Revisión: Empieza el 2022 con buen pie según la retrospectiva de la gestión de impresión

enero 11, 2022

Enumeramos seis aspectos que marcaron el año 2021 y que pueden incluirse en la planificación de 2022.

Observar lo sucedido durante 2021 puede ser una forma importante de empezar 2022 con buen pie. Muchas de las características y tendencias observadas continuarán en el próximo año y, si no es posible aplicarlas inmediatamente, deben incluirse en la planificación del año.

Vea algunos de los puntos que se destacaron este año:

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1) Oficina en casa / trabajo híbrido

A pesar del aumento de las tasas de vacunación, muchas empresas han optado por mantener a los empleados en la oficina en casa o en el trabajo híbrido. Una encuesta de PWC demostró que este modelo es algo más que una tendencia: se espera que el 83% de las empresas mantenga este acuerdo en el futuro. Si está interesado en hacer el outsourcing de otros dispositivos, descubra más en este artículo.

Si las imprentas tradicionales son cada vez menos relevantes, esto no significa que el outsourcing (servicio administrado de impresión) haya perdido fuerza. Al contrario. Existe la posibilidad de que las empresas estén interesadas en equipos con un perfil diferente para su uso en los hogares, lo que abre oportunidades para los proveedores.

2) Supervisión de agentes

¿Cómo se podrán supervisar las impresoras repartidas por los domicilios de los empleados? Este es precisamente el objetivo de la función de supervisión de los agentes. Permite seguir el rendimiento de cada equipo, anticipando un posible mantenimiento, facilitando el intercambio de suministros y proporcionando subsidios (a partir de la recopilación de registros) para que el proveedor tome decisiones inteligentes.

Sus ventajas son: el acceso y las configuraciones remotas; el desplazamiento de los empleados de forma inteligente, reduciendo los movimientos innecesarios; el incremento del servicio, con una actuación proactiva; y la garantía de la seguridad de los datos, tema que trataremos en el siguiente artículo.

3) Fatiga del Zoom

Documentos totalmente digitalizados y reuniones virtuales: un sueño, ¿verdad? No necesariamente. Muchos empleados demostraron fatiga por realizar todas sus actividades en sus dispositivos, lo que les llevó a imprimir más, según una encuesta de Quocirca.

Los mismos encuestados afirmaron sentirse más productivos en casa, pero imprimir documentos era una forma de reducir la «fatiga». Esta necesidad de tener documentos a mano se ganó un nombre: Fatiga de Zoom, en alusión a una de las plataformas para realizar reuniones virtuales.

4) Seguridad de los datos

Con la red de empleados extendida, una de las preocupaciones de las empresas recae en la seguridad de los datos, especialmente con la promulgación de leyes específicas sobre el tema en muchos países. Además de la tecnología, los proveedores también deben centrarse en la educación de los clientes y empleados para reducir el riesgo de fallos.

No es de extrañar que una de las exigencias de los clientes y una de las necesidades del mercado de la impresión sea garantizar la privacidad de la información que pasa por las impresoras, incluida la que está en los hogares de los empleados. No hay que olvidar los metadatos, como explicamos en este artículo.

5) Liberación segura de la impresión

Esta funcionalidad es importante porque evita que la información confidencial se pierda en las bandejas de la impresora. En la práctica, cuando un empleado envía un documento a imprimir, este queda retenido en una cola, a la espera de ser liberado para su impresión.

Esta autorización puede darse de varias maneras, incluso a través de un smartphone o una tarjeta de identificación, sin necesidad de tocar el dispositivo. Pero también es posible autorizar a través de una contraseña, un PIN o incluso la biometría.

6) Software como servicio (SaaS)

Todos los temas anteriores van mucho más allá de ofrecer dispositivos para imprimir, ya sea en un entorno de impresión corporativo o en dispositivos dispersos en los hogares de los empleados. Es una necesidad ofrecer y tener el control en una oferta de servicios completamente descentralizada. Y lo mejor: se puede escalar, sirviendo a empresas de diferentes tamaños a un coste asequible.

Con SaaS, opciones como el establecimiento de reglas de impresión específicas se vuelven más sencillas y fácilmente aplicables, incluso con personalizaciones dentro de la propia corporación.

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