O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) cria a possibilidade de simplificar a gestão e operação das empresas do setor

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Um dos principais documentos fiscais do setor de transporte de mercadorias, o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é uma documentação obrigatória e existente no formato digital. Seu conteúdo reúne as principais informações contidas na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e no Conhecimento de Transporte (CT-e).

É comum que ocorram dúvidas sobre as diferenças entre o CT-e e o MDF-e. Conforme explicamos neste artigo, o CT-e nasceu para substituir o documento que deveria ser registrado fisicamente e guardado pelas transportadoras. Com ele, torna-se mais simples dimensionar e documentar cargas.

Ocorre que, em alguns casos, um transporte de mercadorias pode ter mais de um CT-e – especialmente em fretes realizados por terceiros. Quando isso acontece, o MDF-e se torna necessário, visto que toda a operação de transporte está resumida neste documento fiscal, o que simplifica tanto a gestão por parte das empresas quanto a fiscalização do fisco.

Obrigatoriedade do MDF-e

O MDF-e, neste caso, é obrigatório até mesmo em organizações com a sua própria frota. Nele, há o registro de produtos/itens que estão em trânsito em três situações:

• Transbordo, redespacho ou subcontratação;
• Substituição de veículo, motorista ou contêiner;
• Inclusão de nova mercadoria ou documento fiscal.

Em um momento no qual o e-commerce ganha peso, com crescimento constante de suas vendas após a pandemia, garantir a eficiência da operação logística é fundamental. Nesse quesito, reduzir ou até mesmo eliminar totalmente a presença de papel é algo benéfico sob a perspectiva de todos os envolvidos, seguindo a tendência de digitalização de documentos fiscais. Tratamos da logística paperless neste artigo.

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Os 7 benefícios do MDF-e

Os documentos e comprovantes em formato digital geram inúmeras vantagens para os diversos players envolvidos no segmento de transporte, inclusive o próprio governo. Veja alguns destes benefícios:

1. Redução de custos de impressão e de arquivamento para as empresas.
2. Gestão simplificada: os arquivos em formato digital se tornam mais simples de serem administrados e geridos, inclusive com acompanhamento de frotas e entregas em tempo real.
3. Padronização: cria-se um padrão relacionado ao preenchimento e à entrega destes documentos. É possível acompanhar todas as atualizações, regras de validação, layout e manuais em um portal específico do MDF-e.
4. Redução de riscos: é possível reduzir as ameaças e os problemas com o fisco, seguindo as orientações e os cuidados necessários no preenchimento do MDF-e.
5. Mais agilidade: a fiscalização nas estradas é mais efetiva e dinâmica, visto que basta aos agentes checarem um documento.
6. Melhoria do processo de controle fiscal, o que beneficia o compartilhamento de informações entre órgãos fiscais e a identificação de inconsistências.
7. Incentivo à transformação digital e a abordagens mais sustentáveis (especialmente com a redução e/ou eliminação do papel).

Cuidados com o MDF-e

Um dos cuidados principais com este documento fiscal é o fato de não se poder alterá-lo após a sua emissão. E, no caso de alguma informação equivocada, o prazo para cancelamento é de 24 horas – contudo, o transporte da mercadoria não pode ter sido iniciado.

Quando o MDF-e é encerrado, trata-se de um aviso ao fisco de que o trajeto foi coberto. Se houver alterações de carga, veículo de transporte ou de mercadorias, há a necessidade de emissão de um novo documento.

Caso haja inconsistências, equívocos ou a falta de emissão, há aplicação de multa para o transportador e para o contratante e retenção do veículo. Os valores de multas variam conforme o estado, sendo, em geral, calculados a partir do montante e do volume de mercadorias transportadas.

Nesse contexto, contar com um software especializado torna-se um ponto de apoio importante para as organizações do setor. A inteligência fiscal na estrada pode se tornar um diferencial para o seu negócio, diminuindo riscos e cumprindo com os requisitos legais exigidos pelo MDF-e.

Saiba como incorporar o MDF-e em sua rotina de negócios sem dificuldades e cumprindo com todas as obrigações fiscais!