Un rastreo eficaz es la base del buen funcionamiento de un servicio administrado de impresión tanto para el cliente final como para el propio proveedor.
Uno de los secretos del éxito de un servicio de outsourcing de impresión es que la contabilización de páginas se lleve a cabo correctamente. Aunque la innovación y el desarrollo de nuevas funcionalidades están siempre en el punto de mira, la premisa principal del servicio es la capacidad de controlar el uso de los dispositivos y sus recursos, lo que beneficia tanto a un servicio administrado de impresión como a sus clientes.
La monitorización de agentes es una funcionalidad que ayuda a controlar el origen de cada impresión, en qué dispositivo se ha realizado y quién ha sido el responsable del pedido, así como otros detalles. Esto adquiere mayor relevancia en un momento en el que aumenta la estructura de las empresas para el trabajo en casa o híbrido en el mercado de impresión.
Esta visibilidad será decisiva tanto para el proveedor (que aumenta su capacidad para predecir la necesidad de reponer suministros y realizar el mantenimiento, entre otras atribuciones) como para el cliente final (que cuenta con datos actualizados y precisos para tomar decisiones sobre su política de impresión, incluidas las relacionadas con el impacto medioambiental).
Es a través de la contabilización como se determina, cuantifica y rastrea cualquier desperdicio, indicando los departamentos, proyectos, centros de coste o personas responsables. Al mismo tiempo, también ofrece a los usuarios la posibilidad de realizar un rastreo de su historial de impresión, basado en informes, cuadros de mando y otros tipos de atención, lo que proporciona a los gestores una visión general, incluso de los suministros.
¿Cuáles son los tipos de contabilización?
Existen dos tipos de contabilización que pueden integrar un software de gestión de impresión: de manera física o lógica por spool (o bobina); en el caso de la física, puede dividirse en embedded o directa. Vea lo qué significa cada uno y cómo pueden integrarse en su empresa, incluso para ayudar a determinar las políticas de impresión.
Contabilización física embedded – Cuando los agentes de monitorización se instalan en el propio equipo (tanto ordenadores como impresoras), garantizan el rastreo y la recogida de información del trabajo realizado, enviando información al sistema.
Contabilización física directa – Se realiza una comunicación directa con la impresora – normalmente se necesita una instalación en el servidor del cliente, que se utilizará para pasar los datos al sistema.
Contabilización lógica de spool – La contabilización y el rastreo se realizan utilizando la información del archivo de spool del sistema operativo. También conocido como spooler, es la cola de impresión almacenada en la memoria del ordenador, que indica los documentos que se han enviado a la impresora.
¿Cuál es la necesidad de la diversidad en contabilización?
Dependiendo del entorno de impresión, puede ser necesario más de uno de estos modelos de contabilización, especialmente si hay impresoras locales para usuarios específicos, o si las impresoras están en las oficinas domésticas o en el trabajo híbrido. En muchos casos, puede ser la única manera de obtener una visión completa de los trabajos de impresión en su conjunto en una empresa, lo que facilita su gestión.
La planificación de un outsourcing de impresión debe tener en cuenta todas las variables del entorno del cliente y sus necesidades. En este sentido, la suma de la contabilización física y lógica por spool garantiza el seguimiento de diversas variables: cantidad, color o blanco y negro, tipo de equipo, puesto de trabajo, centro de costes, proyecto o cuenta.
Sin embargo, independientemente de la manera utilizada, el cliente – y el propio proveedor – tendrán acceso a la información. Esto permite el análisis necesario por ambas partes implicadas.
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