Entenda as diferenças entre contas a pagar e a receber, as responsabilidades da área, as principais dificuldades enfrentadas e um passo a passo sobre a automação desses processos.
Uma empresa depende de um controle eficiente das finanças, visando seu sucesso e sua sustentabilidade. Dentro desse contexto, o gerenciamento das contas a receber assume um papel crucial, especialmente se houver a implantação de métodos de automação.
É importante entendermos a diferença entre as contas a pagar e as contas a receber antes de nos aprofundarmos em um tema que está diretamente relacionado à maneira de se organizar.
As contas a pagar se referem aos compromissos financeiros de uma empresa com fornecedores, parceiros e prestadores de serviço. Na outra ponta, as contas a receber se enquadram nos valores devidos ao negócio pelos clientes.
Em geral, as contas a receber estão relacionadas à emissão de faturas ou boletos, cujo pagamento é aguardado. Sua complexidade aumenta quando envolve vendas a prazo e pagamentos futuros, que entram no planejamento financeiro de um negócio. É preciso equilibrar as entradas e saídas, assim como ter uma margem de segurança para garantir a operação sustentável do negócio.
Quais as responsabilidades da área de contas a receber?
Cada empresa conta com suas particularidades, mas é comum que a área de contas a receber inclua algumas responsabilidades:
– Emissão de faturas e seu faturamento – São enviados os dados sobre os produtos ou serviços fornecidos, valores devidos, prazos de pagamento, entre outros detalhes.
– Condições de pagamento – A venda foi realizada à vista ou a prazo? Há desconto no pagamento antecipado? Tudo isso pode ser coordenado na relação com o cliente.
– Registro e conciliação – Fatura emitida, condições de pagamento definidas… Agora, é preciso acompanhar e registrar a quitação do débito e fazer a sua devida conciliação em relação aos clientes ou fornecedores.
– Cobrança e recuperação – Caso um pagamento não seja identificado dentro do prazo estipulado, a equipe deve agir proativamente para fazer a cobrança. Em geral, esse processo é iniciado de forma amigável até que possa escalar para uma solução distinta.
Quais as principais dificuldades da área de contas a receber?
Como abordamos no início do blog, a área de contas a receber está diretamente relacionada à organização. A falta de sucesso em sua operação afeta a empresa de forma imediata, visto que atua na saúde financeira do negócio. Por esse motivo, é importante aprender a gerir a:
– Inadimplência – É uma das dificuldades recorrentes do setor. Por isso, é importante agir de forma proativa e amigável de modo a evitar problemas mais graves.
– Comunicação falha – Parte do problema da inadimplência pode ser solucionado com uma boa comunicação, que lembre sobre prazos de pagamentos aos clientes.
– Controle ineficiente – Uma inadimplência só é detectada com o devido controle e monitoramento.
– Processos manuais – Quando a operação depende exclusivamente das pessoas, aumentam-se as chances de equívocos. Nesse contexto, a automação auxilia a perceber e emitir alertas para situações que fogem ao padrão, caso de pagamentos duplicados e de atrasos.
– Análise de crédito inadequada – Muitas empresas fornecem crédito a clientes de alto risco. Isso pode resultar em inadimplência e falhas no caixa. É preciso otimizar esta operação de forma a mitigar ameaças.
A importância da automação
Nota-se, ao longo do artigo, como a automação pode ser importante na área de contas a receber. Assim como em outros setores, a adoção de processos estruturados auxilia a reduzir erros, aumentar a eficiência, ter mais controle, otimizar o tempo da equipe e ainda permitir análises de desempenho.
Nesse contexto, o desafio das empresas está em entender qual o status do seu setor, quais as questões mais urgentes a serem solucionadas e como otimizar fluxos internos. A partir disso, busca-se um sistema adequado e capaz de lidar com a área de contas a receber. Além da tecnologia, é importante focar em treinamentos e capacitação para obter o melhor das ferramentas e reduzir custos.
Esta plataforma deve permitir o cadastro de clientes e o seu controle de crédito; a emissão eletrônica (e automática de faturas) integrada ao sistema de vendas; a estruturação de cobranças, com envio de lembretes automáticos quando se aproxima o vencimento ou em casos de atraso; integração de meios de pagamento, como cartões e principalmente o Pix, que se difundiu rapidamente no Brasil.
Com esta automação, torna-se mais simples fazer relatórios e análises sobre a performance da área e buscar otimizar métricas importantes, caso da taxa de inadimplência, além de reduzir os riscos fiscais.
Automatizar os processos de contas a receber é um investimento que vai trazer retornos para a empresa. A eficiência e a agilidade da automação permitirão que a equipe de contas a receber concentre-se em atividades estratégicas, melhorando a saúde financeira e a competitividade do negócio no mercado.
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