En la búsqueda de la transformación digital, las empresas deben invertir en herramientas que simplifiquen el escaneo de documentos, incluyendo aplicaciones funcionales y sencillas en los smartphones.
Se prevé que el segmento de la digitalización crezca un 4% anual hasta 2024, como mostramos en este artículo. Pero parte del éxito de esta expansión depende de la capacidad de las empresas de aplicar con éxito estrategias para capturar documentos de forma eficiente y reducir la necesidad de información impresa.
Encontrar formas de simplificar esta tarea para los clientes finales será un reto para los proveedores de outsourcing. La creación de flujos de trabajo complejos y lentos puede dificultar la aplicación de estas soluciones en el día a día de la empresa, lo que hace que se busquen otras plataformas o incluso se renuncie a un esfuerzo intrincado.
En este contexto, el enfoque de los proveedores de outsourcing debe ser facilitar la captura de documentos, lo que beneficia a la productividad de la empresa en su conjunto, al tiempo que reduce la posibilidad de quejas o barreras a una implementación entre los empleados.
Al fin y al cabo, a nadie le gustaría incluir en sus actividades cotidianas un proceso que es largo, difícil y que requiere reajustes.
Es bien sabido que la transformación digital depende de tres factores: procesos bien definidos, un producto que permita su aplicación y personas comprometidas. En el caso de la captura de documentos, es necesario pensar de antemano en estos tres pasos, especialmente en el flujo de trabajo adecuado y en una solución que realmente resuelva el problema.
¿Cómo hacerlo?
En una política de transformación digital de muchas empresas y en un contexto de home office o trabajo híbrido, el primer paso es ir más allá de las impresoras o escáneres presentes en las oficinas.
Una de las formas es apoyarse en soluciones móviles que ayuden en esta tarea, aunque parte de los empleados sigan en un entorno de trabajo remoto. De este modo, es posible garantizar el funcionamiento de la estrategia de escaneo con una captura de documentos sencilla y rápida, que puede realizarse a través de la aplicación del smartphone.
Una de las ventajas del entorno móvil es su facilidad de uso intuitiva y sencilla: con la cámara del smartphone, los archivos se pueden ajustar de forma sencilla y rápida. Además, se guardan en las carpetas correctas de forma automática, según lo estipulado previamente por el gestor.
Con este cuidado, la digitalización de documentos ya no se convierte en un proceso largo y complejo. Al mismo tiempo, facilita la búsqueda de los archivos que necesita, ya sea una factura o un contrato con un proveedor.
Flujos predefinidos
Para los gestores, una de las ventajas que debe existir es la creación de flujos predefinidos. Los empleados de un determinado sector realizarán siempre escaneos que se guardarán automáticamente en lugares predeterminados. Con este cuidado, se garantiza que la información no se pierda, evitando que la empresa tenga que recurrir a documentos físicos.
Si un empleado tiene más de una opción de presentación, la propia aplicación permite esta elección en el momento de la digitalización. Esta posibilidad existe tanto en el smartphone como en los dispositivos de las oficinas físicas.
Y además de estas ventajas, un escaneado sencillo y eficaz da más tranquilidad a los empleados en cuanto al cumplimiento de las normas de impresión.
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