Saiba como oferecer uma solução que garanta o cumprimento das exigências legais, mas otimize o tempo de sua equipe na gestão de documentos fiscais.
Chegou a hora de oferecer uma solução para a gestão de documentos fiscais para o seu cliente. Você não sabe quais funcionalidades são consideradas diferenciais por parte dele? Fique tranquilo, pois este artigo vai mostrar como essas plataformas digitais podem otimizar a performance do cliente, sem onerar e criar novos processos para a sua equipe.
Não se trata apenas de garantir que o cliente contrate uma ferramenta que atenda a todos os requisitos legais. Se trata também de mostrar os benefícios trazidos por ela, como simplicidade, robustez, flexibilidade, escalabilidade e segurança.
Lembre-se de destacar que a solução é capaz de acompanhar o crescimento do negócio do cliente, inclusive com a possibilidade de APIs para a integração.
Com a sua expertise na gestão de documentos fiscais, o foco está em encontrar as mensagens determinantes para convencer o cliente dos benefícios oferecidos pela sua software house.
Benefícios e vantagens na gestão de documentos fiscais
A gestão de documentos fiscais é essencial para empresas de todos os portes e segmentos. Trata-se de um sistema que organiza e armazena de maneira eficiente todos os documentos fiscais, trazendo uma série de benefícios e vantagens. Além disso, proporciona conformidade legal, agilidade, segurança e embasa tomadas de decisão inteligentes com base em dados precisos.
Listamos quatro benefícios que a contratação de uma solução de gestão de documentos fiscais deve oferecer ao seu cliente.
- Conformidade legal sem complicações: Manter todos os documentos fiscais conforme a legislação é fundamental para evitar problemas com órgãos reguladores.
- Agilidade e praticidade no seu dia a dia: Com um sistema de gestão de documentos fiscais, é possível realizar consultas e análises de forma rápida e eficiente, facilitando a tomada de decisões.
- Segurança para seus dados: A proteção das informações fiscais é essencial para evitar vazamentos e garantir a privacidade dos dados da empresa e de seus clientes.
- Decisões mais inteligentes com base em dados precisos: Ao contar com um sistema que garanta a integridade e precisão dos dados fiscais, as decisões estratégicas da empresa se tornam mais embasadas e assertivas.
As funcionalidades necessárias para um sistema de gestão de documentos fiscais
Emissão de NF-e e NFS-e
Não se pode falar da gestão de documentos fiscais sem a emissão de Notas Fiscais, certo? É uma premissa de qualquer uma dessas soluções.
Recepção de NF-e, NFS-e
Se a emissão é uma condição para a plataforma, o mesmo vale para a recepção de notas. E o mais importante: permitir aos responsáveis observarem, monitorarem e controlarem a entrada e saída de notas fiscais – em tempo real.
Gestão de Empresas
É preciso permitir a configuração de cada cliente, com ativação de documentos específicos para cada negócio. De forma simples, essa gestão pode ser feita com autonomia pelo seu cliente, sem a necessidade de abertura de chamados de suporte.
Gestão de Usuários
A solução deve permitir a inclusão, edição, administração e hierarquia de acesso dos usuários. Essa administração permite monitorar movimentações e operações realizadas por login.
Gestão de Certificados
Monitore os certificados digitais com simplicidade, recebendo alertas com a possibilidade de expiração. O processo deve ser simples, sem a necessidade de suporte do fornecedor.
Modelos de Configuração
Defina modelos básicos para o setup de novos clientes, determinando modelos pré-configurados, inclusive para novos cadastros. Crie templates de documentos auxiliares, seguindo as exigências de cada segmento de atuação.
Gestão de Licenças
Administre as licenças e prazos de expiração, evitando afetar o desempenho do negócio do cliente.
Visibilidade e Movimentação
Garanta informações em tempo real sobre o tráfego de documentos fiscais de cada cliente, com filtros por tipo, documento, na íntegra ou com detalhamentos.
Notificações
Tenha uma comunicação mais assertiva com o cliente ao enviar alertas sobre expiração de certificados, disponibilidade de ambientes, vencimento de licenças, entre outras possibilidades.
Exportação de CSV
É importante que se abra a possibilidade de exportação de dados, com definição de filtros e ordenação das colunas.
Rastreio de Documentos
Certifique-se da timeline de cada documento, fazendo o rastreio dos documentos fiscais. Foque no detalhamento de problemas e ocorrências para garantir solução ágil e faça o reprocessamento, se houver necessidade.
Auditoria de Usuários
Adeque o acesso dos usuários às regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), dando visibilidade somente às informações necessárias, e tenha o histórico completo de operações no sistema.
APIs de Integração
Integre a plataforma a outras soluções por meio de APIs, o que permite transacionar documentos com performance e segurança.
Compreender os diferenciais de uma solução é fundamental na hora de usar argumentos para convencer os seus prospects. Garanta que os pontos fortes sejam destacados e explore os diferenciais em relação ao restante do mercado.
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