La reducción del uso de papel en las empresas se ha convertido en una oportunidad para los servicios administrados de impresión, con sus funcionalidades destinadas a controlar y contabilizar lo que se imprime.
Existe una búsqueda común por parte de las empresas para reducir el consumo de papel, un movimiento conocido como paperless. Hay varias razones: reducción de costes (aunque es más barato que los tóneres, es un insumo más), sostenibilidad, marketing, entre otras. La industria papelera ya ha sido considerada como el cuarto mayor emisor de gases de efecto invernadero del sector manufacturero.
Esta iniciativa pretende eliminar el uso de papel en las oficinas o, si no es posible, reducir drásticamente su uso con inteligencia. Este cuidado reduce la necesidad de talar árboles, limita la utilización de energía y agua y reduce la contaminación del aire, los ríos y la generación de residuos. Sin embargo, no todos los sectores pueden eliminar el uso del papel, como los sectores jurídico y bancario, por ejemplo.
Y es que, en contra de lo que se podría pensar, la búsqueda de la reducción del uso del papel no es un riesgo para el sector de impresión, sino una oportunidad. Algunas características explican por qué:
Liberación segura de la impresión – La necesidad de confirmar una impresión, ya sea mediante una contraseña, una tarjeta de identificación o un smartphone, hace que el empleado se lo piense dos veces antes de imprimir. Muchas personas se limitan a pulsar el botón de impresión sin pensar y esta confirmación hace que se reduzca el volumen de impresión.
Establecimiento de cuotas de impresión – El proveedor de impresión y el cliente final pueden llegar a un consenso sobre el volumen de impresión autorizado, separando por departamento, persona o cargo. De este modo, es posible hacer que los empleados piensen antes de imprimir o que empiecen a adoptar hábitos para reducir el volumen de impresión, como por ejemplo:
- Imprimir solo una página de un documento y no todo.
- Copiar y pegar un texto en un editor de texto, que ya está correctamente formateado para la impresión (reduciendo los márgenes, por ejemplo), y evitar el gasto de tóner en otros contenidos de impresión.
- Utilice la doble cara para los documentos que vayan a ser utilizados internamente o por los empleados que prefieran trabajar con información impresa.
Políticas de impresión – Muchas veces, el uso desenfrenado de impresión está relacionado con la falta de comunicación clara a los empleados respecto a las normas. Con estas políticas, es posible determinar los dispositivos que se utilizarán para fines externos o internos, centrándose en la calidad y la reducción de costes, respectivamente. Estas impresoras tendrán definidos los ajustes automáticos, asegurando que los objetivos de la empresa sean respetados por los empleados.
Contabilización e informes – Con una contabilización de impresión adecuada y la posibilidad de comprobar la información en los informes, tanto el cliente final como el proveedor pueden tomar decisiones más estratégicas relacionadas con su negocio.
Las ventajas para los servicios administrados de impresión
Estos cuatro puntos mencionados difícilmente se lograrán sin la participación de una empresa de servicios de impresión. Desde el punto de vista del cliente, su objetivo es centrarse en actividades estratégicas, ya sea ampliando la oferta de servicios, aumentando la calidad de los productos o mejorando la relación con los clientes.
Por eso, al contrario de lo que se podría pensar, la reducción del volumen de impresión y la búsqueda de oficinas más inteligentes en relación con el uso del papel (menos papel) se presenta como una oportunidad para las empresas con capacidad de ofrecer este tipo de soluciones a sus clientes.
En la práctica, el rendimiento de un proveedor de impresión se ha ido transformando con el tiempo. Inicialmente, era un negocio centrado exclusivamente en optimizar el uso de los dispositivos y reducir su coste, pero, al añadir las soluciones citadas en este artículo, gana un nuevo perfil de clientes, entre los que se encuentran los que quieren reducir el uso del papel.
Como muchas empresas intentan optimizar el uso de las herramientas digitales para evitar la impresión de documentos, uno de los caminos naturales es optimizar el escaneo de documentos para que personas de numerosos departamentos puedan trabajar en ese archivo hasta su aprobación e impresión definitiva.
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