Outsourcing de Impressão: saiba o que é e tire suas dúvidas

Obter mais benefícios por um custo menor e manter a qualidade é o objetivo de todas as empresas com relação aos serviços e insumos necessários ao bom funcionamento dela. Vários setores da empresa passam por constante revisão e recebem melhorias e mudanças para que a engrenagem da companhia esteja funcionando bem, sem causar muito custo. E uma das atividades que, se bem planejadas, podem trazer muitos benefícios, além da economia são as atividades de impressão, graças ao Outsourcing.

O Outsourcing de Impressão é a terceirização dos serviços de impressão. Não se trata apenas em alugar uma impressora, e sim contratar uma empresa parceira que faça o gerenciamento das necessidades da contratante, quando o assunto são documentos e impressões. Em resumo, o Outsourcing de Impressão proporciona visibilidade e controle de todo o processo de impressão.

Dentre os principais benefícios da sua adoção, podemos destacar:

• Economia de recursos;
• Conhecer o perfil de impressão da empresa e adotar políticas de consumo;
• Aumento da produtividade;
• Melhora na qualidade da impressão;
• Ganho em sustentabilidade ambiental;
• Melhora da gestão e da segurança dos documentos.

Qual é o custo real de impressão?

Deve-se entender por custos de impressão o gasto total em gerenciar e otimizar as impressoras, a produção, energia e as pessoas, além de todos os processos envolvidos. Se colocarmos na ponta do lápis, as despesas vão além dos gastos com eletricidade e toners. Veja na prática quais seriam os custos físicos envolvidos:

• Gastos com papel utilizado para a impressão.
• Impressoras de mesa de escritório, multifuncionais, copiadoras, scanners, aparelhos de fax e impressoras de alto volume.
• Materiais enviados para impressão rápida, offset, mailing e distribuição.
• Suporte de TI, assistência técnica, manutenção de impressão. Compra de novas impressoras, custos em locomover e/ou remover uma impressora e afins.
• Despesas com papel, tinta, toner e outros produtos.

Quais os benefícios em adotar um Outsourcing de Impressão?

Segundo o Photizo, adotar um serviço de impressão possibilita economizar, em média, 30% do custo total de impressão. Além disso, a empresa reduz o consumo de papel, diminuindo 60% da emissão de carbono, e economiza também 10% do tempo da equipe de TI, geralmente gastos dando suporte ou configurando novas impressoras.

A implantação é vantajosa para empresas de todos os tamanhos e portes: ao terceirizar o processo de “produção de documentos”, o que inclui a implementação de uma estratégia de gestão e fluxo de documentos, aumentam as chances de reduzir os custos.

O que uma empresa terceirizada faz ao ser contratada? 

Para entender todas as atividades relacionadas à gestão de impressão, confira uma lista com as principais atividades que a terceirização irá oferecer para a sua empresa:

• Fazer uma avaliação completa para analisar a infraestrutura de impressão da empresa e verificar quais as reais necessidades.
• Monitorar, integrar, gerenciar e otimizar seu ambiente de impressão, independentemente da marca da impressora e dispositivos similares.
• Fornecer um plano para reduzir o número de dispositivos de impressão e seus respectivos suprimentos.
• Identificar e resolver problemas de impressão antes mesmo que eles aconteçam.
• Reduzir o custo ambiental, promovendo maior sustentabilidade graças à redução do consumo de papel, gastos com eletricidade, o que indiretamente gera menos carbono, ameniza o efeito estufa e diminui resíduos em aterros e lixões.
• Possibilitar impressão fácil e segura para todos os colaboradores.
• Monitorar continuamente o ambiente de impressão, possibilitando cada vez mais a melhora dos processos de impressão.
• Fornecer soluções em nuvem para gerir e integrar todas as plataformas de impressão.
• Treinar os colaboradores da empresa, possibilitando que o período de transição para o MPS seja confortável, satisfatório e seguro.

São muitas as vantagens em se adotar um Outsourcing de Impressão. Graças a essa estratégia, a sua empresa conquistará mais produtividade e economia. E tem mais, sua corporação se torna ambientalmente mais limpa, e a natureza, com certeza, agradece!

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