Ter sucesso na ampliação de produtividade é benéfico para o provedor, pois significa uma melhor aplicação da solução, e para o cliente, que enxerga mais entrega de valor pela tecnologia 

Um dos grandes desafios dos provedores de outsourcing é aumentar a sua produtividade e, de forma simultânea, beneficiar os seus clientes. Trata-se de uma equação complexa e sem uma regra clara, visto que cada empresa tem as suas peculiaridades e ritmo do parque de impressão. Por isso, fazer o melhor uso possível da tecnologia é uma estratégia fundamental para ser bem-sucedido.

Sabe-se que a base da operação de um parque de impressão depende da capacidade de contabilizar tudo o que é impresso. Antes de investir na habilidade e na capacidade de garantir um monitoramento totalmente preciso e eficiente, as estratégias de produtividade devem ser pensadas desde as primeiras abordagens comerciais.  

Não é exagero afirmar que o trabalho de um provedor de outsourcing começa já no processo de venda, que deve ser consultiva. Isso significa a realização de uma pesquisa para entender as necessidades e a aplicação de uma escuta ativa até a elaboração da proposta. 

Neste artigo, vamos trazer algumas dicas para ampliar a produtividade do provedor de outsourcing de forma inteligente e eficiente. 

1 – Avaliação dos processos internos 

Conforme mencionamos no início do artigo, cada empresa tem suas peculiaridades e regras. O papel de um provedor de outsourcing é entender como isso impacta no parque de impressão. É claro que alguns processos internos podem ser reavaliados, visando um aumento de produtividade. Em muitos casos, a visão externa trazida pelo provedor contribui neste quesito, garantindo um ambiente mais organizado. 

2 – Otimização do tempo 

A melhora de processos internos resulta, inevitavelmente, em uma otimização do tempo para o cliente. Isso sem contar, é claro, o fato de que o provedor de outsourcing responde pela gestão das impressoras e de seus suprimentos, o que, em muitos casos, interfere na rotina de muitos colaboradores. 

3 – Treinamentos e capacitação 

A capacitação dos clientes quanto aos softwares e suas tecnologias é fundamental quando se foca em aumento de produtividade. Em um parque de impressão, boa parte da operação será realizada pelo próprio cliente. Por isso, quanto mais familiarizado e mais conhecimento tiver da solução, maiores são as chances de colher os benefícios. 

4 – Otimização do parque de impressão 

É comum muitos colaboradores reclamarem que as impressoras costumam deixá-los na mão quando mais necessitam. Isso deixa de ser uma realidade com a presença de um provedor de impressão, que passa a fazer a gestão do parque de impressão e de seus insumos. Por isso, a produtividade se desenvolve, deixando mais tempo para o desenvolvimento de tarefas mais estratégicas. 

Algumas das vantagens são: 

– Melhor gestão dos dispositivos no dia a dia; 

– Reposição planejada dos suprimentos, seguindo a lógica de consumo;  

– Monitoramento de eventos para evitar falhas de funcionamento;  

– Evitar trocas prematuras, o que beneficia tanto o provedor quanto o próprio cliente. 

5 – Inclusão de novos serviços 

A produtividade garantida pelos provedores de outsourcing também pode ser ampliada com a adição de novos serviços. Dentro da entrega de valor dos contratos, duas possibilidades são a oferta de fluxos de digitalização, colocando os negócios no trilho da transformação digital e focando em mais produtividade, e o gerenciamento de múltiplos dispositivos, uma oferta muito alinhada ao contexto pós-pandêmico. 

Quando um cliente busca um serviço como um fornecido pelos outsourcings de impressão, o interesse maior é pelas soluções que serão ofertadas. Nesse contexto, o dever do provedor é compreender as reais dores dos seus clientes e tentar minimizá-las, fazendo o melhor uso possível das tecnologias disponíveis e focando na qualidade do atendimento.