Manutenção preventiva em impressoras não é apenas uma operação corriqueira, mas uma estratégia crucial para que seu outsourcing mantenha um bom índice de lucratividade e opere sempre com eficiência e bons resultados.

Ao adotar constantes cuidados com as impressoras, os provedores conseguem aumentar a eficiência no gerenciamento da base de operações. Além disso, quanto maior a qualidade do serviço oferecido, mais fácil é para as empresas se diferenciarem dos concorrentes, agregando real valor aos seus clientes.

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O que é manutenção preventiva em impressoras?

Quando falamos em manutenção de impressoras, as ações preventivas visam impedir que esses equipamentos apresentem problemas que prejudicam o desempenho operacional. É importante entender que essa manutenção não interfere no funcionamento do parque de impressão e nas rotinas do cliente final, uma vez que as ações são realizadas de maneira ágil e ordenada.

Definição e objetivos principais da manutenção preventiva

Mapeando situações que já aconteceram, ou que ainda podem interferir o desempenho das impressoras, os gestores de outsourcing podem definir um checklist de objetivos com relação à manutenção preventiva, tais como:

• Impedir interrupções repentinas dos equipamentos;
• Identificar consumo excessivo de suprimentos;
• Evitar redução da qualidade de impressão estabelecida;
• Prolongar a vida útil da impressora;
• Elevar a eficiência sistêmica do parque de impressão, etc.

Diferença entre manutenção preventiva e corretiva

Na modalidade preventiva, os cuidados com impressoras são realizados antes que ocorra algum problema ou que o cliente identifique incidentes. Ou seja, ainda que o equipamento esteja em perfeito funcionamento, a fim de evitar possíveis incômodos. Já a modalidade corretiva é efetuada quando a impressora está apresentando um ou mais problemas que precisam ser reparados imediatamente.

Quais são os cuidados da manutenção preventiva em impressoras?

Manutenção de impressoras é uma estratégia que abrange um conjunto de cuidados. O objetivo é atuar em todos os fatores relacionados às condições estruturais do equipamento e também ao desempenho, considerando questões de hardware e software.

Os cuidados preventivos com as impressoras permitem uma melhor performance do parque como um todo, evitando situações que poderiam prejudicar a fluidez operacional que o cliente final almeja ao contratar um outsourcing.

As principais ações que envolvem a realização da manutenção preventiva das impressoras são:

• Troca de dispositivos que estejam em vias de falhar;
• Limpezas de impressora feitas regularmente, evitando a poeira e outras sujidades que podem afetar os componentes internos;
• Inspeção de componentes: filtros, dentes, unidades, rolos, entre outros;
• Ajustes finos na operação conforme o tipo de impressão realizada;
• Atualização de software;
• Substituição de peças desgastadas;
• Verificação do consumo de suprimentos.

Benefícios da manutenção preventiva em impressoras para provedores

É fácil compreender porque cuidar das impressoras de forma contínua e diferenciada é tão importante. Os resultados são:

Redução de custos operacionais

Existe algo melhor (e mais lucrativo) do que solucionar um problema. Sabe o que é? Evitar que ele aconteça. Tente imaginar os custos operacionais desnecessários que poderiam ser evitados ao detectar falhas corretamente, e preventivamente. As ações preventivas impedem custos elevados inerentes às manutenções mais complexas e deslocamentos dos técnicos para reparos emergenciais.

Aumento da satisfação dos clientes

Fluidez operacional é outra vantagem de realizar manutenções preventivas nas impressoras. Este fator, além de proporcionar uma excelente performance para o parque de impressão, torna os clientes satisfeitos com a experiência mais ágil e prestativa do serviço oferecido pelo outsourcing.

Maior produtividade das equipes técnicas

O bom desempenho das impressoras contribui com a produtividade do seu time técnico, já que os colaboradores conseguirão atuar com cronogramas bem planejados no curto e médio prazo. Além disso, há uma redução do estresse relacionado a imprevistos ou emergências no parque de impressão.

Previsão de demandas e planejamento estratégico

Previsibilidade é uma forte aliada de uma gestão eficiente no outsourcing. Quando existe um protocolo funcional e objetivo de manutenções preventivas de impressoras, é possível enriquecer o planejamento estratégico e tomar melhores decisões nas rotinas operacionais.

Melhoria da reputação e retenção de contratos

A qualidade e atenção aos detalhes são pilares de um serviço de excelência, que encanta clientes e faz com que eles se mantenham fiéis ao longo do tempo. A capacidade de evitar problemas também eleva a credibilidade do provedor de outsourcing e gera indicações a potenciais clientes que irão se interessar pelos seus serviços.

Como o NDD Orbix auxilia na manutenção preventiva em impressoras?

Não é por acaso que esta é uma solução de liderança no segmento de outsourcing. Ela foi detalhadamente desenvolvida para proporcionar elevados níveis de eficiência, produtividade e dinamismo às operações dos provedores.

Detecção de falhas proativamente

Para que sua atuação na manutenção preventiva seja proativa, um dos pontos cruciais é uma visualização mais abrangente do que acontece em todos os ambientes de impressão. É exatamente isso que a plataforma NDD Orbix oferece. A combinação de recursos operacionais e tecnológicos avançados possibilita que seus líderes tomem decisões inteligentes em tempo hábil com relação à gestão do parque de impressões.

Perguntas Frequentes sobre Manutenção de Impressoras

Veja agora as principais dúvidas quanto à manutenção preventiva de impressoras:

1. Com que frequência devo realizar a manutenção preventiva nas impressoras?

Em média, 6 meses. Entretanto, este tempo pode ser menor dependendo da complexidade do parque de impressões, características dos equipamentos e resultados das últimas manutenções realizadas.

2. Quais são os principais problemas evitados com a manutenção preventiva?

• Acúmulo de resíduos que prejudicam o desempenho do equipamento;
• Ausência de lubrificação adequada;
• Desperdício de suprimentos;
• Danos sistêmicos em peças e componentes;
• Obstruções de papel;
• Oscilações elétricas;
• Baixo desempenho do equipamento.

3. Quais os pontos essenciais para uma manutenção preventiva?

• Limpezas e lubrificações regulares;
• Atualização de softwares;
• Detalhada investigação de danos estruturais;
• Rápida substituição de peças e componentes desgastados;
• Gerenciamento adequado de suprimentos;
• Aplicação de técnicas de reparo imediato.

4. A manutenção preventiva é mais cara que a corretiva?

Normalmente, não. Por ser planejada e com resultados regularmente monitorados, a manutenção preventiva envolve menos custos que a corretiva.

5. Como saber se a manutenção preventiva está funcionando?

Por meio do monitoramento dos resultados que pode ser realizado com base em relatórios gerenciais.

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