O gerenciamento de impressão não deve ser um termo novo para os provedores de outsourcing de impressão. Entretanto, nem todas as empresas de outsourcing têm conhecimento dos reais benefícios do gerenciamento das impressões para seus clientes, até onde eles podem chegar e, ainda, o que avaliar para escolher a solução de gerenciamento de impressões ideal para ofertar.
Se você se encaixa em um desses casos, está no post certo! Vamos lá.
O que é o gerenciamento de impressão corporativa?
Caso você ainda não saiba, e/ou tenha dúvidas, o gerenciamento de impressão, nada mais é que um termo para tratar dos métodos de controle, visibilidade e segurança das impressões realizadas dentro dos ambientes corporativos. Esse gerenciamento é feito por uma solução de gestão de impressão, que compõe as ofertas de um provedor de outsourcing de impressão.
Ao oferecer os serviços do seu outsourcing, pode haver exigências dos clientes para o monitoramento do que está sendo impresso, o que é um exemplo bastante recorrente. Mais do que isso, ao oferecer soluções de gerenciamento de impressão, você agrega ainda mais valor – e uma série de benefícios. Confira alguns deles a seguir.
Quais benefícios meu cliente pode ter com o gerenciamento de impressão?
1. Contabilização
Também conhecida por bilhetagem, a contabilização é uma das funcionalidades mais importantes para agregar à oferta dos outsourcings de impressão. Isso, pois, o objetivo da contabilização, é nada menos que a gestão de custos dentro das empresas.
Em outras palavras, a contabilização permite fazer o registro e a atribuição dos custos com as impressões, para rateio e também para uma melhor visibilidade – dos gastos, do uso dos recursos de impressão e de todos seus demais aspectos.
Se você contar com uma solução eficiente na sua oferta, poderá disponibilizar, ainda, gráficos, relatórios, dados exportáveis e muito mais, tudo isso dentro da contabilização.
2. Controle
O controle dos documentos impressos é outro ponto praticamente indispensável para o gerenciamento das impressões. Esse controle pode ocorrer por meio da aplicação de políticas e regras para administrar usuários e os recursos de impressão.
Neste sentido, é possível criar cotas de impressão informativas (que irão notificar o usuário ao imprimir os documentos), ou mesmo bloqueantes, que podem limitar a ação.
3. Segurança
Como terceiro ponto, a liberação segura de documentos não poderia ficar de fora. Com a solução certa, é possível agilizar a operação e reduzir gastos mantendo um excelente padrão de funcionalidade.
Um dos recursos utilizados, que atuam como um gerador de ganho, é o pullprinting, em que o trabalho de impressão do usuário fica mantido na estação de trabalho ou em um servidor, sendo liberado pelo usuário em um dispositivo que suporte este recurso. Ao adotar o pullprinting, o usuário precisará fazer sua autenticação para liberar os documentos para impressão.
4. Mobilidade
No gerenciamento de impressão, a mobilidade é outro ponto de destaque. Esse benefício ocorre principalmente pelo recurso de pullprinting, que mencionamos anteriormente. Com ele, é possível tornar o acesso por parte dos usuários mais dinâmico sem abdicar da segurança.
Para este acesso, uma das facilidades é o uso de um app que atua como ponto de acesso do usuário aos trabalhos retidos e contribui para a mobilidade proporcionada pelo pullprinting. Na maioria dos projetos, ele é instalado em uma impressora multifuncional.
O que o gerenciamento de impressão abrange?
Gerenciar impressão de maneira assertiva é um recurso estratégico para as empresas. Para obter os benefícios que mencionamos, é preciso considerar fatores essenciais que envolvem essa gestão e saber a importância que cada um deles exerce. Vejamos.
Análise das necessidades da empresa
Quando consideramos o gerenciamento de impressão no seu outsourcing, alguns exemplos sobre o atendimento às necessidades específicas consistem na elaboração de alertas personalizados, controle de estoque e contabilização assertiva de impressões, que pode ser realizada de forma comum, no computador ou servidor, ou de forma avançada na própria impressora.
