Os documentos fiscais estão presentes na vida de todo mundo, seja no dia a dia das pessoas, seja nas rotinas de trabalho das empresas, de diferentes tamanhos e qualquer área de atuação. Desta forma, conhecê-los é indispensável para estar em dia com as obrigatoriedades fiscais, sejam elas quais forem.
Afinal, o que são documentos fiscais?
Os documentos fiscais servem para comprovar as mais variadas negociações, desde uma simples compra no supermercado até a liberação do transporte de uma carga. Entre as principais funções desses documentos está o pagamento de impostos, que em sua maioria são recolhidos nas negociações de compra e venda por meio da nota fiscal.
Quem não fizer a emissão correta desses documentos está sonegando impostos, um crime previsto pela Lei 4.729, de 1965. A pena é de detenção de seis meses a dois anos e multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido. Além disso, é necessário guardar cada um deles no formato digital (XML) por, no mínimo, cinco anos, período que a Receita Federal tem para fiscalizá-los.
Outro ponto importante sobre eles é a validade jurídica, garantida somente pela assinatura digital do emissor, feita por meio de um certificado digital, e pela autorização de uso da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) estadual ou municipal, de acordo com o tipo de documento.
Quer saber mais sobre esses documentos fiscais eletrônicos? Então venha com a gente!
Nota fiscal eletrônica (NF-e): um dos principais documentos fiscais
Um dos documentos fiscais eletrônicos mais conhecidos é a NF-e. Ela é usada para as negociações de produtos e deve ser encaminhada para a Sefaz do estado em que a empresa está registrada. Ela possui um padrão único e atende todos os ramos de atividades. É gerada e armazenada em formato digital, o XML, e veio para substituir os modelos físicos de nota fiscal 1, 1-A e 4, incluindo, por exemplo, a nota fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.
Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)
A principal diferença em relação à NF-e é que a NFS-e é específica para os prestadores de serviços. Sobre ela incide o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), um tributo municipal. Caso a NFS-e já esteja sendo usada na cidade onde sua empresa está registrada, as notas fiscais devem ser emitidas desta forma. Cada município, por meio das secretarias de finanças, pode desenvolver o leiaute que mais se adapta às suas necessidades. Assim, deve disponibilizá-lo aos contribuintes para que possam fazer a emissão da NFS-e. O contribuinte também pode usar um sistema próprio, mas deve fazer a integração com o sistema municipal. É importante lembrar que após a adoção do formato digital, as notas de papel não têm mais validade. Assim, não adianta guardar cópias impressas.
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
A NFC-e tem o objetivo de documentar as operações comerciais de venda presencial ou de entrega em domicílio. Ela substitui a nota fiscal de venda ao consumidor, modelo 2, e o cupom fiscal emitido por ECF. Ela pode ser conferida pela internet, pois tem um QR Code, mas também pode ser enviada ao consumidor por e-mail. As duas formas, inclusive, contribuem com a natureza, pois reduzem o consumo de papel. Outra vantagem é a redução do custo operacional, já que as impressoras não precisam ser credenciadas, o que facilita a criação de novos caixas. Esse sistema já chegou a boa parte do Brasil, mas alguns estados ainda não adotaram. Para saber mais sobre a NFC-e, consulte a Sefaz do seu estado.
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
O CT-e tem o objetivo de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas feito por qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário). Ele substituiu os seguintes documentos: Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27; e Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
Assim com as outras notas, o CT-e pode ser consultado on-line, nos sites das secretarias da Fazenda ou no Portal Nacional do Conhecimento Eletrônico. O CT-e deve ser conservado tanto pelo prestador quanto pelo tomador do serviço pelo prazo de cinco anos, conforme a atual legislação tributária. Ele vale em todo o país e está regulamentado pelo Ajuste SINIEF 09, de 2007. Mesmo estados que ainda não estão preparados ou não estão aptos a autorizarem seus contribuintes a serem emissores de CT-e podem receber os documentos que contenham destinatários da carga em seus estados.
Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e)
O MDF-e é um documento fiscal eletrônico que substituiu a emissão do Manifesto de Carga, modelo 25. Ele é obrigatório desde 2014 para empresas prestadoras de serviço de transporte quando há a emissão de mais de um conhecimento de transporte (CT-e) ou pelas demais empresas nas operações com mais de uma nota fiscal (NF-e), cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas. Seu objetivo é agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte.
Carta de correção eletrônica (CC-e)
A carta de correção eletrônica (CC-e) é um serviço criado para as empresas que já utilizam a NF-e para corrigir erros em campos específicos do documento. Porém, esses erros não podem estar relacionados com as variáveis que determinam o valor do imposto (base de cálculo, alíquota, valor da operação, entre outros); a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário; e a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria.
Como a CC-e não foi implantada em todos os estados, é preciso consultar a Sefaz para verificar a disponibilidade na área de atuação da sua empresa. Naqueles em que ainda não houver o modelo digital, a carta de correção pode ser feita em papel.
Código identificador da operação de transporte (CIOT)
O CIOT foi criado para substituir a Carta-frete. É uma numeração única para cada contrato de frete, autenticada pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) via internet, que deve constar no contrato de frete e no CT-e, no caso de subcontratação. Este documento é exigido do caminhoneiro nas paradas para fiscalização e, caso não seja apresentado, pode gerar multas de R$ 550 até R$ 10,5 mil para a contratante e o caminhoneiro. Ele já é válido em todo o território nacional.
É muito informação, não é mesmo? E olha que esses são somente os principais documentos fiscais. Na hora de gerenciar tudo isso, nada melhor do que poder contar com um especialista no assunto, por isso, você precisa conhecer a solução Gestão de Entradas, da NDDConnect. Ela proporciona todo o apoio ao serviço de mensageria com a geração, emissão, recepção e armazenamento de todos os documentos fiscais de maneira segura, possibilitando a conciliação da entrada de documentos com a lista da Secretaria da Fazenda e os demais processos.
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