El papel del proveedor es garantizar la preservación de la información del cliente y de la empresa y proporcionar orientación sobre buenas prácticas de seguridad, incluido el trabajo híbrido o de oficina en casa.
Una de las tendencias en el mercado de la subcontratación es el llamado “Bring Your Own Device” o BYOD. Este nuevo perfil de relación con las empresas es consecuencia de la expansión del trabajo híbrido y de la mayor frecuencia de jornadas de home office. Por un lado, atrae por su flexibilidad; por otro, suscita inquietudes, especialmente sobre aspectos de seguridad.
Varias encuestas llevadas a cabo por los principales actores del mercado de la impresión han mostrado cómo las impresoras y los dispositivos utilizados para este fin son considerados vulnerables por las organizaciones. Más de la mitad de los ejecutivos de TI se muestran inseguros a la hora de proteger sus entornos de impresión, algo que adquiere mayor relevancia en la era de la flexibilidad, la movilidad y el trabajo híbrido.
La exposición potencial de los datos de empresas y clientes no solo crea riesgos financieros, sino también de reputación. Después de todo, ¿a qué empresa le gusta ver su nombre involucrado en situaciones que indican una falta de cuidado de sus datos y los de sus clientes?
¿Por qué importan las impresoras?
El temor reside en el hecho de que las impresoras se han convertido en dispositivos multifuncionales que hacen mucho más que imprimir. Estos dispositivos contribuyen a los flujos de digitalización de documentos, copiando y enviando correos electrónicos, y podrían ser la puerta de entrada para los ciberdelincuentes en una estructura en la que varias plataformas convergen y se integran entre sí.
Este escenario se vuelve aún más preocupante cuando hay un alto volumen de personas que trabajan desde casa, lo que exige un cuidado aún mayor para proteger los datos de la organización. En un mundo gobernado por los datos, se origina la posibilidad de ofrecer servicios más personalizados, pero al mismo tiempo aumentan los riesgos si esta información cae en las manos equivocadas.
Entonces, ¿qué se puede hacer para garantizar una impresión segura?
- Códigos seguros – Se presta atención al desarrollo de soluciones de gestión de impresión. Se aplican metodologías seguras, con requisitos de seguridad en todas las fases y la búsqueda para identificar vulnerabilidades.
- Protección en la nube – Aunque la nube permite flexibilidad y escalabilidad de las soluciones, especialmente en el trabajo híbrido y la era BYOD, requiere más atención a la seguridad. En este caso, es importante aplicar medidas como la autenticación de dos factores, el cifrado y las copias de seguridad periódicas.
- Cumplimiento – La seguridad de la impresión debe entenderse en su sentido más amplio, que incluye el ámbito del cumplimiento. En este ámbito, es fundamental seguir las leyes de datos de cada país (que regulan el tratamiento de datos personales), así como supervisar otras normas pertinentes en cada lugar.
- Certificaciones y auditorías: es una de las formas de averiguar si una empresa de gestión de impresión sigue las normas internacionales de datos. Entre ellas se incluyen normas internacionales como ISO 9001, que indica la adopción de procesos y normas operativas coherentes.
- Personal – No es ningún secreto que el factor humano es clave en lo que respecta a la ciberseguridad. Muchos ciberataques que han tenido éxito se deben a la falta de atención y cuidado de las personas. El papel de los proveedores de impresión es proporcionar habilidades y formación para reducir este riesgo.
Puede parecer una exageración, pero una buena gestión de los dispositivos es una precaución importante para garantizar la conservación de los datos de la empresa y de los clientes. Garantizar la seguridad es uno de los principales criterios de los clientes a la hora de elegir un proveedor de impresión.
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