Aquisição de equipamentos e suprimentos
Um gerenciamento de impressão eficiente sempre precisa considerar a qualidade dos equipamentos e suprimentos, assim como a agilidade no fornecimento deles e substituições necessárias. Quando o provedor atua de forma proativa, com a ajuda da tecnologia é possível monitorar os dados de uso e gerar um histórico consistente quanto à utilização dos equipamentos e consumo de suprimentos. Isso possibilita uma atuação mais inteligente no gerenciamento de impressão.
Instalação, configuração e manutenção dos equipamentos
Outro fator inseparável do gerenciamento de impressão é assegurar o pleno funcionamento e praticidade quanto ao uso dos equipamentos e suprimentos no dia a dia. Para isso, é preciso agilidade e eficácia na instalação, configuração e manutenção.
Um dos pontos de destaque é o fornecimento constante de suprimentos. Esse aspecto do gerenciamento é crucial para uma gestão eficiente dos contratos, o que inclui redução consistente nos custos. Ex.: despesas com logística.
Monitoramento do uso das impressoras
Um software de gerenciamento de impressão eficiente permite o acompanhamento online e remoto quanto às condições de desempenho dos equipamentos, otimização dos suprimentos de impressão e controle de papel, o que previne desperdícios e permite ajustes rápidos em falhas que dificultam as tarefas cotidianas.
Com relação à economia de papel, os recursos de releaser e impressão duplex são exemplos de estratégias que geram uma otimização consistente.
Relatórios e análises
As informações fornecidas por relatórios simples e rápidos permitem verificar/acompanhar:
- Relatório de contadores;
- Histórico de produtividade, trocas e previsão de término de suprimentos;
- Apresentação diversa;
- Eventos de impressoras.
Como escolher um provedor de gerenciamento de impressão
O software para gerenciar impressão deve ser escolhido de forma estratégica. Como vimos, isso faz toda diferença para obter resultados consistentes ao longo do tempo e elevar o padrão de eficiência na empresa. Separamos alguns critérios básicos que sempre precisam ser considerados nessa escolha. Vamos ver quais são.
Estabelecer um padrão para impressão
Nesse aspecto, em termos de diferenciais oferecidos aos clientes, alguns provedores podem disponibilizar um padrão de políticas de impressão na contratação, o que gera uma economia expressiva para o usuário final que utilizará essas políticas.
Lembrando: o provedor apenas terá essa funcionalidade disponível para contratação, mas é o cliente final quem padroniza as políticas.
Fazer um comparativo dos fornecedores
Com base nesse check-list sobre o padrão de impressão que a empresa deseja adotar, é indicado fazer um comparativo dos fornecedores. Isso envolve analisar preços, agilidade no atendimento, protocolos de qualidade, flexibilidade dos prazos e contratos, responsabilidade para com as necessidades da empresa, etc. Esse comparativo é crucial para fazer uma escolha assertiva quanto ao fornecedor.
Controle do uso de recursos e custos envolvidos
Um dos pilares de um gerenciamento eficiente de impressão é o monitoramento e controle dos custos. Esse fator abrange a escolha dos equipamentos, dos suprimentos e também o uso consciente no dia a dia, verificado por meio de relatórios.
Mitigação ou compensação dos impactos ambientais
Todas as empresas, independentemente do porte ou segmento de atividade, precisam adotar ações que reduzam os impactos que o negócio exerce no meio ambiente. Uma das maneiras mais efetivas de fazer isso é ter um gerenciamento inteligente de impressão no qual há uma otimização dos processos e configurações específicas que evitam desperdício e favorecem um uso consciente dos recursos.
Inclusive, este é um dos fatores avaliados em processos de auditorias internas e externas que visam averiguar quais políticas a empresa adota quanto à redução dos impactos ambientais. Esses cuidados repercutem na imagem frente ao mercado e elevam o potencial de crescimento.
Como está o gerenciamento de impressão na sua empresa? Os resultados são positivos ou há melhorias que precisam começar quanto antes? Converse com um de nossos especialistas da NDD Orbix e conheça as soluções mais inteligentes para o seu negócio.
