El papel del outsourcing de impresión es ayudar a establecer una buena gestión de los documentos y de los insumos, lo que beneficia a ambas partes implicadas en el contrato.
No es ningún secreto que una empresa que contrata un outsourcing de impresión busca el ahorro. Y, aunque el objetivo no es sólo contener los recursos, la idea es optimizar el uso de los insumos y dispositivos. Dentro de esta realidad, una de las funciones del outsourcing de impresión puede ser la de ayudar al cliente a establecer reglas para la impresión, según intereses y propósitos específicos.
Desde el punto de vista empresarial, es interesante tener un cliente que presente un buen volumen de impresiones. Sin embargo, al mismo tiempo que generan más ingresos, estos contratos también suponen más costes, siguiendo una lógica sencilla: a más impresiones, mayor necesidad de insumos, lo que revierte en más costes para el servicio de impresión.
Ante esta realidad, ofrecer un modelo de optimización de los entornos de impresión puede generar beneficios tanto para el proveedor del outsourcing de impresión como para el cliente final.
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¿Por qué crear reglas de impresión?
La gestión de la impresión es el mecanismo utilizado para crear un historial de impresión y comprender las necesidades de la empresa y el comportamiento de su personal. A partir de la comprensión de esta lógica, es posible establecer reglas de impresión basadas en numerosos parámetros.
Este control debe seguir el cuidado, incluyendo la garantía de la seguridad y la trazabilidad de la información – en el borde, los datos de acceso, la hora, la fecha, el código para el seguimiento se imprimen.
Estas son algunas posibilidades de reglas de impresión personalizables para los clientes:
Concienciar a los usuarios para que utilicen el modo económico de las impresoras – Como hemos mencionado, incluso el cliente final que pretende tercerizar el outsourcing, única y exclusivamente para centrarse en su negocio principal puede beneficiarse de esta atención.
Es posible proporcionar equipos para uso interno (más económicos) o externo (con más calidad). Pero este cuidado y funcionamiento depende de la creación de reglas de impresión y de la difusión de información relevante para ello, a través del departamento de marketing o comunicación.
Convertir automáticamente las impresiones en mono o dúplex – Para los documentos utilizados en el interior, el uso de la impresión a doble cara puede optimizar el uso del papel. Al igual que se pueden estipular dispositivos para uso en interiores, lo mismo se puede hacer en este caso.
La conversión puede ser automática por numerosos parámetros, además del remitente: día, hora, color y tamaño del archivo.
Restricción de la impresión – Al entender cómo se ha utilizado la impresión en su negocio, puede establecer una regla que incluya restricciones o un límite por persona o departamento.
Dado que la recuperación de documentos puede requerir el uso de una contraseña, un PIN o la tarjeta de identificación, resulta sencillo determinar qué personal o sectores necesitan una mayor atención en este sentido.
Limitación de funciones – la mayoría de los dispositivos imprimen, escanean o hacen copias. Puede crear reglas que limiten o impidan el uso de determinadas funciones de la impresora. Se trata de un mecanismo de control establecido por reglas de impresión.
¿Su empresa está interesada en optimizar el uso de los insumos? Ayudar al cliente a establecer reglas claras para la gestión de la impresión y el manejo de los documentos es un camino beneficioso para ambas partes implicadas en el contrato.
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