La necesidad de una visión remota en un outsourcing de impresión

abril 27, 2021
Empleados en un PC, hacendo el monitoreo

En el actual contexto de pandemia, la capacidad de gestionar a distancia los dispositivos, incluso los contadores de impresión, es fundamental para el cumplimiento de los contratos.

La pandemia trajo un nuevo escenario no sólo en la relación entre las empresas y sus empleados, sino también entre los proveedores. La transformación digital exigía encontrar la manera de que las soluciones siguieran siendo operativas, especialmente en el mantenimiento de los suministros. Para reducir las posibilidades de contagio con Covid-19, se limitó el acceso a los espacios físicos.

En este contexto, un proveedor de outsourcing de impresión necesita disponer de funcionalidades remotas que permitan controlar el volumen de impresión (normalmente establecido en contrato) y gestionar el uso y el cuidado de los dispositivos, así como sus suministros.

En este sentido, los proveedores outsourcing de impresión de subcontratación necesitan incluir contadores para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el contrato. Con la limitación de las relaciones cara a cara, este recuento se ha hecho difícil para muchos proveedores que no disponen de soluciones tecnológicamente más avanzadas en línea con las tendencias actuales.

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Cómo hacer el recuento a distancia

Al adoptar un Managed Print Services (MPS), los outsourcing obtienen una gran cantidad de opciones de funcionalidad. La gestión de todos los dispositivos utilizados para imprimir, con el control y la supervisión del flujo, así como el seguimiento de los suministros, los eventos, el inventario y la logística.

Estos sistemas pueden supervisarse a distancia, creando un ciclo que beneficia tanto al proveedor de equipos y suministros como al cliente final. Además, la centralización de esta información en un sistema de gestión específico permite optimizar la planificación de la impresión, el uso de los toners, entre otros muchos puntos.

Círculo virtuoso

Un MPS crea un círculo virtuoso de gestión de dispositivos, abriendo la posibilidad de emitir informes personalizados en varios formatos (analíticos y gráficos), además de otras ventajas, como:

Reducción del uso de suministros: Los sistemas toleran el control del uso de suministros. Se pueden establecer parámetros claros de uso del tóner.

Disminución de los envíos: Ya sea en medio de una pandemia o no, optimizar el envío de suministros es beneficioso porque reduce los costes y hace que este proceso sea más eficiente.

Alertas de cambio: los dispositivos y sistemas avisan de un posible cambio, con envíos predictivos de mantenimiento o suministros.

Procesos automatizados: Se crea un flujo de procesos automatizado que beneficia a los outsourcing de impresión y a los clientes finales al reducir las intervenciones manuales, incluidos los contadores de impresión, garantizando el cumplimiento de los contratos, reduciendo el desplazamiento de personas y la pérdida de recursos.

Gestión remota y proactiva: Este seguimiento se realiza a distancia, en consonancia tanto con el contexto actual de pandemia como con la posibilidad de que haya más personas trabajando en modelos híbridos o de oficina en casa.

La inversión en tecnologías beneficia a todos los implicados en outsourcing de impresión.

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