Há dois caminhos para consultar notas fiscais emitidas para o seu CNPJ: a busca online em sites ou a automação a partir de uma plataforma para essa finalidade.
Consulta de notas fiscais
Uma das questões relacionada ao compliance de um negócio envolve a consulta de notas fiscais emitidas para um CNPJ. Trata-se de uma forma inteligente de evitar a emissão de documentos fiscais considerados frios, que podem ser entendidos como o fisco como uma tentativa de sonegação de impostos, o que implica em pagamento de multas e outros problemas para as organizações.
Mas não é só isso: não acompanhar as NFes emitidas para o CNPJ pode trazer outros problemas em relação a impostos estaduais, como o ICMS, e até mesmo passar despercebida a obtenção de crédito em nome da empresa.
Nesse contexto, tão importante quando se prevenir está em investir em uma solução que permita receber as notas fiscais em tempo real, aumentando a segurança e a organização corporativa, além de permitir uma gestão fiscal mais eficiente.
Por isso, saber como e onde consultar notas fiscais emitidas para o CNPJ é muito importante. Desde 2006, já foram emitidas no Brasil mais de 37,5 bilhões de NFes, o que demonstra o tamanho da dificuldade com a qual as empresas precisam lidar.
Como fazer consultas de notas fiscais do meu CNPJ?
Existem, basicamente, dois caminhos para manter esse cuidado em dia, lembrando que estamos falando das Notas Fiscais de Produto (NFE) e não das Notas Fiscais de Serviço (NFS):
1 – Consultas online
Consultar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou o site da Secretaria de Estado da Fazenda ao qual a sua empresa está vinculada. No caso do Portal da NFE, é possível fazer inúmeras consultas de forma simples, conforme estipulado na página inicial do serviço, colocando a chave de acesso e inserindo o certificado digital, que funciona como uma senha online para validar a autenticidade de um CNPJ.
Dois pontos importantes:
- As NFes são numeradas, partindo de 000.001 até 999.999. Este dado é de fácil acesso, inclusive no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é repassado ao consumidor.
- Estes documentos têm um código identificador, localizado em seu formato XML e também pode ser visualizado pelo Danfe.
É preciso que a organização se mantenha atenta e disponibilize uma pessoa e/ou equipe para assumir essa responsabilidade de forma periódica. A partir disso, será possível identificar se a NF está correta ou não, o que possibilita inclusive informar sobre o seu desconhecimento.
2 – Automação via sistema
Adotar um software de gestão que seja capaz de fazer este monitoramento de maneira automática, emitindo alertas em caso de inconsistências ou na identificação de irregularidades. Por óbvio, a adoção de uma tecnologia voltada a este fim é mais apropriada para dar conta da demanda de negócios, especialmente os que lidam com um grande volume deste tipo de documentos.
Nesse contexto, ganha-se a possibilidade de gerir essas informações de forma mais assertiva, identificando os documentos adequados e atuando de forma direta naqueles que fogem ao padrão esperado. Além disso, a própria equipe pode se focar em outras atividades que não sejam as repetitivas, gerando um impacto positivo no compliance fiscal.
Entre os benefícios do uso de uma solução, além da segurança jurídica, encontram-se redução de custos, aumento da eficiência e melhoria de tomada de decisões, como mostramos neste artigo. Este cuidado fiscal se tornou, inclusive, um dos pilares da área de ESG.
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