Hemos enumerado 4 mecanismos que pueden hacer que un contrato sea más rentable para los proveedores sin afectar a la vida cotidiana de los clientes. Conozca las alternativas para reducir costes en el mercado de impresión.
Un proveedor de impresión debe ser capaz de equilibrar la balanza entre los costes y la calidad del servicio ofrecido. Si se inclina por lo primero, en muchos casos resulta difícil seguir siendo competitivo; por otro lado, cortar el servicio puede dificultar la renovación de los contratos e interferir en el rendimiento de la organización a largo plazo.
El reto para un proveedor de impresión es encontrar alternativas para alcanzar ese término medio en el que los costes de cada contrato no superen los límites previstos en el presupuesto, mientras que el servicio prestado se adecue a las necesidades del cliente.
En este contexto, algunas posibilidades están directamente relacionadas con soluciones especializadas, pero muchos de los cambios residen en la forma en que el proveedor se relaciona con el cliente. Conozca más abajo:
1. Optimizar los costes de tóner
El tóner representa la gestión del suministro porque es el artículo más caro para un proveedor de impresión. Por eso, conseguir una mayor eficiencia con este insumo es una señal de éxito para todos los implicados: el proveedor es capaz de reducir costes sin afectar a la rutina de su cliente.
Como hemos mostrado en este artículo, los suministros pueden suponer el 40% del coste total de un contrato, incluyendo recursos humanos, tecnología, logística y otros. En este sentido, una solución como EcoToner permite reducir la tonalidad de las impresiones, sin afectar la calidad y la legibilidad, pero optimizando el uso de este insumo. Otras soluciones adoptadas por los clientes son la aplicación de políticas y cuotas de impresión.
2. Mejora de la planificación logística
Otro aspecto fundamental para reducir costes es optimizar los desplazamientos del personal. Para ello, uno de los puntos de mejora es ofrecer asistencia técnica a distancia, ya que así se resolverán la mayoría de los problemas recurrentes del día a día.
Para ello, es importante invertir en una monitorización completa y eficiente del parque de impresión. Con esto, es posible entender cómo el cliente utiliza el equipo y realizar un seguimiento de su progreso, llevando a cabo el mantenimiento preventivo y visitas periódicas antes de que se conviertan en llamadas o problemas más generalizados.
En la práctica, una mejor planificación logística – y el consiguiente ahorro de costes – es sinónimo de un servicio proactivo y de mayor calidad.
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3. Ampliar los servicios
Cuando se piensa en los costes, lo primero que viene a la mente es reducir las operaciones. Sin embargo, esto no siempre es lo más inteligente. El mercado de la externalización ha sufrido muchas transformaciones en los últimos años, especialmente en el contexto de la pandemia. Por ello, otra forma de reducir costes es ampliar la gama de servicios ofrecidos a los clientes.
En este sentido, hay dos cuestiones que están ganando terreno en el mercado:
– Externalización de otros dispositivos, cuando los contratos incluyen el suministro de ordenadores, portátiles y otros equipos a los clientes. En este caso, es esencial tener un control muy eficiente de cada dispositivo alquilado, cuál es su estado, dónde está instalado, así como una supervisión eficaz para garantizar su pleno funcionamiento.
– Flujos de digitalización, que son el primer paso en la transformación digital de muchas empresas hacia la adopción de datos en sus rutinas.
4. Formación y capacitación de los clientes
La relación de un proveedor de impresión con su cliente debe basarse en la confianza. Por eso, las sesiones de formación frecuente son una forma interesante de reducir costes.
En un contrato de externalización, el objetivo del cliente es disponer de un servicio que funcione eficazmente para poder centrarse en sus actividades estratégicas. Al evaluar a un proveedor de impresión, se trata de garantizar que los dispositivos funcionen, lo que solo será posible si el cliente recibe la formación adecuada. Al fin y al cabo, son ellos quienes manejarán las máquinas a diario.
La clave de la reducción de costes es que beneficie al proveedor de impresión e, idealmente, aumente los beneficios para el cliente. Esto es posible con la solución adecuada.
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