Se a contratação de soluções para impressão era considerada apenas para que as empresas se focassem em suas atividades estratégicas, ela também se tornou fundamental no contexto de sustentabilidade e das novas exigências do mercado
É cada vez mais comum a pressão de clientes, fornecedores e órgãos reguladores para que as empresas assumam suas responsabilidades do ponto de vista de sustentabilidade. Uma pesquisa da Quocirca mostra que 28% das empresas já implantaram plenamente uma estratégia voltada à conservação de recursos, enquanto 43% já deram início a esse processo, sem atingir a totalidade do negócio.
Quando se fala em sustentabilidade, há diversos níveis para as organizações: da emissão de gases propriamente dita (como os combustíveis), ao uso de insumos (eletricidade e água, por exemplo), além da diminuição do consumo de itens que não estão diretamente ligados ao core business, algo que pode ser obtido com a contratação de um provedor de outsourcing de impressão, por exemplo.
Se uma primeira visão tradicional de um outsourcing de impressão era de apenas permitir que o cliente se focasse em suas atividades estratégicas, as novas demandas por sustentabilidade tornam a sua contratação ainda mais relevante. Com ele, é possível reduzir o uso dos dispositivos, o consumo de papel, de energia e de outros insumos, como os toners.
Há diversas funcionalidades que transformam a possibilidade de otimização de custos em realidade, fazendo com que a visão de que um provedor seria um rival da sustentabilidade (já que simplificaria a impressão desenfreada) esteja totalmente equivocada. De fato, o provedor de outsourcing é um verdadeiro aliado das estratégias de sustentabilidade.
Como o provedor contribui para a sustentabilidade?
Mas como houve essa transformação do papel dos outsourcings de impressão? Eles se tornaram uma base de apoio para a transformação digital, com a oportunidade de implantação de diversas funcionalidades que contribuem para a sustentabilidade. Veja algumas delas abaixo:
Digitalização – Considerado o primeiro passo para a transformação digital, a digitalização é uma atitude que pode ser muito explorada pelos clientes para reduzir consideravelmente o volume de documentos impressos. Quando essa estratégia é adotada em larga escala, cria-se uma cultura de segurança e padronização de arquivos, além de otimizar o armazenamento de documentos e comprovantes em formato digital.
Impressão segura – Trata-se de uma funcionalidade muito explorada pelos clientes, visto que a impressão é realizada apenas com autenticação. Isso evita a permanência de documentos nas bandejas (otimizando o uso dos insumos), controla as impressões desnecessárias e aumenta a segurança das informações. Conforme explicamos neste artigo, a otimização gera várias vantagens.
Cotas de impressão – A criação de cotas de impressão se trata de um conjunto de medidas adotadas para um uso inteligente de recursos, considerando a necessidade de cada departamento ou de pessoas específicas. Elas podem ser informativas, bloqueantes, particulares ou corporativas e recorrentes.
Políticas de impressão – De forma automática, o provedor permite ao cliente estabelecer uma série de regras para o uso dos dispositivos: customização conforme a pessoa, cargo ou departamento; critérios de impressão delineados (impressão em frente e verso), divisão de dispositivos (uso externo e interno) e limitação de funções (apenas cópia e impressão).
Todas essas funcionalidades devem ser aplicadas após o outsourcing e o cliente fazerem um monitoramento completo do parque de impressão. Com o registro histórico do volume de impressões, torna-se mais simples essa tomada de decisões, reduzindo a interferência em sua rotina e na dos colaboradores, fazendo com que as medidas sejam mais efetivas.
Green Carbon
Uma das novas iniciativas da NDD rumo à sustentabilidade de seus clientes é o Green Carbon. Trata-se de um projeto voltado para neutralizar o CO2 emitido pelas empresas por meio de suas impressões via plantio, concessão e cuidados com as árvores.
Do ponto de vista de ESG (Environment, Social e Governance, na sigla em inglês), a otimização do consumo das impressoras é fundamental, mas o ciclo se fecha com a neutralização do CO2 ao fazer o cálculo do número de árvores que devem ser plantadas.
Dessa forma, sua organização fortalece a sua imagem e opera da forma esperada pelos clientes, fornecedores e órgãos reguladores, promovendo inovação socioambiental e a sustentabilidade.
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