A emissão do canhoto digital simplifica a gestão logística e tributária na sua empresa, trazendo excelentes resultados em eficiência operacional por meio da digitalização. Além de proporcionar resultados consistentes na agilidade dos serviços logísticos, o canhoto eletrônico evita a necessidade de lidar com um grande volume de papéis que tornam as operações burocráticas. Vamos ver detalhes sobre este assunto?
O Que é um Canhoto Digital?
Para entender porque o canhoto digitalizado é uma inovação de grande importância nas empresas de transportes, vejamos alguns pontos básicos:
Definição e para que serve o canhoto eletrônico
Trata-se de um documento digital de comprovação de entregas de mercadorias por meio de frota própria ou de transportadoras que tem validade jurídica. O canhoto digital foi instituído em 2019 com o objetivo de substituir o canhoto da nota fiscal (Danfe) e o canhoto de conhecimento de transporte (Dacte).
O que deve conter no canhoto digital?
Para assegurar a validade comprovatória deste canhoto, é necessário que ele apresente as seguintes informações:
– Número de protocolo de autorização do Conhecimento de Transporte Eletrônico ou da Nota Fiscal Eletrônica;
– Data e hora da entrega;
– Documento de identidade do responsável por receber a mercadoria; em alguns casos, é coletada a assinatura do responsável pela recepção em tablets ou smartphones, ou via biometria.
– Chave de acesso da NF-e referente ao produto;
– Informações de localização geográfica da entrega.
Obs.: é preciso que o canhoto eletrônico seja assinado digitalmente pela empresa responsável pela entrega.
Importância do canhoto digital em transações comerciais
- Evita um volume gigantesco de comprovantes físicos/impressos que as empresas e transportadoras precisariam gerenciar;
- Recurso imprescindível para a agilidade logística, principalmente nos segmentos que adotam o e-commerce;
- É possível gerenciar e salvar as informações apropriadas referentes ao XML, o que facilita as consultas e controles fiscais;
- De maneira prática, os canhotos eletrônicos podem ser armazenados pelo período necessário (5 anos), o que evita extravio, perda ou incongruências quanto às informações;
- Segurança jurídica a todos os agentes envolvidos nas entregas;
- Eliminar 100% a necessidade de comprovantes físicos de entregas.
Como Funciona o Canhoto Eletrônico?
O objetivo primordial do canhoto eletrônico é simplesmente eliminar a necessidade de comprovantes físicos de entrega, vinculando-se a dois documentos fiscais: CT-e e NF-e.
Quanto ao CT-e, a responsabilidade está ligada à transportadora ou à empresa que assumiu a função de realizar a entrega – dessa forma, com terceirização do serviço de logística. Em relação à NF-e, a responsabilidade é da própria emissora do documento, o que deve ser feito todas as vezes que uma entrega de mercadoria é efetuada com frota própria.
Quando uma entrega é realizada, é aberto um evento para essa confirmação no CT-e, vinculando essa imagem (que pode ser a assinatura digital, uma imagem do documento, entre outras opções).
Esta informação é rapidamente replicada para outras NF-e vinculadas ao CT-e. Quando a entrega acontece, ele é assinado com certificado digital, gerando um arquivo XML que precisa ser arquivado por 5 anos. Este XML vai registrar dados importantes, como data e hora de entrega, assinatura do recebedor, localização, entre outros.
Vantagens do Canhoto Digital
São múltiplos os benefícios de utilizar o canhoto eletrônico. Inclusive, eles têm um impacto positivo muito maior do que se espera, já que reduzem burocracias operacionais e otimizam os índices de lucratividade.
Redução de erros e fraudes
A digitalização é uma grande aliada na prevenção de inconsistência de informações e até mesmo de fraudes que poderiam afetar os processos logísticos e tributários da sua empresa, o que colocaria em risco a credibilidade e geraria penalidades. É preciso lembrar que, além de simplificar as operações logísticas, o canhoto digital também facilita a gestão tributária no dia a dia.
Redução de custos com papel e logística
O canhoto eletrônico evita um excesso de custos operacionais. Isso protege os índices de lucratividade do negócio, torna a empresa mais competitiva e amplia a capacidade de atuar com maior dinamismo na logística. Outro ponto de destaque é a economia de papel que, além de refletir positivamente na redução de custos financeiros, demonstra o compromisso com a preservação dos recursos naturais.
Otimização do tempo e da gestão de documentos
Não é exagero dizer que tempo é dinheiro. Afinal, quando falamos do dia a dia de uma empresa, otimização do tempo significa aumento da produtividade e da lucratividade. Ao contribuir de forma estratégica para a eficiência operacional, o canhoto digital gera uma economia em diversos setores da organização.
