Las cuatro visiones del control para una gestión eficaz

marzo 14, 2022
Dos personas mirando a una computadora en una oficina

Los pilares para los proveedores son la supervisión de eventos, el control de suministros, la gestión de inventarios y la eficiencia de los contadores.

La gestión eficaz de impresión por parte de un proveedor depende de cuatro pilares: la supervisión de los eventos, el control de los suministros, la gestión del inventario y la eficiencia del contador. Son la base para poder gestionar a cada cliente de forma individual, al tiempo que se dispone de datos sobre la empresa en su conjunto.

En este artículo, abordaremos estos cuatro aspectos en detalle:

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1 – Supervisión de eventos

Desde el punto de vista del cliente, el aspecto más importante del servicio de impresión es garantizar el pleno funcionamiento de los dispositivos y sus sistemas. En este contexto, el seguimiento de los acontecimientos gana protagonismo, aunque está directamente relacionado con los temas posteriores.

Básicamente, esta actitud consiste en supervisar el progreso de las impresiones e identificar posibles problemas o dificultades, ya sean relacionados con el hardware o con el sistema. Imagina que llegas a tu oficina por la mañana y te das cuenta de que uno de los dispositivos, por una razón inesperada, ha dejado de contabilizar las impresiones y está inoperativo para el cliente. Esto se notará a través de la supervisión de eventos.

De este modo, el proveedor aumenta las posibilidades de mantener al cliente satisfecho y, al mismo tiempo, optimiza su servicio, ya que los eventuales fallos se resuelven de forma rápida y proactiva.

2 – Control de los suministros

Los suministros pueden representar hasta el 40% del coste total de un contrato. Ser eficiente en este ámbito no solo beneficia al cliente, sino que puede hacer que un acuerdo sea mucho más productivo. Y lo que es más importante: sin alterar los resultados ofrecidos al cliente final, algo fundamental en un negocio que requiere confianza entre las organizaciones implicadas, incluso para definir las políticas de impresión.

Con la monitorización del suministro, el proveedor obtiene numerosas ventajas, como la identificación automática de las reposiciones; el seguimiento del suministro en uso, con identificación de los cambios prematuros; la programación y planificación del mantenimiento, optimizando la cadena logística. En este artículo del blog abordamos específicamente este tema.

3 – Gestión de las existencias

La gestión de las existencias está directamente relacionada con el control de los suministros: cuanto mayor sea la eficiencia en el uso de los dispositivos, menor será la inversión en existencias. De esta manera, la empresa disminuye la necesidad de aplicar recursos, haciendo más inteligente su flujo de caja con el ajuste inteligente de la cantidad que debe comprar para abastecer a sus clientes.

Es sabido que los tóneres tienen un coste representativo para las empresas y, cuanto más eficiente sea esta gestión de stocks, mejores serán los resultados financieros, siempre con el concepto de ofrecer el mejor servicio posible al cliente, buscando su fidelidad y el mantenimiento de los contratos. Además, con el historial, es posible mantener las existencias, optimizando también el coste logístico.

4 – Eficiencia del contador

Los tres puntos anteriores dependen de la capacidad del proveedor para controlar un parque de impresión, ya sea centralizado o repartido en un contexto de oficina doméstica. Por lo tanto, es importante garantizar que el 100% de las impresiones que pasan por el sistema sean supervisadas, independientemente de la forma, con agentes en las estaciones, contadores instalados en las impresoras o vigilancia del sistema operativo.

Es la asertividad de esta información la que lleva al proveedor a tener éxito en sus tareas y a aumentar los resultados ofrecidos a los clientes sin aumentar sus costes. Cada parque de impresión y cada cliente tiene sus propias peculiaridades, lo que requiere versatilidad por parte del proveedor, algo que se puede conseguir con el uso del NDD Print MPS.

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