Por que ter uma equipe especializada para a gestão de ocorrências?

Todos os dias são realizados inúmeros procedimentos dentro de uma empresa, que variam entre o desenvolvimento de projetos, o transporte de materiais e produtos e o envio e a impressão de documentos, para citarmos alguns exemplos. Seja qual for a tarefa realizada, é indispensável que os gestores tenham um controle de tudo o que acontece e consigam prever qualquer problema que possa surgir. Esse processo é chamado de gestão de ocorrências ou gestão de eventos e pode ser aplicado em todas as atividades corporativas. Assim, as tarefas são otimizadas e realizadas com maior eficácia.

Uma das vantagens dessa gestão é exatamente a possibilidade de controlar situações esperadas ou inesperadas. Isso porque existem processos cujos resultados são previstos e devem ser resolvidos posteriormente, enquanto outros são uma surpresa e pedem agilidade na resolução. Com a gestão de ocorrências, qualquer problema pode ser previamente identificado e ter seus efeitos minimizados, por causa da redução do tempo de resposta e do trabalho de prevenção.

Quando direcionamos o foco para o ambiente de impressão é realizado um monitoramento proativo na detecção de incidentes, como falta de suprimentos, atolamento de papel nas bandejas, toner ou cartucho de tinta com pouca carga, equipamentos fora da rede, divergência de contabilização e ativos sem emissão de contadores.

Pode até parecer simples à primeira vista, mas a verdade é que essa gestão exige pessoas especializadas para que aconteça de forma correta e estratégica, melhorando os resultados corporativos. Afinal, são esses profissionais que podem estimar quantas impressões são realizadas e a quantidade de papel necessária para um determinado período. Além disso, também são evitados desperdícios e agiliza-se tanto a realização dos processos quanto a resolução de qualquer incidente.

Quando se tem uma equipe dedicada para esta tarefa, sua empresa pode focar nos objetivos e ter a confiança de que contará com informações precisas em relação às ocorrências que acontecerem, utilizando-as, inclusive, no planejamento estratégico. Fazer tudo isso pode até demandar um investimento maior de tempo e recursos, mas certamente vale a pena porque garante mais segurança para seu negócio, deixando-o preparado para qualquer situação. Por isso, fazer a gestão de eventos com o apoio de uma equipe especializada é fundamental.

Eventos: a tecnologia a favor da gestão de ocorrências

Para uma tarefa tão específica e que necessita de precisão de dados como a gestão de ocorrências, é importante contar com o auxílio de soluções tecnológicas que auxiliem nas etapas de preparação, de entendimento e de prevenção. Essa combinação beneficia-se da capacidade de mobilidade, de conectividade na web e de computação na nuvem, além de fazer uso de mapas dinâmicos e de integrar as fontes de informação com o sistema, criando um cenário comum de operação que facilita o acesso daqueles que precisarem.

É nesse sentido que a nossa solução Eventos se destaca. O software valoriza o seu tempo, de modo que a resolução dos incidentes pode ser realizada com agilidade e assertividade. Assim, possibilita que sua empresa tenha um perfil de atendimento proativo. Isso acontece porque ela:

• Identifica automaticamente incidentes e alerta os responsáveis por corrigi-los;
• Apresenta regras de criticidade de cada evento, classificando-os como crítico, moderado ou leve. Em seguida, define um tempo de tolerância para a correção deles;
• Permite a visualização de todas as ocorrências com informações detalhadas e o histórico delas;
• Gera relatórios com dados corretos e que podem ser filtrados de acordo com a impressora, o período e o tipo de situação;
• Apresenta várias soluções de captura de dados, com métodos de comunicação com os equipamentos (de rede, locais e com método embarcado).

A gestão de ocorrências deve estar presente na rotina de qualquer empresa, independentemente do porte. Por isso, entre em contato conosco para avaliarmos a realidade do seu negócio e propormos a melhor alternativa para ele. Nossa equipe de especialistas está pronta para ajudá-lo!