¿Qué es la captura eficiente de documentos?

agosto 12, 2021

En la búsqueda de la transformación digital, las empresas deben invertir en herramientas que simplifiquen el escaneo de documentos, incluyendo aplicaciones funcionales y sencillas en los smartphones.

Se prevé que el segmento de la digitalización crezca un 4% anual hasta 2024, como mostramos en este artículo. Pero parte del éxito de esta expansión depende de la capacidad de las empresas de aplicar con éxito estrategias para capturar documentos de forma eficiente y reducir la necesidad de información impresa.

Encontrar formas de simplificar esta tarea para los clientes finales será un reto para los proveedores de outsourcing. La creación de flujos de trabajo complejos y lentos puede dificultar la aplicación de estas soluciones en el día a día de la empresa, lo que hace que se busquen otras plataformas o incluso se renuncie a un esfuerzo intrincado.

En este contexto, el enfoque de los proveedores de outsourcing debe ser facilitar la captura de documentos, lo que beneficia a la productividad de la empresa en su conjunto, al tiempo que reduce la posibilidad de quejas o barreras a una implementación entre los empleados.

Al fin y al cabo, a nadie le gustaría incluir en sus actividades cotidianas un proceso que es largo, difícil y que requiere reajustes.

Es bien sabido que la transformación digital depende de tres factores: procesos bien definidos, un producto que permita su aplicación y personas comprometidas. En el caso de la captura de documentos, es necesario pensar de antemano en estos tres pasos, especialmente en el flujo de trabajo adecuado y en una solución que realmente resuelva el problema.

>> Descubra cómo NDD Shift puede simplificar la captura de documentos en una empresa. Conéctese y obtenga más información

¿Cómo hacerlo?

En una política de transformación digital de muchas empresas y en un contexto de home office o trabajo híbrido, el primer paso es ir más allá de las impresoras o escáneres presentes en las oficinas.

Una de las formas es apoyarse en soluciones móviles que ayuden en esta tarea, aunque parte de los empleados sigan en un entorno de trabajo remoto. De este modo, es posible garantizar el funcionamiento de la estrategia de escaneo con una captura de documentos sencilla y rápida, que puede realizarse a través de la aplicación del smartphone.

Una de las ventajas del entorno móvil es su facilidad de uso intuitiva y sencilla: con la cámara del smartphone, los archivos se pueden ajustar de forma sencilla y rápida. Además, se guardan en las carpetas correctas de forma automática, según lo estipulado previamente por el gestor.

Con este cuidado, la digitalización de documentos ya no se convierte en un proceso largo y complejo. Al mismo tiempo, facilita la búsqueda de los archivos que necesita, ya sea una factura o un contrato con un proveedor.

Flujos predefinidos

Para los gestores, una de las ventajas que debe existir es la creación de flujos predefinidos. Los empleados de un determinado sector realizarán siempre escaneos que se guardarán automáticamente en lugares predeterminados. Con este cuidado, se garantiza que la información no se pierda, evitando que la empresa tenga que recurrir a documentos físicos.

Si un empleado tiene más de una opción de presentación, la propia aplicación permite esta elección en el momento de la digitalización. Esta posibilidad existe tanto en el smartphone como en los dispositivos de las oficinas físicas.

Y además de estas ventajas, un escaneado sencillo y eficaz da más tranquilidad a los empleados en cuanto al cumplimiento de las normas de impresión.

¿Quiere saber cómo puede beneficiar a su empresa la aplicación de una política de digitalización y unas normas de impresión bien definidas? Hable con uno de nuestros expertos para saber más sobre el Turno NDD

¿GUSTÓ? COMPARTE CON OTRAS PERSONAS

Compartir en facebook
Compartir en twitter
Compartir en linkedin
Compartir en pinterest
Compartir en whatsapp

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Receba conteúdos exclusivos!

Queremos saber quais são seus interesses.
Cadastre-se, é rápido e fácil!




    Eu aceito a Política de Privacidade

    Mostrar Aviso

    O que você está procurando?

    Suporte

    Para acessar escolha uma das soluções

    Caso você precise de ajuda ou tenha alguma dúvida, basta acessar o suporte!

    Telegram

    Com que você deseja falar?

    ¿Qué busca?

    Soporte

    Para acceder seleccione una de las soluciones

    En caso de que necesite ayuda o tenga alguna pregunta, simplemente acceda al soporte.