La tecnología OCR es fundamental en el proceso de transcripción de archivos físicos a digitales de forma organizada, ágil y eficiente.
En el trabajo rutinario de una empresa, a veces no prestamos atención a cómo las tecnologías de las que menos se habla facilitan nuestro trabajo de forma imperceptible. Tal es el caso del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que ha cobrado impulso en el proceso de transformación digital que han experimentado las empresas en medio de la pandemia.
Muchas de estas organizaciones han optado por crear flujos de procesos basados en la digitalización de documentos. Aquí es precisamente donde el OCR resulta muy útil: la tecnología convierte las imágenes y otra información escrita en texto que puede ser reconocido por las máquinas. En la práctica, esto significa que no es necesario volver a escribir la información.
Sin el uso del OCR, las organizaciones tendrían que pagar a personas sólo para reescribir los documentos, ya que sin su uso, no habría forma de editar la información disponible, ya que sería una imagen. Por ello, se puede afirmar que la tecnología genera, al menos, beneficios como:
Textos con capacidad de búsqueda
Los documentos convertidos tienen plena capacidad de búsqueda.
Volumen de datos propios
Con los datos organizados, aumenta el volumen de información para la toma de decisiones.
Más eficiencia
Disminuye la posibilidad de errores, estandarización para guardar los documentos (y facilitar su búsqueda), entre otros. Sin olvidar, por supuesto, la posibilidad de reducir el uso de papel en las oficinas.
El papel del OCR en una organización
Además de ganar tiempo y eficacia al no tener que volver a teclear documentos ya hechos, el OCR se convierte en algo fundamental para una captura eficaz. Como la tecnología es capaz de leer todo el documento, es posible hacer búsquedas basadas en palabras clave o números, lo que hace que la rutina de trabajo sea mucho más ágil.
La mayoría de las empresas reciben información impresa: formularios, facturas, contratos, entre otros. Además de las dificultades y el coste del almacenamiento, los archivos físicos están sujetos a problemas de conservación y organización: los errores a la hora de archivar pueden poner en peligro a la empresa o provocar la pérdida de información importante.
Sin embargo, el escaneo debe contar con tecnología OCR, lo que garantiza que los datos de texto puedan ser analizados y buscados.
Esto da lugar a una mejora de los análisis, las operaciones, los procesos y la productividad, permitiendo incluso la generación automática de flujos y la inteligencia dentro del proceso de escaneado.
Varios sectores se han beneficiado de la tecnología:
- Banco – Ampliamente utilizado en el procesamiento y verificación de servicios y transacciones financieras. Como consecuencia, se incrementa la prevención del fraude y la seguridad de las transacciones.
- Salud – Optimiza el registro de pacientes y su historial, incluyendo tratamientos, exámenes, pruebas, pagos, entre otros. Además, puede acelerar el proceso de liberación de los procedimientos.
- Transporte – Garantiza la prueba de entrega, haciendo que el flujo logístico sea realmente digital.
Otros usos de la tecnología
La tecnología surgió para digitalizar documentos históricos, como los periódicos. Este se convirtió en su uso básico, que se refinó con el tiempo, teniendo usos en varias otras áreas, tales como:
Accesibilidad
Se utiliza para ayudar a los ciegos a transcribir la información en Libras.
Conversión de información física en digital
Independientemente de si algo está escrito a mano o impreso, es posible tener el documento listo para ser manejado en un software de edición de textos.
Opciones de introducción de datos en documentos y formularios
Aumento de la productividad y la eficacia de diversos sectores.
Reconocimiento de pasaportes en los aeropuertos
Ayuda en el proceso de control desarrollado por las personas de la zona.
