Mudanças necessárias às empresas costumam começar com a padronização do fluxo de digitalização de documentos, reduzindo o uso de papel no cotidiano
Muitas empresas viveram um processo de transformação digital forçado nos dois últimos anos em decorrência da pandemia. Uma das consequências naturais dessa transição é a redução de uso de papéis no dia a dia das organizações. Em alguns casos, o princípio de transição para uma organização paperless aconteceu de forma natural e não planejada.
Antes de seguir neste artigo, é preciso entender o conceito destes dois termos:
– Transformação Digital: É usado para tratar da conversão de informações analógicas (físicas) em virtuais. É importante, porém, que não se limite ao simples ato de escanear documentos ou transferir áudios e vídeos para discos rígidos, embora seja seu estágio inicial. O propósito está em alterar os processos e a operação das organizações de forma ampla, modificando a rotina dos colaboradores.
– Paperless: O propósito é eliminar o uso do papel em empresas. A disseminação do e-mail e a digitalização de documentos fiscais, entre outras mudanças, facilitaram este processo. Em tese, uma empresa que tenha sucesso em sua jornada de transformação digital não terá qualquer dependência de papel. Isto é, inclusive, uma tendência, que mencionamos neste artigo.
Uma transição necessária
Já havia o interesse de migrar do mundo analógico/físico para o digital para boa parte das organizações antes mesmo das demandas trazidas pela pandemia. Essa necessidade independe do segmento de operação. Nesse sentido, muitos negócios enfrentaram um momento de transição rumo ao futuro.
Nessa realidade, a transformação digital costuma alterar o processo vivido pelas empresas. Com as informações digitais, torna-se mais simples remodelar fluxos de trabalho ineficientes, implantar tecnologias e processos decisórios baseados em dados (inclusive em tempo real) e otimizar custos e o tempo com soluções específicas voltadas aos diferentes negócios.
É justamente o que essa mudança representa: um avanço para garantir a competitividade do negócio. A tecnologia é um elemento essencial para manter os custos e a qualidade do serviço.
Tudo isso se relaciona ao paperless. Saindo da emissão de notas fiscais e chegando ao serviço de atendimento ao consumidor, as companhias estão cada vez mais aptas a cumprir com as suas metas sem ter a necessidade de imprimir um documento sequer.
O papel de um provedor
Esta mudança não é fácil para as organizações. Há a necessidade de elaborar um planejamento adequado, encontrar soluções e lidar com as barreiras impostas pelo corpo de trabalhadores pela transformação de suas rotinas. Diante dessa realidade, os provedores de outsourcing adquirem um papel essencial.
Paradoxalmente, muitas soluções que facilitam a transformação digital e escritórios paperless foram desenvolvidas por empresas que eram fornecedoras de outsourcing de impressão. Com o passar do tempo, elas incluíram novas funcionalidades em seu modelo de operação.
O trabalho híbrido em destaque
De forma muito natural, o trabalho híbrido e home office criado pela pandemia foi suportado pelos provedores de outsourcing, em um modelo chamado de Workplace as a Service (WaaS). As mesmas fornecedoras de impressoras passaram a entregar computadores, notebooks e todos os outros itens para que os colaboradores pudessem trabalhar de suas casas – ou de forma híbrida.
Como mostramos em artigo recente do blog, quase seis a cada dez trabalhadores (59%) preferem o regime de trabalho híbrido. Isso traz uma nova perspectiva para as organizações em relação às maneiras de produzir, de agradar os seus clientes e também de garantir a manutenção da força de trabalho mais especializada.
Enquanto muitas organizações ainda estão tateando em relação ao seu futuro, os provedores estão desenvolvendo soluções que vão contribuir para os novos negócios. Se o WaaS é algo muito distante da realidade, é preciso começar a transformação digital – e uma redução ou busca pelo paperless – de alguma maneira.
Nesse sentido, o NDD Print Digital Shift é muito eficiente. Em três passos, é possível garantir a digitalização de todas as informações do negócio:
– Criação de um fluxo de digitalização, que será usado pelos colaboradores, estabelecendo onde os arquivos serão salvos. Ele pode ser personalizado conforme a pessoa ou o departamento.
– Basta ao colaborador selecionar o fluxo na impressora ou scanner, o que vai garantir a presença dos arquivos no local esperado e dentro das configurações pré-estabelecidas.
– Clicar em “digitalizar” para confirmar.
O NDD Print Digital Shift é uma solução sob medida para empresas que estão passando pelo processo de transformação digital ou buscam reduzir o volume de papel no dia a dia dos escritórios.
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