A adoção desse tipo de serviço por parte das empresas gera mais agilidade, conformidade e simplicidade na gestão de informações
Mensageria
Desde que o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) passou a operar, em 2005, visando a padronização da emissão de documentos fiscais no Brasil, criou-se um mundo de novas possibilidades com a digitalização de dados. Essa lógica vale para o armazenamento e gestão interna das informações enviadas ao fisco pelas empresas assim como o envio de documentos, onde entra a chamada mensageria.
De forma simples, o serviço de mensageria consiste na automação do envio de notas fiscais por parte das empresas – e de toda a sua comunicação com o fisco. Seu objetivo é muito simples: diminuir a interação humana nesta área, eliminando o risco de erros causados pelas pessoas, o que amplia o compliance fiscal, evitando a aplicação de multas e eventual comprometimento da imagem corporativa.
O conceito de mensageria
Embora seja simples em conceito, a mensageria é um procedimento complexo do ponto de vista técnico. A integração entre diferentes sistemas nem sempre é simples, já que, em muitos casos, são plataformas, tecnologias e protocolos distintos trabalhando de forma única. Há uma troca de mensagens ou de eventos entre sistemas, por isso ganhou o nome de mensageria.
Muitas companhias acreditam que o desenvolvimento de uma solução é um caminho mais efetivo. Na prática, no entanto, as constantes modificações na lei e atualizações tecnológicas nos sistemas (incluindo os do governo) fazem com que o time de TI da companhia se foque quase que exclusivamente nessa empreitada, o que interfere no desempenho corporativo como um todo.
Nesse sentido, a mensageria requer um parceiro capacitado e experiente em tecnologia, na legislação e nos meios fiscais, especialmente quando estão envolvidas as áreas fiscal, tributária e contábil. Ao se ter sucesso nessa estratégia, as companhias ganham mais tempo para realizarem atividades estratégicas para o negócio.
Quais os benefícios de um sistema de mensageria?
O serviço de mensageria troca informações de forma rápida, segura e automatizada com os sistemas disponibilizados pelo fisco, sejam eles de origem municipal, estadual ou federal. Dessa maneira, as empresas conseguem centralizar as informações pertinentes referentes à gestão fiscal de seus negócios em uma única ferramenta, garantindo o acompanhamento do status de cada documento.
A adoção de um serviço de mensageria é vista com bons olhos por organizações de diversos portes, pois aumenta a conformidade fiscal do negócio. Por meio desta ferramenta, pode-se assegurar o envio e o recebimento de notas fiscais de diferentes formas. Nas companhias de maior porte, é possível configurar o sistema para o encaminhamento baseado em lotes, tendo sua quantia e regras configuradas.
Outro benefício está no cumprimento das chamadas obrigações acessórias: são documentos que devem ser enviados periodicamente ao fisco (mensal, trimestral, semestral ou anual), com o propósito de coletar os dados referentes às operações, sendo usados na apuração dos impostos, encargos e contribuições (as obrigações principais das organizações).
Como funciona um sistema de mensageria?
Apesar da complexidade do sistema fiscal brasileiro, que já demonstramos neste artigo do blog, um sistema de mensageria integrado ao ERP da empresa torna a administração mais simples e eficiente. O seu funcionamento varia conforme os processos de cada empresa, mas costuma seguir um protocolo padrão:
- O ERP gera a nota fiscal para o serviço de mensageria, que se encarrega de enviar o arquivo em formato XML para o órgão fiscal, seja municipal, estadual ou federal;
- O fisco envia uma confirmação de recebimento dos dados, que, em geral, pode ser consultado em seus sites específicos: na maior parte dos casos, a Sefaz de cada unidade federativa ou o Ministério da Fazenda;
- Esse funcionamento se dá tanto para emissão quanto para recepção de documentos fiscais.
Agora que você já se familiarizou com o conceito de mensageria, não perca o próximo artigo do blog, no qual vamos trazer mais exemplos e motivos para contar com soluções de mensageria em seu negócio.
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