Listamos 7 motivos para serem levados em conta na avaliação de uma solução fiscal e em uma transição de fornecedores
Os impactos técnicos e operacionais de uma troca de sistema de gestão fiscal em uma empresa são grandes. Por isso, muitos negócios sentem receio em fazer uma transição de ferramentas, mesmo que a solução esteja abaixo de suas expectativas de entrega, o que é conhecido como “barreira de saída”.
Há alguns sinais, porém, que não podem ser desconsiderados nesta avaliação, além, é claro, do custo. Listamos, abaixo, 7 pontos:
1) Suporte técnico falho – Nas funcionalidades do dia a dia, como a emissão de Nota Fiscal, é preciso que o sistema trabalhe de forma fluida. Quando há interrupções de sua operação e o suporte técnico é incapaz de corrigir essas falhas ou é demorado no atendimento – independentemente do canal escolhido –, um sinal de alerta deve se acender.
2) Problemas recorrentes – Se o suporte técnico não for eficiente e as falhas se tornarem repetitivas, é sinal de falta de foco nas soluções. Isso é ainda mais relevante quando a parceria já está estabelecida: ou seja, fora de momentos de implantação ou de agregar novos serviços. Além disso, esses problemas não podem interferir no atendimento aos clientes finais, caso de escritórios de contabilidade.
3) Dificuldades de integração e de conectividade – Atualmente, as empresas operam com diferentes sistemas para as mais diversas finalidades. Nesse quesito, as soluções de tecnologia devem conseguir se integrar de forma rápida e simples. Se isso não ocorrer, o cliente corre o risco de ter dados distribuídos em diversos silos, sem que se possa ter uma visão completa de suas operações.
Essa lógica se aplica também para eventuais dificuldades de conexão com as plataformas adotadas na emissão de documentos fiscais, geralmente administradas pelo poder público.
4) Falta de atualizações – A legislação brasileira é complexa e está mudando constantemente. O dever dos sistemas de gestão fiscal é acompanhar essas transformações e fazer a adaptação – de preferência sem que o cliente sequer perceba. Por isso, erros em cálculos de impostos ou ferramentas desatualizadas devem ser interpretadas como um sinal para uma troca de fornecedor.
Outro ponto importante é a agregação de tecnologias, caso da Inteligência Artificial, da Automação e da análise de dados.
5) Limitações de segurança – Em um mundo governado por dados, preservar as informações do próprio negócio e do cliente é um requisito básico. É papel do cliente cobrar quais são as atualizações de segurança realizadas, especialmente relacionadas aos documentos fiscais. O compartilhamento indevido desses dados resulta na abertura de informações sensíveis, que precisam ser preservadas.
Esse cuidado se estende ao armazenamento de documentos fiscais pelos prazos estipulados, conforme explicamos neste artigo do blog.
6) Limitações de serviço – O desejo de todo negócio é expandir. E os fornecedores devem acompanhar esta trajetória, em especial dando condições para escalar o serviço. Imagine o seu negócio estar em crescimento e o sistema de gestão fiscal ter limite de NF-e emitidas?
Esse tipo de situação deve fazer com que o seu negócio procure parceiros alinhados aos seus propósitos. Além disso, é preciso que a parceria esteja alinhada em relação às características de um negócio. Imagine ter essa barreira técnica e operacional em uma época de alto volume de vendas?
7) Falta de funcionalidades – As demandas dos clientes vão evoluindo com o passar do tempo. O dever de um fornecedor de tecnologia é entender as transformações desse mercado e atualizar a solução. Se o seu negócio já solicitou a inclusão de uma nova funcionalidade que nem sequer está sendo desenvolvida ou próxima de se tornar realidade, a troca de parceiro pode se tornar um caminho interessante.
Existe momento certo para a troca de sistema de gestão fiscal?
A troca de um sistema de gestão fiscal nem sempre será simples, especialmente pela necessidade de manter os registros históricos e garantir a operação contínua do negócio. Por outro lado, se a sua empresa se enquadra em alguns dos itens listados acima, este momento pode ter chegado.
Em caso de troca do sistema de gestão fiscal, um dos fatores que pode facilitar a transição é a oferta de serviços na nuvem e no formato SaaS (Software as a Service). De forma simples, são soluções que não requerem a instalação de softwares nas máquinas, o que permite o seu uso e integração à rotina de maneira mais ágil.
Na área de documentos fiscais, as ferramentas precisam ter um mix de características difícil de encontrar: simplicidade, robustez, escalabilidade e flexibilidade. Esses quatro itens são encontrados no NDD Space.
