O papel é um recurso considerado como de fácil aquisição e baixo custo por parte dos colaboradores de sua empresa, não é mesmo? Neste cenário, é possível que eles só parem de imprimir quando o papel acaba. Isso quer dizer que eles não refletem sobre o impacto do consumo de papel na redução de custos, na gestão orçamentária e alocação dos recursos financeiros. Entretanto, seus colaboradores precisam modificar os hábitos de consumo de papel e levar em conta o desperdício na hora da impressão. O gerenciamento de impressão pode reduzir seus custos operacionais com esse tipo de demanda.
O gerenciamento de impressão permite a redução de custos
A gestão eficaz de suas impressões pode, sim, reduzir os custos organizacionais. Contudo, é preciso levar em conta uma importante questão: você conhece o custo que a impressão gera para sua empresa? Sem saber responder essa pergunta, não é possível planejar sua demanda de impressão para redução de custos, não é mesmo?
Você precisa controlar o volume de impressões de cada usuário, departamento ou projeto de sua empresa, apropriando contas às impressões, cópias, fax e digitalizações. Desta maneira, você pode ampliar o controle sobre seus trabalhos de impressão, parametrizando cotas bloqueadoras ou informativas.
Contudo, não é possível fazer esse gerenciamento de forma manual. É fundamental uma solução para seus recursos de impressão: um controle de impressão, cópia, fax e digitalização totalmente na nuvem, administrado em qualquer lugar e a qualquer hora.
Melhoria da gestão orçamentária
Ao atribuir contas às suas impressões, cópias, fax e digitalizações, você está realizando uma gestão orçamentária das duas demandas de impressão. E com isso, é possível melhorar razoavelmente o seu gerenciamento de impressão focado na redução de custos.
Uma ótima maneira de fazer isso é integrar seu gerenciamento de impressão à tecnologia em rede, garantindo o controle sobre as demandas de impressão de todos os departamentos e possibilitando a configuração dos seus recursos de impressão de modo que sua infraestrutura seja otimizada.
A tarefa de gerenciamento de impressão se torna muito mais fácil quando administrada totalmente em nuvem.
Alocação de recursos financeiros
Quando o gerenciamento de impressão está sendo feito de maneira eficaz, a gestão orçamentária consegue levantar os dados necessários para levar em conta a divisão do custo entre as estruturas internas e são impostas cotas para consumo. Isso porque são gerados relatórios e gráficos em nuvem, possibilitando uma economia de recursos e uma alocação desses recursos financeiros de maneira mais inteligente.
Ao monitorar qualquer impressora de rede ou USB – mesmo que integrada a sistemas diferentes – e visualizando os relatórios com as hierarquias de centro de custos e armazenamento em nuvem, é possível criar políticas de impressão, como cotas ou restrições, otimizando a utilização dos recursos de impressão e consequentemente, melhorando a eficiência de custo.
Em outras palavras, com um maior controle sobre o gerenciamento de impressão e a instituição de políticas de consumo, gera-se uma grande economiza com recursos de impressão, possibilitando a alocação de recursos financeiros em outras demandas, que não o papel.
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