El escaneo de documentos puede ser un paso inicial para que muchas empresas comprendan las nuevas posibilidades que ofrecen los proveedores de impresión. Por eso, listamos aquí 4 consejos para aprovechar al máximo los flujos de trabajo digitales.
Una encuesta realizada por Quocirca mostró que el 61% de los responsables de la toma de decisiones en todo el mundo han acelerado sus esfuerzos para digitalizar los procesos que antes han sido hechos de forma física. Las principales motivaciones detrás de esta decisión son la búsqueda de sostenibilidad y de procesos más eficientes, además, la reciente búsqueda de mejoras bajo la perspectiva ESG.
En este contexto, el estudio también muestra que contar con un proveedor de impresión torna esta transformación digital más simple y eficaz. Alrededor de 7 de cada 10 empresas (69%) que cuentan con una plataforma para este fin están avanzando en su proceso de digitalización frente al 40% que no cuenta con el apoyo especializado que proporcionan estas empresas.
No en vano, el 65% de los directivos afirman que es extremadamente o muy importante contar con un proveedor de impresión que contribuya a esta automatización del proceso. Pero, ¿cómo pueden los proveedores ayudar a sus clientes y seguir aprovechando al máximo las ventajas de la digitalización?
1. Una transformación completa de los procesos
Es necesario comprender que el proceso de digitalización significa algo más que la mera digitalización de documentos para distintos fines, como las facturas. Debe verse como una transformación relacionada con el flujo de procesos y la forma en que las personas operan en la empresa, con el objetivo de mejorar la colaboración y otras ventajas tanto en el rendimiento interno como en las relaciones con los clientes.
En este contexto, mucho más que tecnología, es necesario invertir en mapear los procesos, en convencer y entender a las personas y el impacto que estos cambios tendrán en la rutina de trabajo. De esta forma, se obtienen como consecuencia natural ventajas como el aumento de la eficiencia, la reducción de los costes de almacenamiento y el acceso sencillo a la información.
2. La eliminación del papel no tiene por qué ser un objetivo
Hay una diferencia conceptual entre perseguir la transformación digital y alcanzar el status de paperless – una empresa que no aplica papel en sus rutinas.
Un proceso de flujos documentales es un camino natural para la sustentabilidad, como mostramos en este artículo, pero no es necesario eliminar totalmente el papel de las rutinas.
Por supuesto, dentro de un contexto ESG, el término “sin papel” tiene un gran atractivo, pero no se trata de un cambio de la noche a la mañana. Es necesario estabilizar el flujo de digitalización de los procesos para comprender la viabilidad de esta práctica para cada empresa.
3. Un mensaje sostenible
Desde el punto de vista de la gestión, es importante que los empleados entiendan las razones que hay detrás de la decisión de digitalizarse. Es probable que muchos de ellos se beneficien de tener un acceso rápido a datos relevantes sin tener que buscar en archivos físicos, donde es habitual que se produzcan errores de archivo o información errónea, aún más con el uso de la tecnología OCR.
Pero además, es necesario explicar que la búsqueda de la digitalización implica también una vertiente de sostenibilidad, en un mensaje que parte del interior de la empresa para llegar a sus clientes, mejorando su reputación.
4. Los flujos de escaneado son una oportunidad para aumentar los servicios
Los proveedores de impresión han ido captando poco a poco otros servicios dentro del mercado. En plena pandemia, la oficina en casa y el trabajo híbrido trajeron consigo una nueva demanda de digitalización de datos, a la que respondieron estas empresas, con un componente especial para garantizar la seguridad de esta información en una nueva corriente, entre otras ventajas observadas.
Esta necesidad ha puesto de manifiesto que muchas empresas se han abierto a otras experiencias y servicios que pueden ofrecer los proveedores de impresión, en especial la gestión de múltiples devices, mientras sientan que hay seguridad en esta oferta.
Es difícil predecir cómo puede evolucionar la tecnología en los próximos años, pero existe una búsqueda constante de la automatización, una tendencia que depende de la digitalización del flujo de documentos. En un contexto como este, el papel de los proveedores es seguir garantizando la prestación de servicios de calidad y aumentarlos en función de la demanda percibida en el mercado.
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