Monitoramento de impressoras é uma estratégia crucial para elevar a eficiência operacional e melhorar a lucratividade das empresas que atuam no segmento de outsourcing de impressão. Ações inteligentes bem direcionadas geram resultados consistentes ao longo do tempo e precisam ser planejadas e executadas pelos gestores de maneira contínua. 

Devido à importância deste assunto, elaboramos um conteúdo com informações fundamentais sobre os benefícios e maneiras de aplicar o monitoramento de impressoras como estratégia operacional. Acompanhe! 

Benefícios da metodologia ágil para o monitoramento de impressoras

Adotar o monitoramento de impressoras traz uma série de vantagens primordiais para as empresas. Cada uma delas contribui de maneira consistente para otimizar os resultados. Vejamos.

Redução de custos

Os recursos que monitoram impressoras detectam automaticamente a quantidade e características das impressoras presentes na rede. Além disso, geram rápidas mensagens sobre o status atual de cada equipamento e também as informações quanto às mensagens de erro, o que possibilita a adoção de soluções mais ágeis e efetivas.

Outro ponto crucial é que este monitoramento oferece dados essenciais que ajudam a verificar as condições de desempenho e de suprimento de cada impressora, tais como o nível de toner, ausência ou baixa disponibilidade de papel e demais fatores. Tudo isso contribui para uma gestão mais eficiente no ambiente de impressão, atuando na eficiência das operações realizadas pelos provedores de outsourcing. 

Aumento da produtividade

Os times atuantes no outsourcing de impressão conseguem ter melhores condições de previsibilidade quando existe um monitoramento de impressoras, pois dessa maneira é possível tornar os fluxos de trabalho mais harmonizados. Outro aspecto de grande relevância é a realização de manutenções proativas que evitam problemas na infraestrutura de impressão que demandariam um tempo maior para serem resolvidos. 

Melhora na experiência do usuário

Empresas de outsourcing de impressão que adotam o monitoramento de impressoras como estratégia ganham também em competitividade no mercado, já que elas conseguem oferecer uma melhor experiência aos clientes atendidos. Os times de outsourcing também conseguem agir com uma melhor estrutura em termos operacionais, o que beneficia a qualidade e prontidão do atendimento, seja nas situações preventivas ou de emergência.

Maior visibilidade e controle

O monitoramento inteligente de impressoras torna as informações mais visíveis e a tomada de decisões técnicas e gerenciais mais rápidas. Esse controle no dia a dia é imprescindível para que os gestores possam identificar prioridades e programar com antecedência as ações necessárias no ambiente de impressão.

Dicas para implementar o monitoramento de impressoras em sua empresa

Para que o monitoramento de impressoras seja efetuado em sua empresa, é possível combinar planejamento com um conjunto de ações gerenciais simples que oferecem o respaldo necessário para manter essa estratégia. 

Defina seus objetivos

O primeiro passo é estabelecer parâmetros claros quanto aos resultados que se deseja alcançar com o monitoramento e transformar tais objetivos em ações que sejam continuamente executadas. 

Escolha as ferramentas adequadas

Aqui vamos falar sobre as ferramentas gerenciais indicadas para que os gestores adotem o monitoramento de impressoras de forma básica e, ao mesmo tempo, inovadora.

• Diárias

Este princípio simples de gestão consiste em realizar reuniões diárias rápidas e objetivas para acompanhar os impedimentos quanto às ações que devem ser adotadas e também dar continuidade ao que tem dado certo, considerando os acontecimentos do dia e também de um período anterior curto. Com o passar do tempo e alinhamento das ações, essas reuniões podem ser semanais.

• Kanban

Este recurso possibilita uma organização clara e eficiente dos projetos e tarefas que devem ser realizados e respectivos prazos. Ao adotar o Kanban é possível entender com mais facilidade como está o andamento de cada um no que diz respeito à instalação, contato, agendamento, parametrização no sistema e implantação. 

• Sprints

Um time que está começando o processo de monitoramento de impressoras precisará realizar a implantação do software em seus vários clientes. Neste contexto, é indicado definir quais são os clientes prioritários e estabelecer o fluxo de trabalho com foco nas necessidades mais imediatas. O tempo específico de cada sprint pode ser determinado conforme a maturidade do processo de monitoramento de cada empresa.

Para realizar essas ações é fundamental contar com o suporte qualificado de um software de gerenciamento, como a solução oferecida pela NDD, que disponibiliza especialistas no setor de suporte para oferecer ao provedor a melhor experiência de implantação e utilização das soluções.

Estabeleça um processo de monitoramento

Isso é fundamental para que as estratégias se transformem em ações gerenciais práticas quanto ao monitoramento de impressoras, o que também favorece o direcionamento do time e a agilidade no atendimento aos clientes.

Promova a colaboração

O engajamento do time depende muito da colaboração em termos de ações e também de alinhar o que precisa ser realizado. Como o monitoramento de impressoras requer agilidade e, ao mesmo tempo, uma análise consistente e detalhada das informações, essa colaboração é imprescindível. Exemplos de informações relevantes para o time operacional: 

• Contadores;
• Alertas que ajudam na antecipação de falhas e de necessidade de manutenções antes que o cliente perceba o problema;
• Níveis de suprimentos de todo o parque instalado.

Revise e adapte

Regularmente, seja no dia a dia, semanalmente ou a cada mês, é preciso revisar parte ou a totalidade do processo de monitoramento de impressoras e também a saúde do parque de impressoras de uma maneira geral. A partir disso, é possível efetuar adaptações assertivas. 

Conhecimento e ações estratégicas em tempo hábil são recursos primordiais para um monitoramento de impressora altamente eficaz. Se este é seu objetivo, te convidamos para conhecer o NDD Copiloto, uma consultoria especializada em solucionar os desafios de eficiência operacional dos provedores de outsourcing.