Gerenciamento de impressão assertivo, suporte técnico qualificado, inovação tecnológica e autonomia ao cliente garantem a satisfação com um contrato de outsourcing
Um contrato de outsourcing de impressão se enquadra em uma relação de terceirização entre duas empresas. A contratante visa focar em suas atividades estratégicas, já que o gerenciamento de impressão é uma área de alta especialização, que demanda muita energia e tempo de seus colaboradores. A companhia contratada – o provedor de outsourcing – deve garantir a operação constante das impressões.
Firmar um contrato de outsourcing é uma atitude inteligente para os dois lados envolvidos: o contratante pode se dedicar às iniciativas que considera mais importantes, enquanto o contratado usa de sua expertise para atuar em uma área técnica e com várias exigências. Além disso, quando se colocam todos os aspectos em uma balança, um contrato de outsourcing tende a ser mais barato para o contratante.
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Vale lembrar, porém, que não é apenas o custo que entra nesta avaliação. É comum que o cliente espere outras atitudes de um provedor de outsourcing. Atentar-se a essas demandas garante a satisfação do cliente (fundamental para renovar contratos) e a redução de custos (na maioria dos casos). Saiba mais sobre essa atitude:
1. Gerenciamento de impressão assertivo
Parece óbvio, mas é importante destacar. Quando uma empresa faz um contrato de outsourcing, ela está terceirizando o cuidado com as impressoras e com os suprimentos. Portanto, os equipamentos precisam estar disponíveis quando forem requisitados. Nesse sentido, é importante que o outsourcing domine todos os aspectos do monitoramento das impressoras, como demonstramos neste artigo.
2. Suporte técnico qualificado
Um bom gerenciamento de impressão resulta em um suporte técnico qualificado ao cliente. Isso porque o acompanhamento das impressoras vai dar indícios sobre o seu uso, melhorando a previsão sobre a necessidade de manutenções preventivas. Os alertas também vão apontar eventuais dispositivos com problemas técnicos que demandam soluções urgentes.
É importante manter um diálogo eficiente com o cliente, explicando sobre as necessidades de manutenções preventivas e as emergenciais. Também vale ressaltar a atenção para garantir a reposição de suprimentos (papéis e toners) dentro dos prazos programados. Quanto mais proativo for esse atendimento, melhor será a satisfação do cliente.
3. Inovação tecnológica
A capacidade de fazer um bom gerenciamento de impressão está diretamente relacionada à inovação tecnológica. É impossível pensar em uma forma de fazer isso sem o apoio da tecnologia tanto para o monitoramento dos dispositivos quanto para a obtenção de informações precisas sobre o desempenho, a partir de um sistema de gestão específico – de preferência uma solução SaaS.
Além disso, o provedor de outsourcing precisa estar atento às novas demandas do mercado e investir em funcionalidades que estejam alinhadas às demandas do cliente, como por exemplo:
- Digitalização de documentos;
- Liberação segura de impressão;
- Impressão pelo celular;
- Outsourcing de outros dispositivos.
4. Dar autonomia ao cliente
Além de contratar uma empresa especializada, muitas vezes o cliente deseja ter mais controle sobre o volume de impressões realizado dentro do seu negócio. Dessa forma, ele pode definir limites claros de impressão, assim como estabelecer regras sobre a forma como materiais devem ser impressos para diferentes finalidades.
Tendo isso em mente, é importante que o provedor de outsourcing ofereça funcionalidades que possam dar autonomia ao cliente, como o estabelecimento de políticas de impressão, a criação de cotas por departamento ou pessoas. Com essa mentalidade, é possível que o cliente reduza ainda mais os seus custos e o provedor de outsourcing o fidelize ainda mais.
Esses quatro pontos devem garantir que o cliente veja a terceirização da impressão com bons olhos. Esses cuidados auxiliam o provedor a renovar os contratos de outsourcing de impressão e a criar uma boa indicação de potenciais clientes.
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