Complexidade do sistema brasileiro faz com que soluções específicas para documentos fiscais sejam integradas aos sistemas ERP
A tecnologia se tornou uma grande aliada na gestão de documentos fiscais, ainda mais em um país como o Brasil, reconhecido pela complexidade do sistema tributário. Para muitas empresas desenvolvedoras, a estruturação das leis do Brasil e sua constante atualização se tornam um verdadeiro tormento para manter seus sistemas atualizados.
Neste artigo vamos te mostrar os desafios impostos pela realidade fiscal brasileira e quais cuidados tomar.
Para os desenvolvedores, deve vir à mente o raciocínio: não é tão difícil incluir mecanismos para administrar documentos fiscais. A adequada gestão de documentos fiscais é facilitada com o uso da tecnologia, mas não é uma garantia de sucesso.
A implantação de uma solução em tecnologia deve ser capaz de ultrapassar as dúvidas e dificuldades sentidas por muitos clientes e de ultrapassar os questionamentos e limitações relacionados à realidade fiscal do Brasil.
Dificuldades para a gestão de documentos fiscais no Brasil
Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Em agosto de 2020, o Brasil promulgou a sua LGPD, dentro de uma tendência global. As empresas têm até agosto de 2021 para se adequar antes que sanções possam ser aplicadas. A legislação estabelece novos conceitos relacionados à gestão e à segurança de dados.
Estar em compliance com a lei é fundamental para se manter competitivo no mercado. Em caso de descumprimento, as punições podem chegar a 2% do faturamento da companhia no ano anterior ou a suspensão da atuação em atividades relacionadas ao tratamento de dados.
Mudanças constantes da lei – As atualizações constantes feitas em leis municipais, estaduais e federais dificultam o acompanhamento e podem colocar o seu cliente em risco. Para ficarmos em um exemplo apenas, os 27 estados têm regras específicas sobre o ICMS, com alíquotas distintas.
Em geral, quanto mais se aprofunda no entendimento de um procedimento, maior a complexidade e nível de detalhamento.
Atuação de órgãos superiores – Mudanças de entendimento em órgãos superiores, como o Supremo Tribunal Federal (STF) e o Superior Tribunal de Justiça (STJ) podem gerar alterações em cascata. É preciso estar de olho constantemente nessas jurisprudências, que modificam entendimentos muito específicos.
Dicas para a gestão de documentos fiscais
E as dificuldades não acabam por aí. Por mais avançada que seja uma solução, é importante que o cliente seja capaz de usá-la da melhor maneira. Nesse contexto, cabe às empresas produzirem e compartilharem conteúdo educativo, dando dicas para as companhias em relação ao tema e ao fluxo de processos internos.
Confira algumas delas:
Fluxo de processos definido
Oriente o seu cliente a contar com procedimentos bem definidos e que sejam alinhados ao fluxo de processos internos. De nada adianta a melhor solução tecnológica, se cada colaborador salva arquivos em locais diferentes, o que dificulta encontrar os registros, separá-los e categorizá-los. O passo número 1 é estabelecer esse fluxo.
Armazenamento dos arquivos físicos
A mesma regra vale para os documentos físicos. Muitas companhias optam por mantê-los arquivados ao menos por cinco anos, mesmo com o registro digital em servidores e backups. Se for esse o caso, oriente sobre os cuidados na hora de armazená-los em prol da conservação e a criar um sistema para que sejam encontrados no futuro.
Controle de acesso
Qual departamento/colaborador tem acesso a esses documentos e em que momento? É importante adotar a funcionalidade do sistema para definir autenticação via senhas.
Neste sentido, vale usar os sistemas para identificar o histórico de acesso, sabendo quais pessoas/setores foram os últimos a visualizar o arquivo e se os trâmites corretos estão sendo seguidos.
Backups
Assim como nos demais dados empresariais, é importante ter backups de segurança com essas informações. Vale lembrar que os órgãos fiscalizadores podem retroagir e buscar dados de anos anteriores. Nesse quesito, é melhor estabelecer um processo de manutenção e atualização dos backups de maneira periódica – ainda que a própria solução conte com essa possibilidade.
Mas você quer saber a melhor parte?
Se as minúcias do sistema tributário brasileiro aumentam a complexidade de desenvolvimento, muitas companhias optam por integrar um parceiro especialista em legislação. Independentemente de se ter uma equipe técnica extremamente competente, é uma das formas mais eficazes de garantir o sucesso do seu sistema.
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