En el universo de la tecnología y los dispositivos, los problemas van a suceder: la forma de afrontar esta situación puede ser un factor importante para destacar en el mercado de impresión.
Al dominar las mejores prácticas para monitorear las impresoras, los proveedores aumentan la posibilidad de ofrecer un mejor servicio a los clientes. La aplicación de la tecnología, el control de los eventos y una cuidadosa contabilidad permiten que el área técnica del proveedor actúe de forma más inteligente, dando al cliente una impresión positiva del servicio de outsourcing de impresión.
Existe un acuerdo formal y tácito cuando se habla de impresión: el proveedor garantiza el funcionamiento de las impresoras al cliente final, que puede dedicarse a su negocio principal sin preocupaciones. En otras palabras: cuando se necesitan las impresoras, el cliente quiere que funcionen sin interrupción.
Por supuesto, en el mundo de la tecnología y los dispositivos, los problemas se producen. La diferencia radica en cómo el outsourcing de impresión gestionará la situación: ¿esperará a una llamada del cliente o actuará de forma proactiva?
La forma de afrontar las incidencias es un factor importante para destacar en el mercado de impresión. Este cuidado revertirá en más beneficios para su área técnica, que podrá trabajar de forma más planificada, evitando resoluciones urgentes y clientes insatisfechos.
¿Cuáles son los tipos de eventos?
Básicamente, un monitoreo eficaz, además de proporcionar información para reducir los costes y permitir la elaboración de informes, debe vigilar los eventos generados en un entorno de impresión. Pueden dividirse en tres grupos distintos:
- Eventos del sistema – Resultan del propio procesamiento del sistema, como NDD Print MPS.
- Eventos básicos de la impresora: surgen de situaciones que ocurren directamente en las impresoras que tienen un sistema de supervisión que valida y procesa los datos.
- Eventos avanzados de la Impresora – Son eventos generados por la impresora y profundizan en los errores y situaciones que pueden ocurrir.
Los eventos del sistema son los menos importantes de esta lista, ya que el NDD tiene un historial en este sector, y el proveedor debe centrarse en los relacionados con las impresoras y los avanzados. Un monitoreo eficaz permite el área de impresión actuar de forma inteligente y proactiva en los problemas que afectan al rendimiento del dispositivo, como por ejemplo:
– Atascos de papel – A veces se producen atascos de papel. Pero si son recurrentes, exigen una observación por parte de los técnicos antes de que el cliente quede insatisfecho por las molestias.
– No hay bandeja – Este es un mensaje común: un error que indica que la bandeja no está conectada a la máquina, lo que requiere la presencia de un especialista para resolver el problema.
– Sin papel – En el caso del suministro de papel, es posible que esta situación indique dos vías: la impresión está por encima de la media prevista o el espacio disponible no soporta el volumen de impresiones de los clientes. En este caso, es posible pensar en soluciones, como instalar un segundo cajón o cambiar el equipo por uno de mayor capacidad.
– Impresoras inactivas – Los dispositivos inactivos suponen más costes (energía) y pueden generar problemas para el outsourcing de impresión, ya que suelen requerir más mantenimiento cuando se activan. En este caso, esta observación es importante, incluso para hacer reajustes para satisfacer las necesidades del cliente.
– Impresora “desaparecida” – A veces se produce un problema en la red que hace que el dispositivo no sea accesible. Esta corrección debe hacerse urgentemente.
Evitar las llamadas de apertura
Si se detecta alguna de estas situaciones, el proveedor de impresión puede programar, notificar al cliente y realizar el mantenimiento necesario antes de abrir una llamada. No es raro que muchos clientes de proveedores de outsourcing crean que este tipo de fallos son normales y no se pueden arreglar. Su papel como proveedor es mostrarles exactamente lo contrario.
En una relación de confianza como la que existe entre los proveedores y sus clientes, las acciones proactivas serán vistas con buenos ojos en una eventual renovación del contrato.
Además, el trabajo de su equipo se vuelve más asertivo, ya que el cliente no está insatisfecho por algún fallo que perturbe su rutina de trabajo. De este modo, el responsable del área de mantenimiento puede trabajar con más tranquilidad, sin necesidad de operar en reparaciones urgentes.
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