Conozca los mitos que hay que superar a la hora de ofrecer el servicio a los clientes finales y las preocupaciones iniciales de la ejecución del proyecto.
Si el mercado de la digitalización de documentos es muy prometedor, como demuestran las investigaciones citadas en este artículo, es necesario superar las barreras para desplegar, de hecho, estas soluciones. Algunas de ellas están relacionadas con los procesos y las necesidades reales de la empresa, mientras que otras se refieren a mitos y escenarios no comprendidos por los clientes finales.
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Como argumento de venta y comprensión del cliente, es necesario arrojar luz sobre algunas cuestiones:
- Un proyecto sencillo de ejecutar – Como los escáneres han sido una parte rutinaria del lugar de trabajo durante años, muchas empresas piensan que basta con pulsar un botón para que toda la estructura esté en marcha. No podrían estar más equivocados. Como en otros tipos de outsourcing, la planificación es fundamental, al igual que el plazo de ejecución: semanas e incluso meses.
- Es un proyecto caro – Algunos lo creen, debido a su simplicidad, pero este argumento se desmonta rápidamente al explicar cómo funciona la digitalización de documentos y los beneficios: aumento de la productividad, más seguridad de los documentos, organización al flujo de procesos corporativos e integración con diferentes sistemas – lo que, en la práctica, significa reducción de costes.
- Flujo de procesos definido – Antes de adquirir una solución, los clientes deben centrar su atención en sus propios procesos internos. Son ellos los que deben entender qué documentos deben ser digitalizados. En general, los contratos de outsourcings para la digitalización de archivos se basan en proyectos específicos y es el cliente quien debe entender sus exigencias.
- Seguridad – Los que piensan que los documentos físicos son más seguros que los digitales se equivocan. Una empresa está sujeta a incendios, problemas con tormentas y vendavales, que pueden afectar a los registros. Si la preocupación es la seguridad, la digitalización de documentos puede considerar la inserción de criptografía o contraseñas para acceder a la información. Esto es una necesidad, más aún con la legislación de datos vigente en los países.
Consejos para aplicar la digitalización de documentos
Tanto para los proveedores de outsourcing como para los clientes finales, es necesario tomar varias precauciones antes de definir la implantación de un servicio de digitalización de documentos. Al contratar un outsourcing, la empresa obtiene las ventajas de contar con un equipo especializado en el segmento, además de los costes fijos mensuales y el hecho de no tener que comprar equipos.
He aquí algunos consejos importantes para la realización de estos proyectos:
1 – Planificación – Depende del outsourcing entender las necesidades del cliente final y diseñar un alcance del proyecto que satisfaga las exigencias, como el cumplimiento de la legislación, la seguridad en el almacenamiento y los criterios de los archivos a digitalizar. En general, se trata de una solución que implica a toda la empresa y que debe ser comunicada y aclarada a todos.
2 – Entender el negocio – Es necesario conocer el volumen de documentos para diseñar un proyecto. Muchas empresas no conocen estas cifras, lo que cambia la percepción del tiempo que se va a invertir. En consonancia con los departamentos de cumplimiento, legal y fiscal, entre otros, entender su negocio, establecer los documentos que deben ser archivados y cuántas copias.
3 – Definir procesos para preparar los documentos – Quitar grapas, comprobar si las páginas están en el mismo sentido, si los archivos están en orden… Parece un consejo ingenuo, pero marcará la diferencia en el resultado final. También es importante establecer cuáles serán las normas para el archivo físico y la destrucción de documentos.
4 – Formato de guardado – Estos documentos pueden guardarse en varias extensiones: PDF, TIFF y JPEG. En colaboración con el outsourcing, piense qué formato es el más adecuado para su empresa.
Cabe recordar que la reducción del uso del papel en las oficinas está alineada tanto con la transformación digital que buscan las empresas como con la preocupación medioambiental y la búsqueda de una oficina sin papel.
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