Se lembra quando as empresas ainda não podiam contar com documentos eletrônicos e se perdiam numa papelada? Além da exigência de uma organização muito maior, havia o risco de extravio, perda de prazos, comprovantes e erros humanos muito mais suscetíveis. Mesmo que alguns processos ainda sejam feitos manualmente, a tecnologia vem trazendo cada vez mais opções para ajudar a melhorar esses processos, inclusive na recepção de documentos ficais.
Atualmente, os documentos eletrônicos são movimentamos digitalmente e simultaneamente gerenciados pelas autoridades tributárias, no caso, por exemplo, das notas fiscais eletrônicas (NF-es), notas fiscais de serviços eletrônicas (NFS-es) ou conhecimentos de transporte eletrônico (CT-es). Dessa forma, representando um controle rígido por parte da fiscalização da Receita, em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal).
Ainda existem riscos de penalidades?
As penalidades começam com notificações, concedendo prazo para que os contribuintes regularizem determinada situação. No entanto, dependendo da inadequação do documento eletrônico, o Fisco poderá enquadrar o ato como um crime contra a ordem tributária, de acordo com a Lei 8137/1990 do Código Penal Brasileiro. Por isso que é fundamental que as empresas se adequem da melhor forma ao cenário para não serem autuadas.
Podem ser pesadas as multas referentes às NF-es e às autuações provenientes de erros nos arquivos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Levando em conta que o acompanhamento do FISCO é bastante rigoroso, devido à atual facilidade em acompanhar os documentos, o importante é não se descuidar dos cumprimentos às obrigatoriedades.
Responsabilidade e importância da visibilidade na recepção de documentos fiscais
A gestão de entrada de documentos fiscais na empresa precisa ter clareza e é essencial que se faça a detecção dos registros de documentos fiscais destinados conforme a lista fornecida pela SEFAZ. Para que na sequência esses documentos sejam integrados ao ERP (Sistema de Gestão Empresarial) bem como seja realizada a confirmação e conferência através do portal de entrada física, uma vez que através da lista de notas a solução já tem a previsão de quais documentos estão sendo aguardados na portaria.
A maior parte da responsabilidade da empresa receptora começa na entrada de documentos fiscais, quando aceita uma nota fiscal ou um conhecimento de transporte. No caso dos documentos fiscais eletrônicos, a legislação vigente determina, por exemplo, que, ao dar o seu aceite, o receptor da nota (eletrônica ou não) torna-se corresponsável pelo documento do ponto de vista fiscal. Sendo assim, a empresa que aceita a entrada do documento deve verificar rigorosamente sua legitimidade para evitar futuros problemas tributários.
A recepção de documentos fiscais, portanto, pode ser considerada um ponto crucial da gestão de documentos eletrônicos. É importante que a empresa conte com ferramentas que promovam uma recepção de documentos fiscais automática, que faça uma triagem e validações de acordo com a regra de negócio de sua empresa logo no início da cadeia de processo para saber se esse documento está autorizado, se realmente é destinado ao seu CNPJ e também se é válido diante do órgão de fiscalização, a Secretaria da Fazenda (SEFAZ), além de garantir a recepção de todas as notas destinadas ao seu CNPJ.
Saiba como lidar com documentos que não passaram na validação fiscal dentre outras questões que precisam de melhoria
Neste webinar, falamos sobre como é possível manter a saúde fiscal, partindo de práticas mais ágeis e estratégicas, sobretudo, mantendo a segurança nos processos.
- Como lidar com documentos que não passaram na validação fiscal
- Rastreabilidade da passagem do documento até a integração ao ERP
- Gestão on-line de toda a operação
- Pendências de manifestação de destinatário, confronto de documentos x pedidos e outros
- Controle de filiais e fornecedores que mais estão com problemas em documentos a serem resolvidos com urgência (incidentes)
- Rejeição de notas de fornecedores
- Confronto contábil com o arquivo SPED para apontar divergências.
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