Listamos 5 dicas aos provedores que também geram benefícios aos clientes finais
Um outsourcing é um modelo de negócio que se encaixa perfeitamente em uma relação de ganha-ganha, muito buscada em negócios Business to Business (B2B): quando um provedor consegue melhorar o controle de sua operação, o seu cliente é imediatamente beneficiado, com mais informações e mais ferramentas disponíveis. Isso gera aumento da rentabilidade para o provedor de outsourcing, mas, ao contrário de outros tipos de negócios, não onera o cliente final.
Essa mesma lógica se aplica não só ao outsourcing de impressão, modelo mais difundido e disseminado em escala global, mas também ao outsourcing de computadores, que teve aumento da procura em função dos escritórios híbridos e do home office adotado pelas companhias nos últimos anos, e as empresas que têm investido no chamado Workplace as a Service (Waas).
Veja, abaixo, algumas dicas para melhorar a rentabilidade do outsourcing de impressão com a adoção de sistemas para a gestão das impressões (MPS, na sigla em inglês):
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1 – Monitoramento em tempo real – Amplie os mecanismos para monitorar seu desempenho em tempo real. Permita a integração e a troca de informações entre dispositivos, de modo que seja possível acompanhar o uso de cada equipamento e a sua performance específica. Dessa forma, é possível otimizar o uso dos dispositivos e dos seus suprimentos, reduzindo custos de forma global.
2 – De olho em suprimentos e manutenção – Via de regra, os contratos de outsourcing preveem que o provedor será o responsável por suprir os dispositivos e a sua manutenção, quando houver necessidade. Mais controle dessas duas áreas garante que o cliente final não perca produtividade – já que os dispositivos estarão sempre em operação – e diminui os custos do provedor (manutenções preventivas são mais baratas do que reparatórias). Em suma: agrega valor para o cliente e para o provedor.
3 – Qualidade X Economia – As mesmas soluções capazes de monitorar o desempenho de impressoras e seu momento de manutenção permitem customizar o uso do toner. É possível estabelecer equipamentos específicos usados para impressões internas, com foco na economia, e outros para documentos externos, que terão mais qualidade, por exemplo.
4 – Analise os relatórios – Além de acompanhar em tempo real a performance, sistemas de gestão de impressões permitem emitir relatórios periódicos sobre dispositivos, suprimentos e o parque. Esses documentos são fonte de informação tanto para o provedor quanto para o cliente, permitindo obter insights a respeito do desempenho e ajustes que podem ser benéficos para ambos.
5 – Um olhar mais sustentável – Sustentabilidade não é apenas uma palavra da moda, mas algo buscado por empresas e exigido por consumidores. A adoção de controles mais rígidos sobre o uso de suprimentos, a busca pela economicidade de dispositivos e a diminuição da impressão de documentos que podem ser mantidos em formato digital têm viés sustentável que beneficia provedores e clientes finais. Este tipo de informação pode e deve ser usado pelos provedores como argumento de venda.
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