Las soluciones deben centrarse en recoger sólo la información necesaria para la gestión, garantizando la privacidad de los documentos, incluso del propio proveedor de outsourcing.
Una de las mayores preocupaciones de las empresas a la hora de contratar un MPS (Managed Print Services) es la relativa a la seguridad de los datos. Un estudio de Quocirca mostró que el 72% de las empresas están preocupadas por las brechas de seguridad y el 77% ha aumentado sus inversiones en seguridad de impresión.
Para muchos clientes, la contratación de las soluciones ofrecidas por los outsourcing es la garantía de que será posible superar los problemas de seguridad que, de forma aislada, no tendrían los recursos o la tecnología para hacerlo.
Cuando hablamos de seguridad, no sólo se trata de asegurar una impresión fiable garantizando que sólo la persona que la envía retira los documentos de las estanterías. El objetivo es garantizar la privacidad de la información, incluida la del propio proveedor de outsourcing.
Al buscar una solución que garantice la gestión de dispositivos e impresoras, el cliente debe centrarse también en la seguridad de los datos desde esta perspectiva: ¿se podrá acceder a los datos de los documentos con esta solución?
Es evidente que la plataforma debe recoger datos importantes que permitan la gestión en su conjunto. En este contexto, es necesario recopilar información sobre quién envió el documento, el volumen de páginas, dónde y cuándo se imprimieron, entre otros, incluso para permitir una toma de decisiones inteligente. Los datos del documento, sin embargo, deben permanecer intactos.
Tipos de metadatos
De la aplicación – Es el tipo de registro que permite seguir la información introducida por los usuarios, como los comentarios y los cambios.
Sistema – Estos registros contienen el nombre del autor y del documento y el tamaño de los archivos, así como cualquier cambio, pero no acceden completamente a ellos.
Incrustado – Relacionado con fórmulas en hojas de cálculo, hipervínculos o archivos asociados, que también permiten vislumbrar el contenido creado.
En el caso de NDD Print, sólo se recogen los metadatos relativos al sistema, lo que garantiza la confidencialidad de la información. Es decir, sólo se registran los datos necesarios para gestionar los dispositivos y la impresión.
Infraestructura de seguridad
Con la reciente legislación sobre seguridad de datos aprobada en numerosos países o continentes, las empresas están asumiendo más responsabilidad por las fugas de información. El hecho de que NDD Print no recoja ningún dato documental confidencial es una garantía de seguridad para los proveedores de outsourcing y sus clientes, aunque a veces no se les pueda responsabilizar legalmente.
Si se recogieran los metadatos de la aplicación o los metadatos incrustados, sería posible recuperar la información impresa. En general, uno de los argumentos es que la protección pasa por la codificación. Por ello, aspectos como la escalabilidad o la velocidad de los sistemas se ven afectados en su rendimiento.
En este sentido, es necesario conseguir la combinación ideal entre hardware y software que ofrezca seguridad, funcionalidad y viabilidad para la operación, tanto desde el punto de vista del proveedor de outsourcing como del cliente. Además, la propia experiencia de un MPS ayuda a la organización a garantizar la seguridad en una de las áreas más difíciles: las personas.
La investigación de Quocirca indica que el 32% de los incidentes de seguridad notificados fueron causados por usuarios internos. En este sentido, merece la pena centrarse en la creación de un flujo de trabajo que proteja la privacidad de los datos, como la liberación segura de la impresión, pero también tomar otras precauciones, como la protección de los metadatos.
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