Contribuição para a sustentabilidade
O compromisso com o meio ambiente é um dos pontos que mais contam para a credibilidade das empresas. A adoção do canhoto eletrônico é uma ação consistente que demonstra a preocupação dos líderes com relação à preservação dos recursos naturais e redução do uso de papel.
Como implementar o canhoto digital na sua empresa?
O processo de adoção do canhoto eletrônico nas operações diárias não é complicado. Com planejamento e ações direcionadas é possível concretizar essa mudança em curto tempo e usufruir dos resultados positivos. Apontamos 3 aspectos essenciais neste processo:
Avaliação de necessidades e escolha de software adequado
Para elevar a eficiência na sua empresa utilizando o canhoto digital, o ponto de partida é fazer um levantamento das necessidades que precisam ser atendidas no decorrer das operações (principalmente logísticas e tributárias) e escolher um software alinhado a essas necessidades, como é o caso da solução NDD Cargo, reconhecida no mercado brasileiro pela inovação, segurança, rapidez e simplificação.
Treinamento da equipe para o uso do canhoto digital
Os times devem estar bem preparados para lidarem de forma adequada com o uso do canhoto eletrônico, gestão e armazenamento das informações relacionadas à logística, questões tributárias e demais áreas da empresa.
Integração com outros sistemas de gestão e logística
A integração inteligente com outros sistemas já utilizados pela empresa é outro aspecto crucial para agilizar, eliminar rotinas obsoletas e otimizar os processos internos e externos.
FAQ – Principais Dúvidas sobre Canhoto Digital
De maneira simples, aqui você consegue esclarecer as dúvidas frequentes sobre o canhoto eletrônico:
1. O canhoto eletrônico substitui a manifestação do destinatário?
Não. Ainda que tenham finalidades semelhantes, o objetivo do canhoto digital e da manifestação do destinatário são diferentes. O canhoto confirma que a mercadoria foi entregue, enquanto a manifestação do destinatário comprova o recebimento do produto.
2. Qual a diferença entre canhoto físico e canhoto digital?
O canhoto físico é impresso e consiste numa parte destacável da nota fiscal ou DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). O canhoto eletrônico atua como um substituto do canhoto físico, sendo considerado um Comprovante de Entrega Eletrônico (CF-e).
3. O canhoto digital tem validade jurídica?
Sim. Desde que cumpridas as regras quanto à estrutura e conteúdo do canhoto, há validade jurídica.
4. Como o canhoto digital é armazenado?
Todos os canhotos digitais devem ser armazenados em formato XML em softwares de gestão, lembrando que esses documentos eletrônicos devem ser mantidos por até 5 anos.
5. Quais tecnologias são utilizadas no canhoto digital?
A eficiência do canhoto digital é possibilitada pela tecnologia OCR (Optical Character Recognition) que efetua a leitura automática dos dados dos canhotos e converte essa análise rápida em informações digitais.
6. Como funciona o processo de emissão do canhoto digital?
- A pessoa responsável pela entrega apresenta um dispositivo móvel contendo um aplicativo específico para que o recebedor possa assinar o canhoto digitalmente, por biometria, ou ao captar uma imagem do documento;
- O entregador registra uma foto do canhoto assinado;
- Imediatamente, os dados são enviados de forma automática para a SEFAZ, que realizará a validação;
- Após essa validação, o canhoto eletrônico deve ser armazenado no sistema e estar disponível para consultas.
7. O canhoto digital é aceito por órgãos fiscais e regulatórios?
Sim. Por se tratar de um documento com validade jurídica e desenvolvido de maneira a ser um substituto eficaz do canhoto físico, o canhoto eletrônico é aceito pelos órgãos fiscais e regulatórios.
8. É possível integrar o canhoto digital com outros sistemas de gestão?
Sim. Aliás, esta é uma das inovações proporcionadas por um recurso eletrônico, como o canhoto digital.
9. O que fazer se houver falha na captura do canhoto digital?
É preciso que o entregador cancele o CT-e (comprovante de entrega eletrônico). Neste caso, o emissor do CT-e precisa se responsabilizar pelo cancelamento e assinar a mensagem com o arquivo XML com o certificado digital do CNPJ.
Após ver a importância de utilizar o canhoto eletrônico e se adaptar às inovações do mercado, te convidamos para conhecer detalhes da solução NDD Cargo que tem levado as empresas a novos patamares de agilidade e eficácia. Converse com um de nossos especialistas.
