?
O Bloco K é uma realidade no país desde dezembro de 2016, quando passou a vigorar para empresas do ramo de cigarros e bebidas. Em sua legislação, porém, a obrigação foi sendo ampliada para outros segmentos e empresas, com diferentes tipos de faturamento e Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE), como os atacadistas.
Embora esteja presente na rotina de muitas empresas há alguns anos e discutido com relativa frequência via imprensa, o Bloco K do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) se trata da versão digital do livro eletrônico de Registro de Controle da Produção e do Estoque.
As informações prestadas nele compõem o EFD-ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS/IPI), que é parte integrante do Sped. Estes dados são enviados de forma automatizada para os órgãos fiscais, bastando ter um certificado digital para a transmissão. O serviço de mensageria ganhou corpo a partir deste momento.
De forma simples: por meio do Bloco K, as organizações prestam informações sobre a produção, os gastos com insumos e o registro de estoque, segundo a exigência da legislação. No entanto, desde que o Sped entrou em vigor, o governo foi alterando a entrega de documentos fiscais do físico para o digital.
Conforme demonstramos neste artigo, quando os documentos fiscais são enviados por meio dos sistemas online, eles têm certificação digital e validade jurídica. Além disso, reduzem os custos das empresas com armazenamento de informações físicas e a possibilidade de multas no caso de serem contestados e não encontrarem as documentações legais.
Informação digital: a capacidade do fisco
Se os documentos digitais diminuem a dificuldade das empresas em armazenamento e ampliam a agilidade para a emissão, eles também aumentam a capacidade de monitoramento e fiscalização do poder público.
É muito mais simples fazer o acompanhamento de dados fiscais, o que exige alguns cuidados por parte das empresas. No caso do Bloco K, as autuações podem ocorrer não só pela não entrega, mas por omissão, erros ou inexatidão.
Controle do processo produtivo
É preciso alinhar o processo produtivo e o envio de dados ao governo federal. Os sistemas de gestão se tornam fundamentais para evitar discrepâncias de informações sem justificativa, o que pode gerar multas.
Recolhimento de tributos
O monitoramento do processo produtivo está diretamente relacionado ao recolhimento de impostos. Equívocos podem ser interpretados como sonegação.
Treinamento de colaboradores
Como toda exigência, é preciso capacitar os colaboradores para fazerem as checagens necessárias e configurar os sistemas de modo a garantir preenchimentos automáticos para otimizar sistemas.
Parte da preocupação dos colaboradores está na possibilidade de sofrer sanções caso haja alguma percepção de erros do sistema. As multas podem chegar até 1% do valor das operações.
Quais informações devem constar no Bloco K?
A mudança do físico para o digital aumentou o volume de dados a serem prestados pelas empresas. No caso do Bloco K, existem algumas informações importantes:
- Tabela de cadastro de participante;
- Tabela de identificação do item;
- Consumo específico padronizado;
- Período de apuração do ICMS/IPI;
- Estoque escriturado;
- Movimentações internas entre mercadorias;
- Itens produzidos;
- Insumos consumidos;
- Produção realizada por terceiros.
Como se pode perceber, com esse volume de informações, o fisco é capaz de conhecer a fundo o processo produtivo de uma fábrica dentro de um período estipulado.
As oportunidades por trás do Bloco K…
Enquanto os empresários temem multas, o Bloco K também é sinônimo de inúmeras oportunidades nos espaços produtivos. Entre elas, estão a rastreabilidade e o controle das perdas produtivas:
Rastreabilidade – Não há uma exigência para o Bloco K de acompanhar todo o processo até os pontos de venda. No entanto, já que é possível monitorar a produtividade e o desempenho da fábrica, pode-se implantar meios de controlar a rastreabilidade, o que traz novos insights para o negócio.
Controle de perdas produtivas – Outra questão é: muitas organizações não se preocupam ou se aprofundam nos motivos por trás das interferências do processo produtivo. Como os órgãos recebem essas informações, a empresa pode investigar a fundo as razões por trás destas ocorrências.
No caso da indústria, essas informações podem ser estratégicas para fazer investimentos inteligentes e obter o melhor de seus próprios recursos.
Tomada de decisões – Como se vê nos dois tópicos anteriores, a preparação para o Bloco K e a necessidade de prestar informações coerentes via Sped amplia o fluxo de informações da organização. Uma consequência comum é a capacidade de tomar decisões mais inteligentes e assertivas baseada em dados fidedignos.
Portanto, o Bloco K não precisa ser encarado como uma grande barreira e, sim, como uma oportunidade para as empresas se tornarem mais eficientes e inteligentes.
